14 de enero, 2025

La administración de personal es un elemento clave para maximizar el potencial de tus empleados, así como su nivel de compromiso y rendimiento.

Quizás, en teoría parezca una responsabilidad abrumadora lograr un excelente reporte de productividad en tu equipo, con todo lo que tienes a tu cargo. Sin embargo, es una tarea indispensable para la rentabilidad de la empresa.

Qué es la administración de personal

La administración de personal es la función que comprende actividades administrativas del departamento de Recursos Humanos. Por ejemplo, procesos de reclutamiento, contratación, inducción y todas las etapas que hacen parte de la experiencia del empleado durante el tiempo que permanece en la empresa.

El concepto de administración de personal también abarca los aspectos legales, los contratos de los empleados y acuerdos de la empresa.

No obstante, de esta tarea se desprenden otras correspondientes a terceros, como es la afiliación de los empleados a un régimen de seguridad social.

Objetivos de la Administración de personal

La Administración de Personal en las empresas de México tiene como objetivo principal gestionar de manera eficiente los recursos humanos para cumplir con las metas organizacionales, garantizar el bienestar de los empleados y cumplir con las leyes laborales.

A continuación, se presentan los objetivos específicos:

1. Asegurar el cumplimiento de las leyes laborales

Garantizar que las relaciones laborales cumplan con la Ley Federal del Trabajo (LFT) y otras normativas mexicanas, como las relacionadas con el IMSS, INFONAVIT y SAR.
Evitar sanciones legales mediante la correcta gestión de contratos, prestaciones y derechos de los empleados.

2. Reclutar y retener talento

Reclutamiento: Identificar, atraer y seleccionar a los mejores candidatos para cubrir las necesidades de la empresa.
Retención: Implementar estrategias que motiven a los empleados a permanecer en la organización, como un buen ambiente laboral, prestaciones atractivas y oportunidades de desarrollo.

3. Optimizar el desempeño de los empleados

Capacitación: Diseñar y ofrecer programas de formación continua para mejorar las habilidades y competencias del personal.
Evaluación: Realizar evaluaciones de desempeño para identificar fortalezas, áreas de mejora y recompensar el esfuerzo.

4. Promover un buen ambiente laboral

Fomentar relaciones laborales armónicas basadas en la comunicación efectiva, el respeto y la colaboración.
Prevenir conflictos laborales y, en caso de que surjan, gestionarlos de manera adecuada.

5. Incrementar la productividad

Diseñar estrategias para maximizar la eficiencia de los empleados, alineando sus actividades con los objetivos de la empresa.
Garantizar que los recursos humanos sean utilizados de manera óptima y rentable.

6. Ofrecer prestaciones y beneficios

Cumplir con las prestaciones de ley, como aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y seguro social.
Diseñar planes adicionales (seguro médico privado, vales de despensa, bonos, etc.) para mejorar la calidad de vida de los trabajadores.

7. Favorecer el desarrollo profesional

Crear oportunidades de crecimiento dentro de la organización mediante promociones, planes de carrera y mentorías.
Detectar y desarrollar talento interno para cubrir futuras necesidades de liderazgo.

8. Velar por la seguridad y salud laboral

Implementar medidas de prevención de riesgos en el trabajo conforme a la Norma Oficial Mexicana NOM-035-STPS y otras regulaciones aplicables.
Promover la salud física y mental de los empleados mediante programas específicos.

9. Establecer políticas y procedimientos claros

Definir manuales de políticas y procedimientos que regulen aspectos como horarios, permisos, faltas, código de conducta, entre otros.
Asegurar que todos los empleados conozcan y cumplan con las normas internas.

10. Apoyar la cultura organizacional

Fomentar los valores, la misión y la visión de la empresa a través de la alineación de las prácticas de recursos humanos con la estrategia organizacional.
Promover actividades que refuercen el sentido de pertenencia y el compromiso de los empleados.

Cuáles son las actividades que forman parte de la administración de personal

Las actividades presentes en la administración de personal se dividen en dos grupos:

Funciones relacionadas con las necesidades operativas o causas legales. Forman parte de esta categoría los sistemas de registro del horario laboral, salarios, seguridad social, procesos de contratación y terminación de la relación laboral.
Funciones correspondientes a actividades administrativas de RRHH. enfocadas en las políticas de la empresa. Un ejemplo de esta categoría son los análisis de encuestas o comparación de rendimiento.

Tareas básicas en la administración de personal

Reconocer, recopilar y evaluar la información relacionada con las necesidades de los trabajadores e identificar patrones.
Gestionar todo el proceso de los expedientes de los trabajadores.
Llevar registros de contratación, terminación de contratos y cambios de personal.
Elaborar los contratos de trabajo.
Gestionar todas las solicitudes de los trabajadores.
Gestionar contactos con instituciones y autoridades competentes.
Supervisar el absentismo de los trabajadores.
Gestionar los pagos de los empleados. Aspecto que se gestiona más fácil con herramientas como el sistema de nómina.
Llevar registros de horarios laborales.

