26 de junio, 2023

A medida que las organizaciones buscan mejorar su eficiencia, el uso de un formato de asistencia laboral digital se presenta como una solución moderna y eficaz.

Descubramos cómo esta innovación puede beneficiar a las empresas y empleados, brindando un 🕒 control de asistencia más preciso, cómodo y confiable.

Este artículo explora la transición del uso de formatos tradicionales al aprovechamiento de aplicaciones para gestionar la asistencia laboral. ¡Empezamos!

Qué debe contener un formato de asistencia laboral

Las apps permiten un seguimiento en tiempo real, facilitando la recolección y análisis de datos precisos sobre el tiempo de trabajo de los empleados. Esto permite mejorar resultados en el 📊 reporte de productividad.

Además, ofrecen funciones adicionales, como la gestión de permisos, la generación de informes automatizados y la integración con otros sistemas de empresa.

El control de asistencia laboral es una práctica común en México. El artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) obliga a los patrones a llevar un registro de la jornada de trabajo de sus colaboradores. Para ello, se usa una lista de asistencia laboral.

Información

Un formato de asistencia laboral debe contener la siguiente información:

Nombre y datos del empleado. Lo básico es incluir el nombre completo del empleado, número de identificación, cargo o puesto, y cualquier otra información relevante.
Fecha y hora. Se debe registrar la fecha y hora de entrada y salida de cada jornada laboral. Esto es, en cada chequeo del trabajador.
Horario de trabajo. Indicar el horario de trabajo establecido para el empleado, incluyendo horas de inicio y finalización.
Descansos y pausas. Registrar los momentos designados para los descansos, como pausas para el almuerzo u otras interrupciones programadas.
Firmas. Dejar espacio para que el empleado y el supervisor o encargado de recursos humanos firmen y autoricen la precisión de los registros de asistencia. Esto puede sustituirse con firmas o registros de identificación electrónica.
Vacaciones y ausencias. Es necesario incluir una sección donde se pueda registrar la solicitud de vacaciones, permisos o ausencias justificadas, junto con la aprobación correspondiente.
Observaciones. Es un espacio para anotaciones adicionales, para registrar cualquier situación especial o nota relevante relacionada con la asistencia del empleado.

Por último, debemos mencionar que el formato debe ser claro, fácil de completar y entender.

Además, es recomendable que sea impreso o digitalizado, para su almacenamiento seguro y de fácil acceso. Este formato lo puedes necesitar para fines de seguimiento, análisis y cumplimiento de los requisitos legales en materia de asistencia laboral.

Ventajas de un formato de asistencia laboral automatizado

Sesame HR es un software de recursos humanos que te permite gestionar el control de asistencia con un reloj checador centralizado. Con esta herramienta puedes automatizar tu formato de asistencia laboral.

Implementar el uso de esta aplicación le puede traer grandes ventajas a tu empresa. Veamos algunas de las más relevantes.

Precisión y exactitud

Un formato automatizado elimina la posibilidad de errores humanos en el registro de la asistencia. Los datos se capturan de manera automática en Sesame HR, lo que garantiza registros precisos y fiables.

Seguridad en el registro

Tus colaboradores van a poder realizar su registro de entrada y salida con un sistema facial de identificación. También, lo pueden hacer a través de códigos QR o de una URL. Esto blinda a tu proceso contra la suplantación de identidad.

Ahorro de tiempo

Al automatizar el formato de registro de asistencia, se ahorra tiempo tanto para los empleados como para los encargados de recursos humanos.

No es necesario completar de forma manual los formularios. Con ello, se logra una gestión más eficiente de los recursos y una reducción de tareas administrativas.

Seguimiento en tiempo real

Sesame HR permite un seguimiento en tiempo real de la asistencia laboral. Los empleados y los gerentes pueden acceder a los registros actualizados en cualquier momento. Así, se facilita el monitoreo y la toma de decisiones basadas en información actualizada.

Como complemento, la app también incluye un ✅ gestor de tareas que ayuda a mejorar la productividad.

Generación de informes automatizados

Con el formato automatizado, Sesame HR genera informes personalizados sobre la asistencia laboral.

Esto facilita la visualización y el análisis de datos, lo que es útil para la toma de decisiones estratégicas y la identificación de patrones o tendencias.

Acceso remoto y movilidad

Con el formato de asistencia laboral de Sesame HR, los empleados y gerentes pueden acceder a los registros de asistencia, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La aplicación registra el chequeo con un sistema GPS que guarda la localización. Esto se hace a través de dispositivos móviles o computadoras.

