26 de julio, 2023

En el mundo empresarial actual, caracterizado por cambios rápidos y constantes, las organizaciones se enfrentan a la necesidad de ser ágiles, flexibles y eficientes. Un elemento clave para lograr este objetivo es el diagrama de organización.

El diagrama de organización u organigrama de la empresa es una representación gráfica que muestra la estructura, los roles y las relaciones dentro de la empresa.

Sin embargo, en muchos casos, los diagramas de las organizaciones se convierten en meros documentos estáticos que no reflejan la realidad dinámica de las empresas. Para superar esta limitación, es fundamental adoptar un enfoque que permita dinamizar el diagrama de la organización.

En este artículo, exploraremos diversas estrategias y prácticas para lograr una mayor dinamización del diagrama de una organización. Desde la implementación de estructuras más flexibles y horizontales hasta el uso de herramientas tecnológicas innovadoras.

Examinaremos cómo podemos mejorar la eficiencia, la colaboración y la adaptabilidad de una organización a través de su diagrama.

¡Descubre cómo convertir el diagrama de su organización en una herramienta poderosa para el crecimiento y la transformación empresarial!

Qué es el diagrama de organización

Un diagrama de organización es una representación gráfica de la estructura jerárquica y funcional de una organización. También se conoce como organigrama empresarial. Este diagrama muestra las relaciones y conexiones entre los diferentes cargos, puestos y departamentos de una empresa.

El objetivo principal del diagrama de organización es visualizar la estructura organizativa de una empresa. Un organigrama permite identificar la cadena de mando, las líneas de comunicación y las responsabilidades de cada nivel jerárquico.

En él se representan los diversos roles y sus relaciones de subordinación. Gracias a ello, se puede comprender la distribución de autoridad, la toma de decisiones y la coordinación entre los diferentes departamentos.

El diagrama de organización se representa mediante cajas o rectángulos que representan los cargos o puestos. Dichas cajas son unidas mediante líneas que indican las relaciones jerárquicas y funcionales entre ellos.

Además, puede incluir información adicional como nombres de los empleados, divisiones departamentales, niveles de autoridad y unidades de negocio.

Qué beneficios se obtienen al contar con un diagrama de organización

Hemos dicho que el diagrama de organización es una herramienta visual que proporciona una visión clara y concisa de la estructura organizativa de una empresa. Sin embargo, pocos conocen todo el potencial que puede tener esta herramienta.

En una encuesta se encontró que el 97% de los empleados consideraba que un organigrama claro mejora la comunicación interna de la empresa (McKinsey). Otro estudio encabezado por Deloitte arrojó que el 89% de los empleados considera que un organigrama les ayuda a entender mejor sus roles y responsabilidades.

Como podemos notar, un diagrama de organización mejora la comunicación interna, da mayor claridad a los roles y aporta agilidad a la toma de decisiones.

Qué debe incluir siempre el diagrama de organización

Un diagrama de organización debe incluir elementos clave que representen la estructura y los roles dentro de una organización. Estos elementos son fundamentales para comprender la jerarquía, las relaciones y la distribución de responsabilidades en la empresa.

Si aún no cuentas con el tuyo, te mencionaremos los elementos esenciales que deben estar presentes en tu diagrama de organización.

Cargos y puestos

Se deben representar todos los cargos y puestos dentro de la organización, desde la alta dirección hasta los empleados de nivel operativo. Esto incluye roles como CEO, gerentes, supervisores, especialistas y personal de apoyo.

Jerarquía y líneas de autoridad

Tu diagrama de organización debe mostrar de manera clara la jerarquía de la organización. También se deben indicar las relaciones de subordinación y las líneas de autoridad que existen entre los diferentes niveles jerárquicos.

Departamentos y unidades

Otra cosa que debes hacer en tu organigrama es identificar y representar los diferentes departamentos, divisiones o unidades funcionales de la organización. Algunos ejemplos serían las áreas de finanzas, recursos humanos, producción, marketing, entre otros.

Relaciones y conexiones

Es importante mostrar las relaciones y las conexiones entre los diferentes roles y departamentos. Esto puede incluir líneas de comunicación, informes directos, colaboraciones o cualquier otro tipo de interacción relevante.

