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Evolución y uso del reloj checador digital en la empresa
El reloj checador digital es una herramienta que no debe faltar en tu empresa. Conoce cómo ha evolucionado hasta contar con él en WhatsApp.
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Alejandro Peña
HR Consultant
31 de julio, 2024
La expresión ‘checar’ da cuenta de la importancia que tiene el control de la llegada y salida de los empleados. Este sistema viene desde el siglo XIX. Así, en este artículo veremos su historia, hasta llegar al reloj checador digital, incluso con Whatsapp.
Ahora verás cómo evolucionó el proceso de checar el control de asistencia. Desde que se marcaba con tarjeta o en planilla, hasta el uso de la huella digital, el lector biométrico y los aplicativos móviles de la actualidad.
De igual manera, verás cómo implementar un control de asistencia estratégico en tu empresa de 100 o más colaboradores. Este ya no requiere una supervisión como en la época de la industrialización. Además, ya es visto como una herramienta de gestión y no como forma de opresión.
¿Qué es reloj checador digital?
Un reloj checador digital, también conocido como sistema de control de asistencia digital, es una herramienta utilizada para registrar y controlar la asistencia y el tiempo de trabajo del empleado. De manera precisa y eficiente.
A diferencia de los métodos tradicionales, como los relojes checadores físicos o las hojas de registro, los relojes checadores digitales utilizan tecnología moderna para realizar el registro de la asistencia de los empleados:
- Sistemas biométrico
- Tarjetas de identificación
- Códigos personales
- Correo corporativo.
¿Cómo funciona el reloj checador digital?
- Identificación del empleado: cada empleado tiene una identificación única asociada al sistema, que puede ser una tarjeta de identificación, una huella dactilar o algún otro medio de identificación biométrica.
- Registro de la entrada o salida: cuando un empleado llega o sale del trabajo, debe usar el reloj checador digital para registrar. Esto puede implicar colocar la tarjeta de identificación frente a un lector o escanear la huella dactilar en un sensor biométrico.
- Registro de los datos: el reloj checador digital registra la información de tiempo y asistencia del empleado: fecha, hora de entrada o salida, identificador único del empleado. Estos datos se almacenan en una base de datos electrónica.
- Generación de reportes: con base en los registros de tiempo y asistencia, el sistema genera reportes automáticos. Permiten a los empleadores realizar: seguimiento del tiempo de trabajo de sus empleados, calcular horas extras, analizar patrones de asistencia, entre otros.
Características adicionales de estos sistemas
Además de las funciones básicas, los relojes checadores digitales pueden tener características adicionales:
- Integración con sistemas de nómina
- Configuración de horarios flexibles
- Capacidad de gestionar permisos o vacaciones
- Generación de alertas o notificaciones en caso de ausencias no justificadas.
Es importante destacar que las funcionalidades específicas y las características del reloj checador digital pueden variar, según el proveedor y el sistema utilizado.
Por lo tanto, es recomendable investigar y seleccionar un sistema que se ajuste a las necesidades y requisitos de cada empresa.
¿Por qué se hace control de asistencia?
El control de asistencia es una invención del siglo XIX. Para ese entonces, se pensaba que el empleado requería una supervisión constante, casi punitiva, para desempeñarse bien.
Sin embargo, esta idea del control extremo ha cambiado. Sobre todo, porque está demostrado que los empleados son más productivos cuando están en ambientes amigables.
Además, la satisfacción laboral también es un síntoma de la alta y favorable percepción que se tiene del bienestar y calidad de vida.
Empresas como Facebook o Google son el ejemplo. Estas son empresas volcadas a la innovación y la creatividad. En consecuencia, han demostrado que la felicidad laboral es motivo de alto compromiso. Y, al mismo tiempo, genera mayor productividad.
Aprovechar la tecnología para la productividad
Un sistema de control de horario, como el reloj checador digital, es una herramienta de información poderosa para el gestor del Recurso Humano. Ya que obtiene acceso a información valiosa sobre el uso del tiempo.
Así las cosas, un empleado puede ser más productivo en home office, que en casa. Por el contrario, una colaboradora puede disfrutar más del trabajo en equipo dentro de las instalaciones.
Impacto en la gestión del tiempo
Cuando hay asignaciones específicas de proyecto importantes, se podría calcular lo que invierte en horas laboradas el equipo. De esta forma, se puede incluir el sobrecosto como parte de los proyectos más complejos:
Imagínate lo útil que esto resulta para adecuar presupuestos en organizaciones de 100 o más colaboradores.
Esto puede propiciar menores costos de la planta física. O, contrataciones de un nuevo empleado por la sobrecarga laboral. Incluso, determinar qué parte de la jornada laboral se puede hacer desde home office.
Reloj checador por WhatsApp de Sesame HR
Ahora, con el programa de Sesame HR puedes contar con un reloj checador digital, directamente desde WhatsApp. ¿Quieres saber cómo puedes checar con solo un mensaje?
Desde Sesame HR, hemos escuchado las necesidades de los HR Managers y CEOs en todo México. Por eso:
Con el lanzamiento de nuestro reloj checador por WhatsApp buscamos resolver diferentes conflictos entre empresa-colaborador, por ejemplo:
La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el uso de WhatsApp. Y, en ocasiones, los empleados no quieren descargarse aplicaciones externas en su celular. Por ello, al contar ya con WhatsApp les resulta más fácil usarla para checar entrada y salida.
Ventajas de WhatsApp para checar
Además, los colaboradores pueden exigir a la empresa que pague los datos de su terminal si quieren que usen una app externa. Pero con nuestro reloj checador por WhatsApp no será necesario.