Las actividades de la administración de personal son un trabajo complejo. Por eso, hoy en día muchas empresas invierten en programas tecnológicos especializados, para realizar diferentes tareas de forma eficiente y rápida.

Por lo tanto, para el departamento de RR. HH. es una gran ayuda. Un software de Recursos Humanos se encarga de llevar registros actuales de los datos de cada trabajador. De este modo, toda la información correspondiente a un empleado se encuentra organizada y segura.

¿Qué es un manual de normas y procedimientos de desarrollo y administración de personal?

El manual de normas y procedimientos de desarrollo y administración de personal es un documento importante para cualquier empresa. En él se describen los procesos de administración de RR. HH. que definen:

cómo se identifican, contratan, forman, gestionan, evalúan, compensan y terminan las relaciones laborales.

Este manual ofrece un amplio conjunto de políticas y procedimientos de personal. Así, ayuda a las organizaciones a crear un entorno de trabajo seguro y cumplir las leyes laborales.

Es esencial que, tanto el patrón como el gerente de Recursos Humanos, comprendan las normas de desarrollo y administración de personal. Dichas políticas son necesarias para gestionar de forma eficaz el talento de la empresa.

Aspectos incluidos en el manual

El manual de normas de desarrollo y administración de personal debe incluir lo siguiente:

Prácticas de reclutamiento y contratación
Gestión del desempeño
Programas de capacitación y desarrollo
Planes de compensación
Criterios de elegibilidad para prestaciones
Requisitos de cumplimiento legal
Proceso de terminación de la relación laboral
Estrategias de comunicación interna
Programas de reconocimiento del personal, etc.

Todas las normas de personal deben ser revisadas de manera periódica, para asegurar que están actualizadas y cumplen las leyes y reglamentos vigentes.

De igual manera estas normas deben ser modificadas o actualizadas, en respuesta a cambios, bien sea en la plantilla o de los objetivos de la empresa.

Políticas de RRHH

Con una política eficaz de desarrollo y administración de personal, las empresas garantizan que sus procesos de gestión de personal sean coherentes, justos y conformes a la ley.

Estas normas son convenientes, tanto para los empresarios como para los empleados. Contribuyen a crear un entorno de trabajo seguro, en el que se respetan los derechos de las personas a lo largo de toda su relación laboral.

También, sirven de ayuda para tomar decisiones en relación a asuntos del personal. Además, minimizan el riesgo de posibles disputas legales derivadas de acciones o reclamos de los empleados.

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¿Cómo puede Sesame HR ayudarte en la administración de personal?

Sesame HR es una herramienta que te ayuda a mejorar diferentes procesos relacionados con el talento humano de la empresa. En cuanto a la administración de personal, el software tiene cinco funcionalidades especiales para este propósito.

Encuesta de clima laboral

Cuando se trata de mejorar la administración de personal, es indispensable conocer más de cerca a tus empleados. Para ello, debes averiguar qué piensan y cómo se sienten dentro de la empresa y con sus trabajos.

Para abordar este objetivo, lo ideal es preguntarles a ellos de forma directa y perspicaz. Así obtienes respuestas precisas.

Un método que funciona muy bien son las encuestas de clima laboral. Estas te dan una visión más clara sobre el bienestar de tu equipo y de los posibles conflictos que pueda haber.

Reloj checador

Una función importante comprendida en las tareas de la administración de personal es la supervisión y control de asistencia.

El tiempo que pasan los empleados en la empresa tiene un impacto significativo en la productividad del negocio. Así, los gerente deben llevar registros para evitar comportamientos que afecten el bienestar económico.

Control de vacaciones

Una de las tantas tareas de la administración de personal es la gestión de vacaciones. Es un asunto delicado, ya que se pueden cometer imprudencias que conllevan a problemas legales.

Sin embargo, cuando se tiene un apoyo tecnológico, esta tarea se vuelve más sencilla, al simplificar muchos de los procesos que hacen parte de la gestión de vacaciones.

En este sentido, el gestor de vacaciones de Sesame HR procesa las solicitudes de vacaciones, así como las ausencias de los empleados.

Además, incluye diferentes funciones:

Notificaciones de solicitud e incidencias.
Calendarios de vacaciones.
Cálculos automáticos de vacaciones y ausencias.
Información visual de los datos almacenados.

Evaluación de desempeño

En la administración de personal no basta con medir los comportamientos de las personas que colaboran en tu empresa. Es necesario también medir su desempeño. De este modo, puedes optimizar sus habilidades, al detectar sus puntos flojos.

Además, con Sesame HR tienes la oportunidad de mejorar la salud psicosocial del personal dentro de la empresa y aumentar su nivel de satisfacción en el trabajo. En consecuencia, bajarás la rotación de empleados, ahorrarás dinero y elevarás la productividad de tu negocio.

Ahora que ya sabes cómo mejorar la administración de personal de tu empresa, pide una prueba gratuita para saber más.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

tiagosantos

HR Content Specialist

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