Nombres y responsabilidades

De manera ideal, también se deben incluir los nombres de las personas que ocupan cada cargo o puesto en el diagrama. Todavía mejor si incluyes junto, una breve descripción de sus responsabilidades principales.

Todos los elementos que hemos mencionado proporcionan una visión clara de la estructura organizativa. También permiten comprender cómo se distribuyen las responsabilidades y se establecen las relaciones en la organización.

Un diagrama de organización efectivo es una herramienta valiosa para la comunicación interna, la toma de decisiones y la planificación estratégica de una empresa.

Cómo funciona un diagrama de organización con la app Sesame HR

Muchas empresas cuentan con un diagrama de organización realizado en papel o en algún paquete especial para diseño. Contar con este organigrama es un gran avance, pero limita los beneficios y alcances de la herramienta.

Nuestra recomendación es que tengas tu diagrama de organización en un software en la nube de recursos humanos. La mejor opción para ello se llama Sesame HR y es la herramienta de la que hablaremos a continuación.

Contar con tu organigrama en Sesame HR hace que tu diagrama funcione de manera interactiva y colaborativa. Es decir, podrás contar con una representación visual de la estructura organizativa de una empresa de forma digital.

Creación y personalización

Sesame HR permite crear un nuevo diagrama de organización o importar uno existente. Se pueden agregar y configurar los diferentes cargos, puestos y departamentos de la empresa según su estructura organizativa.

Este software de Recursos Humanos proporciona herramientas para editar y personalizar el diagrama de organización. Esto incluye la capacidad de agregar, modificar o eliminar cargos, cambiar nombres, establecer jerarquías y establecer relaciones entre los diferentes roles y departamentos.

Colaboración y acceso compartido

Lo mejor de Sesame HR son sus funciones para compartir la información. Este software permite que múltiples usuarios accedan y colaboren en el diagrama de organización de manera simultánea.

Los miembros del equipo de RR.HH. y otros usuarios pueden realizar cambios y actualizaciones en tiempo real, lo que facilita la colaboración y la comunicación.

Además de representar la estructura organizativa, Sesame HR se integra con la base de datos de tus colaboradores en la misma aplicación.

De esta manera, puede acceder a datos relevantes de los empleados, como nombres, cargos, responsabilidades y otros detalles. Estos datos pueden ser visualizados y vinculados a los elementos del diagrama de organización.

Acceso y actualización sencilla, desde cualquier lugar

Al estar alojado en la nube, Sesame HR permite acceder al diagrama de organización desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto brinda flexibilidad y accesibilidad a los usuarios para revisar y actualizar la estructura organizativa desde cualquier ubicación.

Sesame HR también permite realizar actualizaciones y realizar un seguimiento de los cambios realizados en el diagrama de organización. Se pueden registrar revisiones anteriores, lo que facilita la identificación y el análisis de las actualizaciones realizadas en el tiempo.

Como podrás notar, Sesame HR es una forma eficiente y colaborativa de crear, editar y gestionar un diagrama de organización. Facilita la colaboración en tiempo real, la personalización, el acceso compartido y la integración con otros sistemas de recursos humanos.

De esta manera tendrás una representación precisa y actualizada de la estructura organizativa de tu empresa.

Cómo dinamizar el diagrama de organización en 10 tips

Al principio de este artículo mencionamos que más allá de contar con un diagrama de organización, lo importante es hacerlo dinámico. Es decir, debemos hacer que esta herramienta nos ayude a potenciar la productividad de nuestra empresa.

Muchas de estas actividades tienen que ver con la participación interna de los colaboradores. Las empresas con una fuerte colaboración interna son un 50% más propensas a tener un alto rendimiento y una mayor productividad (McKinsey).

Es por eso que, para dinamizar el diagrama de organización, puedes implementar una combinación de actividades digitales y presenciales. Las mismas deben fomentar la interacción, la comunicación y la adaptabilidad dentro de la organización.

A continuación, te damos 10 ideas de actividades que podrían ayudar en esta tarea.

1. Reuniones de equipo virtuales

Organiza reuniones regulares en línea donde los miembros del equipo puedan discutir y actualizar la estructura organizativa. Esto permite realizar cambios en tiempo real y mantener a todos informados sobre las actualizaciones.

Mantener la participación de todo el equipo hace que se enriquezcan las ideas y mejore la percepción sobre el clima laboral.

