Qué es un checador de entradas y salidas y sus beneficios

6 de diciembre, 2024

Controlar las horas exactas que laboran tus empleados es fundamental para poder pagar su salario. Entonces, para poder llevar el recuento de estas horas, un checador de entradas y salidas es una de las herramientas más útiles.

Si quieres saber más sobre ello, quédate a leer el siguiente artículo.

¿Qué es un checador de entradas y salidas?

Un checador de horas de trabajo, también conocido como sistema de control de asistencia, es un dispositivo que registra la hora a la que un empleado empieza y termina de trabajar.

Esta información puede utilizarse para generar informes de asistencia, útiles para gestionar la plantilla.

En la actualidad, muchas empresas utilizan un checador de entradas y salidas para gestionar el tiempo y la asistencia. Esto se debe a que es una forma eficaz y precisa de controlar las horas de los empleados. También ayudar a identificar a quienes llegan tarde o se ausentan del trabajo.

¿Por qué es tan importante llevar el control de asistencia de tus trabajadores?

Existen varias formas de pagar a alguien que ha realizado un trabajo:

• Por servicios
• Por comisión
• Por tiempo.

En las empresas, la que se suele usar para pagar a los trabajadores es la última: por tiempo.

Entre más horas pasa un trabajador en la empresa, más salario debe recibir al final. Pero, existe un límite al tiempo que una persona puede estar trabajando, y depende también de la jornada.

Jornadas

Hay tres tipos de jornada en México: diurna, mixta y nocturna.

En la jornada diurna no pueden excederse las 8 horas laborales, en la mixta 7,5 y en la nocturna 7. Todo esto está especificado en la Ley Federal del Trabajo.

Si se exceden los tiempos, los trabajadores deben de recibir horas extras, que se pueden llegar a pagar al doble o incluso al triple.

Debido a todas estas variaciones, y para poder cumplir con la ley, es que se tiene que llevar el checador de horas de trabajo o control de asistencia. Si no, podría ser complicado saber si:

• Alguien ha trabajado horas extras.
• Si le faltan horas para terminar su jornada.
• Cuánto salario debería recibir al final del mes.

Antecedentes

Antes, llevar este control de asistencia era complicado. Debía hacerse de forma manual y se estaba sujeto a errores humanos.

Sin embargo, con las herramientas de la actualidad es mucho más sencillo. Entre estas herramientas se encuentra el reloj checador o checador de personal.

El reloj checador de horas de trabajo digital sirve para registrar las entradas y salidas de tus colaboradores, de forma automática. Esto le facilita mucho el trabajo al departamento de recursos humanos. Existen dos tipos:

• Físicos
• Digitales.

Si estás buscando un reloj checador, debes conocer primero qué tipo de relojes se adaptan mejor a tu empresa. Para saber esto, a continuación se describe cada uno.

Checador de entradas y salidas físico

Un checador de entradas y salidas físico es un dispositivo que registra la asistencia, los horarios de entrada y salida, y las horas trabajadas de los empleados.

Este sistema es útil para el control de personal, especialmente en empresas que necesitan un registro detallado y preciso para gestionar la nómina y garantizar el cumplimiento de las horas laborales.

Relojes checadores mecánicos:

• Funcionan con tarjetas de papel en las que se imprime la hora al fichar.
• Son más básicos y económicos, pero menos precisos y prácticos para grandes equipos.

Dispositivos biométricos:

• Usan reconocimiento de huella digital, facial, retina o incluso palmprint.
• Ofrecen mayor seguridad, evitando que alguien fiche por otro empleado.

Sistemas de tarjetas o llaveros RFID:

• Requieren que el empleado pase una tarjeta o un llavero con un chip cerca del lector.
• Son rápidos, pero existe el riesgo de pérdida o intercambio de tarjetas.

Teclados numéricos:

• Los empleados ingresan un PIN o código único.
• Simples, pero más susceptibles a errores humanos.

Reloj checador por WhatsApp: con esta opción no necesitas descargar un sofware externo, ya que directamente desde WhatsApp puedes tener el registro de asistencia de los empleados.

Checador de entradas y salidas digital

Un checador de entradas y salidas digital es una solución moderna basada en software y dispositivos conectados que permite registrar, gestionar y monitorear la asistencia de los empleados de manera más flexible y eficiente que los checadores físicos tradicionales.

Estas herramientas suelen integrar tecnología basada en la nube, aplicaciones móviles, y opciones biométricas o de autenticación digital.

Resultados y rentabilidad del checador de horas de trabajo

Invertir en un checador de horas de trabajo digital es una de las mejores inversiones que puedes hacer. Te ayuda a deducir los salarios y a cumplir con todas las leyes actuales.

Este sistema es una excelente herramienta para el manejo de empleados. Es fácil de usar y aporta un registro preciso de los tiempos de entrada y salida.

Además de registrar los horarios de trabajo, el checador de horas de trabajo puede calcular el total de horas trabajadas durante la semana. Luego almacena todos los datos en la nube.

Es importante llevar un registro preciso con este tipo de sistemas, pues evita problemas potenciales que puedan surgir al intentar administrar el personal.

Por ejemplo, si los empleados no están reportando sus horas de forma correcta, esta información se reflejará en el reloj checador digital. Esto da a los gerentes información actualizada para administrar mejor.