Dicha función es especialmente beneficiosa para organizaciones con empleados remotos o con múltiples ubicaciones. También, permite la gestión de las jornadas de trabajo con horarios flexibles.

Formato de asistencia laboral en Excel vs. Formato de asistencia laboral automatizado: cuál gana

Excel sigue siendo un programa muy útil y de gran uso en las empresas. El 82% de los roles de las empresas interactúan con esta herramienta (Portafolio). Por lo tanto, no podemos ignorar los beneficios de su uso para llevar el control de asistencia.

Ventajas de llevar el formato de asistencia laboral en Excel

De entrada, podemos decir que Excel es una herramienta muy disponible y por lo general, no implica costos adicionales para las empresas. No es necesario invertir en software especializado para llevar el control de asistencia.

Las hojas de cálculo permiten personalizar el formato de asistencia, según las necesidades específicas de la empresa. Se pueden agregar fórmulas, crear tablas dinámicas y realizar cálculos personalizados.

Muchas personas ya están familiarizadas con el uso de Excel, lo que facilita la adopción y el uso del formato de asistencia laboral. No requiere aprender a usar una nueva herramienta o software.

Al mantener el formato de asistencia laboral en Excel, los datos se almacenan de modo local en los equipos de la empresa. Esto puede ser una ventaja en términos de seguridad y privacidad, ya que la información no se transmite a través de una plataforma externa.

Ventajas de llevar el formato de asistencia laboral automatizado

Sin embargo, ya hemos mencionado algunas ventajas del uso de Sesame HR para llevar el control de la asistencia laboral de modo automático.

Hemos dicho que un formato de asistencia laboral automatizado reduce los errores humanos en el registro de la asistencia. Excel sigue teniendo capturas manuales que no garantizan registros precisos y confiables.

Confiabilidad

Una encuesta realizada por Workforce Institute arrojó un dato a considerar. El 16% de los colaboradores admitieron haber hecho trampa en los registros de asistencia laboral. Con Sesame HR limitas esta práctica.

Con esta herramienta también se ahorran tiempos y se agilizan los chequeos de entradas y salidas. Además, automatiza el cálculo de horas de la jornada laboral y la generación de informes.

🚀 Sesame HR se basa en una plataforma en línea, lo que permite el acceso remoto a los datos desde cualquier ubicación. También, permite el registro con diferentes métodos. Esto facilita la colaboración entre equipos y la gestión centralizada de la asistencia laboral.

Información relevante para la toma de decisiones

Esta aplicación genera informes más avanzados y personalizados, de modo automático. Se pueden analizar datos históricos, identificar patrones y tendencias, y obtener información valiosa para la toma de decisiones.

Además, Sesame HR permite descargar archivos con la información para integrarse con otros sistemas, como la gestión de nómina y otros.

En resumen, llevar el formato de asistencia laboral en Excel ofrece flexibilidad y familiaridad.

Por su parte, un formato automatizado con Sesame HR brinda:

Mayor precisión
Ahorro de tiempo
Acceso remoto
Generación de informes avanzados
Posibilidad de integración con otros sistemas.

La elección entre ambos enfoques dependerá de las necesidades específicas de la empresa y los recursos disponibles. Sin embargo, es obvio que se obtienen más beneficios estratégicos cuando se emplea tecnología como la de Sesame HR.

Sesame HR para llevar tu lista de asistencia laboral

El mensaje que queremos transmitirte es que, al abandonar los métodos tradicionales en hojas de cálculo, se pueden aprovechar las ventajas de la automatización y la tecnología.

Los beneficios incluyen una mayor precisión en los registros, ahorro de tiempo en la administración y acceso remoto y colaboración.

Hemos mencionado cómo Sesame HR te ayuda generando informes avanzados e integrando la información con otros sistemas.

Digital

La digitalización permite a las organizaciones tener un mayor control sobre la asistencia laboral. Sesame HR proporciona datos en tiempo real y herramientas para el análisis y la toma de decisiones basadas en información precisa.

Además, brinda a los empleados una experiencia más cómoda y transparente. Se elimina la necesidad de llenar formularios manuales y se simplifican los procesos de solicitud de permisos y vacaciones.

Este 🕒⚙ contador de horas de trabajo y asistencia, además, es muy fácil de manejar y revisar por parte de usuarios y administradores.

En definitiva, digitalizar el formato de asistencia laboral con Sesame HR representa un gran paso hacia la eficiencia y optimización de los recursos humanos. Solicita ya tu demo gratuita y empieza a disfrutar de los beneficios en tu organización.

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

Formato de asistencia laboral vs. Control de asistencia con App