17 de diciembre, 2021

Son pocas las empresas que en la actualidad utilizan un software para la reserva de salas. Pero, las necesidades del mundo laboral actual requieren de sistemas más elaborados para optimizar la gestión de los espacios laborales siempre escasos y también costosos.

La necesidad de un software de reserva de salas.

Poco a poco, algunas empresas tratan de regresar a la normalidad laboral. Conforme las autoridades sanitarias van decretando semáforos favorables ante la pandemia, el mundo empresarial busca la manera de retornar a las oficinas.

Pero este regreso, será muy diferente a la normalidad que vivíamos hace más de un año. Las empresas, deben planificar y preparar la vuelta de los trabajadores, ya que varios aspectos, como es la administración de los espacios de trabajo, sufrirán cambios relevantes.

Sabemos que el teletrabajo llegó para quedarse. La videoconferencia es y seguirá siendo de uso masivo, por todo tipo de usuarios, para realizar reuniones que antes sólo podíamos pensar realizar en una sala de juntas.

Lo cierto es que todos los que laboramos en oficinas, sabemos lo que es andar buscando un espacio para realizar esa junta extraordinaria que salió de última hora. O también, ocupar una sala reservada que está vacía.

Sumados a estas necesidades tradicionales de gestión de espacios, se debe añadir, los requerimientos de distanciamiento social y aforos máximos permitidos. Por ello, es que la administración de espacios requiere de la ayuda tecnológica dada la complejidad de la tarea que se ha visto aumentada.

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¿Qué hace un software de reserva de salas?

Las plataformas que permiten la gestión de salas de juntas, son tecnologías inteligentes que permiten administrar y planificar las reuniones comerciales, administrativas o de procesos ayudando a aprovechar mejor los espacios de la empresa.

Estos sistemas pueden permitir la selección de la sala a reservar dependiendo de factores como la ubicación física, el tamaño de la sala, el aforo permitido o los recursos tecnológicos disponibles en cada ubicación.

Lo ideal de estos programas, es que ofrezcan el poder conectarse con G suite (las apps de Google), Microsoft Exchange u Office 365. Esto es porque una gran mayoría de usuarios empleamos los sistemas de calendarios para convocar a juntas y reuniones. Lo ideal es que en el mismo proceso se pueda enviar, además de la invitación a las personas, la reserva de la sala y los recursos que se van a requerir.

Algunas plataformas también permiten la personalización de pantallas para colocar displays afuera de las salas. Estos displays ayudan a los usuarios a encontrar la sala a la que fue convocado, aportando más información como la hora de inicio y final, asunto, persona que convoca y la disponibilidad de la sala en las siguientes horas y días.

Si colocar displays digitales pudiera ser un problema de costos, se pueden colocar etiquetas con códigos QR en las entradas de las salas. Con una aplicación móvil, se podría leer el código y acceder a la información respectiva de la sala.

Algunas herramientas tecnológicas también permiten la solicitud de servicios añadidos para que se encuentren a disposición en la sala, como puede ser servicio de café, soporte técnico, apoyo audiovisual, etc.

Sesame HR, soluciones para gestionar al empleado.

Sesame HR es una app de gestión de tiempos para tus empleados. Con la finalidad de contar con diferentes soluciones en una misma plataforma, se encuentra desarrollando el módulo de gestión para la reserva de salas. De esta manera, no sólo podrás administrar al área de recursos humanos, sino también los espacios de tu organización.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.