¿Cómo se hace la auditoría y control de Recursos Humanos?

20 de junio, 2023

¿Por qué se debe tener un proceso de auditoría y control de recursos humanos en las empresas? La 🤝🏼 gestión humana efectiva es crucial para el éxito de cualquier organización. Por ello, es importante garantizar que dicha gestión sea la adecuada.

Un departamento de Recursos Humanos efectivo puede atraer, retener y desarrollar al talento que necesita la organización. Y así, alcanzar sus objetivos.

Sin embargo, la gestión inadecuada de RR. HH. puede ser costosa en términos de:

pérdida de productividad, morosidad en la contratación y capacitación, y, en demandas legales.

Aquí es donde radica la importancia de que las empresas implementen una auditoría y control de recursos humanos. Así se puede garantizar que se sigan las políticas y procedimientos adecuados y se realice una gestión eficiente del talento.

Cuál es la importancia de la auditoría y control de Recursos Humanos

Es interesante analizar a detalle la relevancia que tiene la auditoría y control de Recursos Humanos para las empresas. Hemos dicho que lo que se busca con la auditoría es que el departamento de Recursos Humanos cumpla con las expectativas de la empresa y los empleados.

Veamos ahora varias razones que nos ayudarán a comprender la relevancia de llevar una auditoría y control de Recursos Humanos:

Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos

Una auditoría y control de Recursos Humanos adecuados pueden ayudar a garantizar que se cumpla con las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. Lo que se desea es que estos sean aplicados de manera justa y consistente.

Identificar riesgos y oportunidades de mejora

Una auditoría puede identificar riesgos en la gestión de los recursos humanos. Algunos pueden ser la falta de cumplimiento de los requisitos legales para los recursos humanos en México 👈🏼, o el riesgo de litigios.

Contar con este proceso ayuda a desarrollar soluciones para abordar estos problemas.

También, se pueden identificar oportunidades de mejora en el departamento. De esta manera, se implementan nuevas políticas o programas que puedan mejorar la eficiencia y la eficacia del departamento.

Mejorar la gestión de los recursos humanos

El control y la auditoría pueden ayudar a identificar áreas en las que el departamento de Recursos Humanos necesita mejorar. La capacitación y desarrollo de los empleados, la retención de talentos y la evaluación del desempeño pueden verse mejoradas.

Proteger los intereses de la empresa

Una buena auditoría puede ayudar a proteger los intereses de la empresa. Es decir, se puede asegurar que los empleados sean contratados y tratados de manera justa. También, que se cumpla con las leyes y regulaciones laborales aplicables, y que se minimicen los riesgos legales y financieros.

Dados estos beneficios, no es sorprendente encontrar que el 67% de las empresas en México afirman realizar auditorías internas. Dato reportado por una encuesta aplicada por Adecco.

Pasos para hacer la auditoría al departamento de Recursos Humanos

Llevar un proceso de auditoría y control de Recursos Humanos es una actividad detallada.  Se requiere planificación y una metodología sólida. Para ello, te vamos a describir los pasos típicos que se siguen:

1. Realizar una planeación. Se deben definir los objetivos y el alcance de la auditoría, identificar los procesos y áreas que se revisarán. También se requiere establecer un plan de trabajo y un cronograma.
2. Recopilar la información. Habrá que revisar y recopilar toda la documentación pertinente. Es necesario incluir políticas y procedimientos, registros de personal y documentos de capacitación, entre otros.
3. Analizar la información. El tercer paso es hacer un análisis de la información recopilada y evaluar: 1). Si los procesos y políticas de Recursos Humanos están alineados con los objetivos de la empresa. 2). Si se están cumpliendo las leyes y regulaciones aplicables. 3). Si se están aplicando de manera efectiva.
4. Identificar las áreas de mejora. De manera posterior, se buscan las áreas donde se necesitan mejoras o donde se están presentando problemas.  Algunos problemas pueden ser de cumplimiento, falta de políticas adecuadas o falta de capacitación de los empleados.
5. Desarrollar las recomendaciones. Desarrollar recomendaciones para abordar las áreas identificadas y mejorar los procesos y políticas de Recursos Humanos.
6. Hacer la presentación del informe. Se debe elaborar un informe de auditoría de RR. HH., que incluya hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Dicho informe deberá presentarse al equipo de Recursos Humanos y a la dirección de la empresa.
7. Implementar las recomendaciones. Este es uno de los pasos más importantes del proceso. Se deben ejecutar, en colaboración con el equipo de Recursos Humanos, las recomendaciones planteadas. Y debemos asegurarnos de que se estén aplicando de manera efectiva.
8. Brindar seguimiento. Se hará un seguimiento a la implementación de las recomendaciones. Para ello, se realizan revisiones periódicas. Esa la forma de asegurarse de que los procesos y políticas de Recursos Humanos continúen mejorando y cumpliendo con los objetivos de la organización.