Somos conscientes de que muchas empresas continúan usando un Excel para el control de asistencia:
Lo que suelen hacer es recopilar la hora a la que los empleados les mandan un mensaje indicando que su jornada ha empezado/pausado/acabado, y toman fotos junto a la hora del mensaje.
Pero, con el registro de asistencia por WhatsApp de Sesame HR evitan tener más documentos con margen de errores. Así se agilizan procesos, dando tiempo a otras tareas más relevantes.
Ahora, registrar las entradas, pausas y salidas será más fácil. Todo a un clic. Tu equipo hará el registro de asistencia a través de una conversación de WhatsApp.
Reloj checador: historia
El reloj más antiguo usado para marcar el ingreso y salida de la planta de producción era un reloj de tipo manual. Lo usaban los patrones en las grandes industrias, para marcar el ingreso de mineros, obreros y constructores.
Para que funcionara, el trabajador requería una tarjeta de cartón que pasaba por la máquina. De inmediato, se imprimía sobre el cartón la hora detallada en la que el empleado entraba.
Sin embargo, este reloj tenía ciertos inconvenientes. Ya que otro compañero podía marcar el ingreso de un colaborador sin que este hubiera llegado a la empresa.
Además de esto, se requería un empleado que se encargara de llevar el conteo de las horas trabajadas. Debido a que la remuneración del trabajador dependía del tiempo laborado.
Llegada de la automatización
Con la llegada de los avances tecnológicos, como las cintas magnéticas, se logró automatizar el proceso de control de horas. Por ejemplo, con el lector de tarjetas.
El reloj checador con tarjeta
El empleado se presentaba en la puerta principal en dónde encontraba el reloj. Funciona como un lector de tarjetas.
Esta automatización facilitaba la recepción de información centralizada. Luego, esta iba a un sistema que recuperaba en tiempo real los datos de las asistencias y la relación de horas trabajadas.
Sin embargo, este mecanismo presentaba la misma dificultad de recibir información verídica. Un empleado también podría pasar dos tarjetas en su ingreso, para «ayudar» a un compañero.
El reloj checador de huella digital
Con este tipo de reloj checador digital, al sistema central llega la información completa del empleado y la hora en la que realizó su ingreso y salida.
Este representa un problema para los colaboradores mayores, a quiénes las huellas dactilares se les empiezan a desaparecer. Esto genera retrasos en el ingreso, por fallas técnicas del sensor de medición.
Reloj checador biométrico
Por último, el reloj chequeador biométrico. Es muy similar a la tecnología de reconocimiento facial utilizada por los smartphones. En principio, el empleado acerca su rostro y es reconocido por el sistema.
Incluso, existen mecanismos con el reloj checador más avanzados en los que se dispone de una cámara. A través de foto fija reconoce el rostro del empleado, sin necesidad de detenerse en su ingreso.
Este mecanismo viene de los sistemas de vigilancia modernos, utilizados en lugares públicos y aeropuertos.
Reloj checador digital en varios dispositivos
Por último, en la pandemia marcar entrada y salida del trabajo se volvió un problema técnico. Incluso, algunos intentos por controlar el tiempo productivo de los empleados en home office, generaron problemas de burnout. O acoso laboral por parte de los empleadores.
Sabemos que no es tu caso. Pero estamos conscientes de los beneficios que trae para la empresa el control de horarios. Por eso, el reloj checador se volvió una herramienta vital.
El reloj checador digital funciona como un aplicación que se puede usar desde el dispositivo móvil y en la computadora. Lo que hace es que el empleado puede registrar su ingreso en tiempo real.
Luego, con ayuda de la geolocalización se puede registrar desde qué lugar y a qué hora empezó su jornada laboral.
Al mismo tiempo, esta información reposa en el sistema. Softwares como Sesame HR permiten la consulta en tiempo real, además de un uso fácil y práctico de esta información.
Beneficios de usar un reloj checador digital
Para los gestores de Recursos Humanos el tiempo es oro. Sabemos que el volumen de información que debes cruzar para tu gestión, sobrepasa las habilidades humanas y el Excel.
Por lo anterior, es necesario automatizar tal proceso. Así, los beneficios de utilizar un reloj chequeador digital te evitarán una gran inversión en infraestructura.
Tal vez, será mejor enfocar los esfuerzos en un software práctico y de fácil uso, que apoye tu gestión.
El reloj chequeador digital posee innumerables beneficios:
- Instalación fácil del software en cualquier dispositivo.
- Usa el reconocimiento facial para evitar suplantación.
- Incorpora geolocalización, para identificar el lugar en el que se hace el registro.
- Se pueden gestionar las ausencias de la planta física por asignación de home office.
- Como gestor de RR. HH. accederás a información organizada y de fácil consulta. Recopila información de todos los colaboradores.
Además de instalar Sesame HR en diferentes dispositivos, también se puede implementar de manera complementaria una tableta, en las entradas principales. Para quienes no tengan el dispositivo a la mano:
Esta tecnología incluye el reconocimiento facial, para facilitar el ingreso de los empleados.
Control de asistencia con el reloj checador digital
En Sesame HR contamos con la funcionalidad de control de horario, que facilita tu gestión de Recursos Humanos. De hecho, se centraliza esta función con la gestión de tareas, vacaciones y ausencias (entre otras).
De esta manera, tendrás una radiografía de la organización, para tomar decisiones en tiempo real. Así podrás saber, por ejemplo, si un colaborador es más productivo en casa o en la planta física.
Por eso, como encargado del departamento de RR. HH. podrás tomar mejores decisiones.
Todo lo anterior, lo podrás resumir en un informe de Recursos Humanos, que es generado por la misma plataforma. Interesante, ¿verdad? Te animamos a solicitar una demo y prueba gratuita de Sesame HR, ¡comprueba todos sus beneficios!
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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Soy Alejandro Peña, consultor de
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