Ventajas de utilizar checador de entradas y salidas

Utilizar un checador de entradas y salidas, ya sea físico o digital, ofrece múltiples ventajas para la gestión del tiempo, la organización interna y el cumplimiento normativo en una empresa.

1. Precisión en el registro de asistencia

• Evita errores humanos:
  • Registra automáticamente las horas exactas de entrada, salida y descansos.
• Control confiable:
  • Minimiza la posibilidad de fraudes, como el fichaje por parte de otra persona.

2. Ahorro de tiempo administrativo

• Automatización:
  • Reduce la necesidad de procesar manualmente los horarios y asistencia.
• Rapidez:
  • Genera reportes automáticos y facilita el cálculo de nómina.

3. Mejora del cumplimiento legal

• Registros claros:
  • Proporciona documentación precisa para auditorías o inspecciones laborales.
• Cumplimiento normativo:
  • Garantiza que se respeten las leyes locales sobre jornadas, descansos y horas extras.

4. Incremento de la productividad

• Identificación de patrones:
  • Ayuda a detectar problemas de puntualidad, ausencias o improductividad.
• Optimización de horarios:
  • Facilita el ajuste de turnos para maximizar la eficiencia operativa.

5. Transparencia para empleados

• Claridad:
  • Los empleados pueden consultar sus horas trabajadas, descansos y días libres registrados.
• Confianza:
  • Al contar con un sistema imparcial, se reducen las disputas sobre horarios o nómina.

6. Mejora de la disciplina laboral

• Responsabilidad:
  • Fomenta la puntualidad y cumplimiento de horarios por parte de los empleados.
• Control:
  • Evita abusos como salidas anticipadas o descansos prolongados no autorizados.

7. Reducción de costos

• Menos errores en la nómina:
  • Evita pagos incorrectos por cálculo manual o registros inexactos.
• Optimización de recursos humanos:
  • Permite una mejor asignación de tareas y turnos.

8. Versatilidad

• Adaptación a diferentes necesidades:
  • Los checadores pueden ser físicos (tarjetas, biométricos) o digitales (apps, GPS, NFC), dependiendo del tipo de empresa.
• Personalización:
  • Muchos sistemas permiten configurar reglas específicas, como descansos obligatorios o turnos rotativos.

9. Monitoreo en tiempo real

• Datos instantáneos:
  • Los administradores pueden ver quién está presente, quién llegó tarde o quién no se presentó al trabajo.
• Gestión remota:
  • Ideal para empresas con equipos en campo o trabajo híbrido, donde los registros pueden verificarse desde cualquier lugar.

10. Integración con otros sistemas

• Nómina:
  • Conecta fácilmente con software de nómina para calcular salarios, horas extras y deducciones.
• Análisis de datos:
  • Proporciona estadísticas sobre asistencia y rendimiento, útiles para la toma de decisiones.

Características de un reloj checador digital

Si estás buscando un sistema de registro de asistencia, deberás tener en cuenta las características que son importantes para ti y tu empresa.

Algunas de estas son:

• Facilidad de uso: asegúrate de que el sistema para checar es fácil de configurar y utilizar. No querrás que tus empleados pasen más tiempo tratando de averiguar cómo utilizarlo que trabajando.
• Control preciso del tiempo: el reloj checador debe ser capaz de realizar un seguimiento de las horas de los empleados con precisión para que pueda informar con precisión las horas trabajadas y pagar a los empleados correctamente.
• Seguimiento de los empleados: tiene que realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados para que pueda ver quién llega tarde, se marcha antes de tiempo o se toma descansos no autorizados.
• Herramientas de informe: debe venir con herramientas de informes para que hacer análisis del personal en cuanto a puntualidad, horas extras, etc. Ideal para gestionar su plantilla mejor, en especial en compañías de 100 o más colaboradores.

Beneficios de contar con un software checador de horas de trabajo

Imagina tener un checador de horas de trabajo digitalizado que mantenga los registros actualizados y disponibles en tiempo real, desde el celular o la computadora..

Si usas un reloj checador digital, puedes pasar con facilidad de la hoja de papel a un sistema de registro de asistencia digital.

En Sesame HR contamos con el software de control de asistencia fácil de usar para los empleados, es intuitivo para el personal administrativo. Una solución diseñada para compañías mexicanas con más de 100 colaboradores.

Todo lo anterior ofrece muchos beneficios, como:

• La reducción del número de horas extra y atrasos
• Un mejor control sobre las ausencias inesperadas.
• Además, el software te ayuda a cumplir con los requisitos laborales a nivel federal y estatal.

Si quieres saber más, solicita una demo gratuita aquí.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

• ¿Qué dice la NOM 004 STPS 1999?
• El programa de guarderías del Instituto Mexicano de la Seguridad Social
• ¿Qué es la clave CURP y cómo obtenerla?
• ¿Qué dice la NOM 026 STPS 2008 sobre riesgos por fluídos peligrosos?

Te recomendamos también

Reloj checador con WhatsApp: ¿cómo funciona?

Evolución y uso del reloj checador digital en la empresa

¿Qué dice la LFT sobre el registro de entrada y salida de personal?