Experiencia en la auditoría

Por último, te queremos mencionar que una auditoría al área de Recursos Humanos debe ser personalizada y adaptada a las necesidades de la organización.

Un auditor experimentado o 💎 consultoría de recursos humanos te pueden ayudar a diseñar un proceso específico y adecuado para tu empresa.

Herramienta digital para hacer la auditoría y control de Recursos Humanos

La realización de una auditoría de Recursos Humanos con herramientas digitales puede ser más eficiente y efectiva que hacerlo de modo manual.

Algunas herramientas pueden permitir la extracción y análisis de grandes cantidades de datos, de manera rápida y precisa.

Existen diversas herramientas de software que pueden ayudar en la realización de una auditoría de Recursos Humanos.

Por ejemplo, pueden usarse aplicaciones de gestión de Recursos Humanos, que incluyan funcionalidades de seguimiento de empleados y capacitación, evaluación de desempeño, y registro de políticas y procedimientos.

Beneficios de usar herramientas digitales para la auditoría y control de Recursos Humanos

El uso de herramientas digitales para realizar una auditoría al departamento de Recursos Humanos puede tener diversos beneficios. A continuación, mencionaremos algunos de los más relevantes.

• Generan una mayor eficiencia y rapidez en la identificación de problemas y oportunidades de mejora. Esto es porque las herramientas digitales permiten automatizar gran parte del proceso de auditoría.
• Reducen el margen de error y se obtienen resultados más precisos y fiables. Las herramientas digitales pueden procesar grandes cantidades de datos de manera rápida.
• Se agiliza la recopilación de datos ya que muchas herramientas trabajan de modo integral. Estas herramientas digitales pueden permitir la extracción automática de datos de diferentes sistemas y fuentes.
• Se puede obtener una visión global del área de Recursos Humanos y de las prácticas y políticas que se están implementando. Así, podemos facilitar la identificación de áreas de mejora y oportunidades para optimizar los procesos y políticas de Recursos Humanos.
• Podemos analizar grandes cantidades de datos y ayudar a identificar patrones y tendencias. Esta información es útil para la toma de decisiones y para planificar acciones a futuro.
• Con estas herramientas se pueden generar informes y visualizaciones de datos que facilitan la comprensión de la información. Esto puede ser muy útil para los auditores, que necesitan analizar grandes cantidades de información en poco tiempo.
• También, este tipo de software te puede ayudar a mantener la seguridad de los datos y a proteger la información confidencial del área de Recursos Humanos.

Para tener en cuenta

A pesar de todos estos beneficios, es importante tener en cuenta que las herramientas digitales no pueden reemplazar completamente el juicio humano y la experiencia.

En una auditoría y control de Recursos Humanos efectiva, siempre se requerirá la colaboración de un equipo de expertos y auditores experimentados.

Sesame HR: un software para hacer la auditoría y control de Recursos Humanos

Para ser más concretos, presentaremos a continuación una herramienta digital que te ayudará a mejorar el proceso de auditoría al departamento de Recursos Humanos.

Sesame HR es un software integral para la 🚀 gestión de recursos humanos. Es decir, esta herramienta cuenta con diversas funciones que ayudan a mejorar los procesos para la gestión de personal.

En específico, Sesame HR puede ayudar de diversas maneras para aplicar la auditoría y control de Recursos Humanos. Veamos cómo puedes usarla.

