Formato de control de asistencia del personal

26 de agosto, 2021

Un formato de control de asistencia te ayuda a saber cuántas horas trabajan tus empleados. Así, podrás manejar de forma más sencilla ciertos procesos en tu organización. Procesos como el pago a tus trabajadores o el conteo de los retrasos.

A continuación, te contamos por qué es importante contar con un registro de asistencia laboral en las empresas y la relevancia de digitalizar este proceso.

¿Por qué deberías controlar la asistencia de tu personal?

Un empleado llega a trabajar a tu empresa. Su horario es de 8 a.m. a 4 p.m., y va de lunes a sábado. Durante esas 8 horas al día, el empleado labora y aprovecha al máximo todo ese tiempo.

Sin embargo, cada vez que llega no se anota en ninguna lista, lo que genera varios problemas: ¿cómo sabes que realmente está en la empresa las 8 horas que le corresponde? ¿Qué tal si llega media hora tarde y se va media hora temprano? ¿Ha trabajado horas extras? Y todo empeora entre mayor sea la organización.

Es por lo anterior por lo que casi todas las empresas llevan un control de asistencia. Este control tiene muchas ventajas:

• Permite saber cuánto tienes que pagarle exactamente a cada trabajador.
• Hace que sepas la cantidad de horas extras realizadas.
• Te da la posibilidad de conocer cuántas horas pasan los empleados en tu empresa, y si existen retrasos.
• Puedes definir de forma más sencilla las vacaciones de todo el personal.
• Aumenta la productividad identificando horas en las que no hay actividades, e implementando sistemas para aprovecharlas.

Llevar un control de asistencia no es un requisito legal en México. A pesar de esto, sí que puede facilitarte el cumplimiento de otros puntos legales. Por ejemplo, calcular la cantidad de horas extra que debes liquidar.

Las ventajas de usar un formato de control de asistencia

Ya se habló de por qué es importante que tengas un control de presencia en tu empresa. Sin embargo, ¿cómo hacer uno?

Crear un sistema de control de asistencia es algo que debes pensar muy bien. En base a este se desglosarán otros procesos importantes. Así que, para evitar cometer errores, muchas empresas usan un formato de control de asistencia.

El formato de control de asistencia es una guía sobre la que se puede construir tu control de asistencia. Contiene los puntos esenciales que necesitas tomar en cuenta. Estos puntos son:

• Nombre, número de nómina o alguna identificación del trabajador: Este punto es básico para saber quién es el trabajador.
• Fecha: es importante para identificar que el registro que llevas está actualizado.
• Registro de entradas y salidas: en esta sección se coloca la entrada y salida del empleado. La diferencia de ambos es la cantidad de horas trabajadas.

Excel es una herramienta perfecta para este tipo de formatos de control de asistencia. Además, es completamente personalizable.

Maximiza tu control de asistencia con un software

Los formatos de control de asistencia son buenos, pero se vuelve cada vez más difícil utilizarlos entre más crece la empresa. Además, no son automáticos. Cada cambio debe de hacerse de manera manual.

Un software de control de asistencia como Sesame HR es capaz de ahorrarte más trabajo. Con él, sí que puedes automatizar tu control de presencia. Además, son sencillos de implementar y manejar: un empleado solo debe apretar un par de botones para ficharse.

Estos programas guardan de forma automática la cantidad de horas de trabajo de cada empleado.

Los formatos pueden perderse (daño en el disco duro o borrados por accidente) o volverse difíciles de encontrar. Usando un software, solo tienes que ingresar a tu cuenta para consultar lo que necesites.

El trabajo a distancia

Ahora que el home office está creciendo, los empleados están cada vez menos en las instalaciones de la empresa. Entonces, ¿cómo llevar un control de presencia en esta modalidad de trabajo?

Una plantilla en Excel puede servirte. A través de documentos compartidos, es posible que cada empleado vaya y se registre. Sin embargo, debes tener cuidado con trabajadores que se anotan pero no laboran. Una solución fácil a esto es implementar un software de control horario.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos y procesos digitales, continúa en Sesame HR.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

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