2. Canales de comunicación interna

Utiliza herramientas digitales de colaboración, como plataformas de gestión de proyectos o de trabajo en equipo. Sesame HR también te permite contar con canales de comunicación interna que ayudan a compartir ideas.

En Sesame HR puedes compartir noticias internas, información de interés o publicaciones de referencia. Puedes conectar a las áreas de acuerdo a tu organigrama. Esto hace que tu equipo se mantenga al día con las noticias y a tener al personal más comprometido.

3. Encuestas y retroalimentación

Realiza encuestas y solicita la retroalimentación de los empleados sobre la efectividad del diagrama de organización. Esto ayudará a identificar áreas de mejora y posibles ajustes.

Sesame HR también cuenta con una funcionalidad que permite generar encuestas internas y obtener la opnión de tu equipo para cualquier tema.

4. Programas de capacitación

Proporciona programas de capacitación en línea o presenciales sobre la estructura organizativa, los roles y las responsabilidades. Esto ayudará a los empleados a comprender mejor el diagrama y cómo encajan en él.

5. Evaluaciones de desempeño

Vincula el diagrama de organización con el proceso de evaluación de desempeño. Utiliza los resultados de las evaluaciones para realizar ajustes y asignar responsabilidades de manera más efectiva.

Una forma de aplicar de modo sencillo tu evaluación de desempeño es con Sesame HR. Cuenta con formatos para generar las encuestas, procesos para el envío y respuesta de las mismas, y análisis de los resultados.

6. Sesiones de lluvia de ideas

Organiza sesiones de lluvia de ideas, tanto en persona como virtuales. Estas deben ser espacios donde los empleados puedan proponer cambios o mejoras en la estructura organizativa. Fomenta la participación activa y el intercambio de ideas.

7. Programas de mentoría

Establece programas de mentoría donde empleados con experiencia puedan guiar y asesorar a otros en su desarrollo profesional y comprensión de la estructura organizativa.

8. Canal de denuncias para tu empresa

Se dice que las estructuras generan canales rígidos de comunicación que no favorecen la transparencia. Pero si estableces un canal de denuncias, lograrás que los empleados puedan reportar irregularidades en las funciones de sus superiores.

Sesame HR también cuenta con esta función. Cada usuario hacer su reporte a través de un ID único que garantiza la protección de su identidad. También puede incluir documentos como evidencias, generando entornos más seguros.

9. Sesiones de actualización periódicas

Programa sesiones de actualización regulares, tanto virtuales como presenciales, donde se discutan y comuniquen los cambios en el diagrama de organización.

También realiza evaluaciones periódicas del diagrama de organización y aplica los ajustes necesarios para garantizar su alineación con los cambios de la organización.

10. Gestiona los espacios de trabajo

La gestión de las salas de trabajo y espacios comunes entre las áreas puede llegar a ser un problema. Por ello es muy útil contar con un sistema digital que ayude en dicha labor.

Con Sesame HR puedes optimizar el uso de los espacios, ya que puedes hacer reservas flexibles y ahorrarte los conflictos. Se pueden revisar los horarios disponibles, hacer check in y hacer modificaciones desde cualquier lugar.

Al combinar estas actividades digitales y presenciales, podrás dinamizar el diagrama de organización. Así vas a fomentar la participación activa de los empleados y a adaptar la estructura organizativa a las necesidades cambiantes de la organización.

Cómo funciona un organigrama

En conclusión, contar con un diagrama de organización dinámico puede ser un impulsor para mejorar la comunicación, la eficiencia y la productividad en una empresa.

Sin embargo, para llevar la dinamización del diagrama de organización al siguiente nivel, es recomendable el uso de software especializado como Sesame HR. Esta app ofrece numerosas ventajas, como la capacidad de actualizar y compartir el organigrama en tiempo real, gestionar la información y facilitar la colaboración en toda la empresa.

Te invitamos a explorar las de Sesame HR descritas en esta publicación. Podrás comprobar que la herramienta proporciona una visión global y actualizada de la estructura organizativa, promoviendo la transparencia y facilitando la toma de decisiones informadas.

No dejes pasar la oportunidad de mejorar la eficiencia y la productividad en tu empresa. ¡Comienza a explorar Sesame HR hoy mismo y lleva tu empresa al siguiente nivel de organización y rendimiento!

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

tiagosantos

HR Content Specialist

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