Identificar las áreas clave que se van a auditar

Antes de comenzar la auditoría, es importante identificar las áreas que se van a evaluar. Si implementas Sesame HR en tu empresa, puedes contar con procesos automatizados como:

• Reclutamiento y selección de personal 🧐
• Capacitación
• Desarrollo profesional
• Evaluaciones de desempeño
• Gestión de jornadas laborales.

En cada uno de dichos procesos se pueden llevar métricas para indicadores clave. Y, extraer informes automatizados. Dichas métricas pueden servir para valorar el accionar del área de Recursos Humanos.

Por ejemplo, el 75% de los directores de Recursos Humanos en México consideran que la auditoría es una herramienta importante para la evaluación de riesgos laborales (Deloitte, 2022).

Hacer evaluación de desempeño

Una función con la que cuenta Sesame HR es la de poder generar un proceso de evaluación de desempeño.

Es decir, se pueden aplicar cuestionarios para evaluar el desempeño de las personas. También se pueden aplicar autoevaluaciones y evaluación 360.

Estos cuestionarios se mandan de modo automático a las personas que deben evaluar. Ellos las reciben en su app, junto con una notificación de tener dicha tarea pendiente. Conforme se generan las respuestas, los responsables pueden ir conociendo los resultados en tiempo real.

Los resultados nos pueden ayudar a medir la efectividad de Recursos Humanos en cuanto a la productividad del equipo de trabajo. Conocer también si la capacitación y el desarrollo han sido los adecuados.

Otra manera de emplear la evaluación de desempeño en la auditoría es aplicando la misma evaluación a los miembros del área de Recursos Humanos. Así se puede generar información desde diferentes perspectivas del área.

Aplicar encuestas laborales

Otra interesante función de Sesame HR son las encuestas laborales. Gracias a esta función se puede recabar información sobre la opinión de tu equipo de trabajo sobre ciertos temas.

Por lo tanto, puedes lanzar encuestas para conocer la percepción del desempeño del área de Recursos Humanos. Estas encuestas te permiten llevar un seguimiento sobre las mejoras que se vayan implementando.

Lo importante es que se pueden gestionar los cuestionarios para tener formatos reducidos y simples. De esta manera, puedes tener un sistema continuo de información recabada en tiempo real.

La generación de dichos cuestionarios es muy sencilla, porque cuenta con plantillas creadas que pueden personalizarse. Y como hemos dicho, la aplicación de la encuesta es automática y muy sencilla de gestionar.

Los resultados se almacenan en una base de datos. Esto permite analizar la evolución del equipo en cuanto a un tema determinado. Además, Sesame HR cuenta con People Analytics. Con esta herramienta se pueden analizar los datos de una manera más precisa.

Presentar informes de RRHH

Gracias a que Sesame HR puede realizar diversas tareas de Recursos Humanos, también cuenta con datos relevantes para una auditoría. Para ello, nos podemos valer de la función para generar informes de RR. HH.

Con esta función, los datos almacenados se pueden presentar de manera inteligente. Es decir, se pueden hacer cruces de variables para presentar los indicadores que más convenga a la organización.

Estos informes contarán con datos en tiempo real, por lo que se vuelve más ágil la toma de decisiones. También, se tiene la posibilidad de descargar dichos informes en diferentes formatos, para compartirlos y verlos de manera fácil.

Incluso, se pueden construir cuadros de mando. Estos son tableros personalizados que ordenan los indicadores de la manera que el usuario requiera. Por lo tanto, puedes evaluar los procesos de contratación, inducción, capacitación, y más.

Mejorar la productividad del departamento de Recursos Humanos

Contar con una herramienta como Sesame HR hará que tu departamento de talento humano mejore en sus indicadores. No sólo porque facilita la auditoría y control de recursos humanos, sino que también automatiza los procesos del área.

Por lo tanto, te invitamos a validar lo que hemos mencionado en este artículo. Empieza a hacer una auditoría ágil, apoyada en nuestro software. Para ello, puedes solicitar una demo gratuita y acceder a los beneficios de Sesame HR.

Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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