27 de junio, 2024

Seguramente si trabajas en alguna de las áreas de recursos humanos, hablar del control de asistencia no es algo nuevo. Llevar un registro de entrada y salida de personal es indispensable en cualquier empresa.

La ley en México tiene estipulados varios derechos para el trabajador que derivan de la información que se genera del cumplimiento de la jornada laboral.

Este mecanismo no solo permite a las empresas monitorear la asistencia y el tiempo trabajado por sus empleados, sino que también ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas laborales.

En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) regula varios aspectos relacionados con la jornada laboral y el registro de asistencia.

¿Qué dice la ley mexicana sobre el registro de entrada y salida de personal?

En mayo de 2019, se aprobó la reforma laboral que amplió ciertos derechos como la resolución de conflictos, elecciones transparentes de sindicatos y derechos de contratos colectivos laborales.

Dentro de las nuevas disposiciones, se prohibió el descuento de los salarios.

A partir de dicha fecha, se debe informar al empleado sobre las deducciones que se le hagan en su pago y aquí es donde toma importancia el contar con el registro de entrada y salida del personal.

La Ley Federal de Trabajo (LFT) establece que una jornada de trabajo es el tiempo durante el cual una persona se encuentra a disposición del patrón para desempeñar su trabajo. Dentro de la jornada de trabajo se pueden establecer horarios de descanso y horarios de trabajo extraordinarios.

Si se excede el tiempo de la jornada laboral, la ley también contempla que se haga el pago de las horas extra.

Ahora bien, en el artículo 82 de la LFT se establece que el salario es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo. Una de las opciones para pagarse es considerando la unidad de tiempo.

Si se selecciona esta manera de remuneración, se debe establecer en el contrato laboral, estableciendo el monto a pagar por hora trabajada. Para ello también se debe contar con una manera de medir dichos tiempos.

Por último, también podemos mencionar que el artículo 422 establece que las empresas deben contar con un Reglamento Interior de Trabajo.

En dicho Reglamento se establecen las disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones para el desarrollo de sus funciones.

Entre los puntos que debe contener este reglamento, está la disposición de horarios de acuerdo a cada jornada laboral, el tiempo destinado para las comidas y periodos de descanso.

¿Qué ocurre con las jornadas superiores al tiempo que estima la Ley LFT?

Oficialmente, las jornadas laborales de los colaboradores que excedan el límite legal impuesto en la Ley LFT se consideran un delito de explotación, que puede terminar en multas de un elevado importe.

Se incluyó en este mes de junio de 2024 la reforma a la Ley General para Prevenir, Sancionar y Erradicar los Delitos en Materia de Trata de Personas y para la Protección y Asistencia a las Víctimas de estos Delitos.

De manera general, este delito será sancionado con una pena que oscila entre tres y diez años de prisión, además de una multa que varía entre 5,000 y 15,000 días.

No obstante, si la explotación laboral afecta a personas de comunidades indígenas o afromexicanas, la pena se incrementará a un rango de cuatro a doce años de cárcel, junto con una multa que puede ir de 7,000 a 70,000 días.

Por tanto, se considera explotación laboral cuando se excedan las 48 horas de jornada semanal, más las horas extra permitidas, las cuales recordamos que no pueden superar las 3h diarias y 9h semanales.

Requisitos legales

La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece las bases legales para la jornada laboral y el registro de entrada y salida de personal en México.

Según el artículo 804, fracción III, los patrones están obligados a llevar un registro de las horas de entrada y salida de los trabajadores, así como de las horas extras trabajadas.

Principales disposiciones:

Registro obligatorio: los patrones deben mantener un registro preciso de la entrada y salida de sus empleados, incluyendo cualquier trabajo extra realizado fuera del horario regular.
Disponibilidad: estos registros deben estar disponibles para su revisión por las autoridades laborales cuando sea necesario.
Formato: no se especifica un formato único para el registro, permitiendo a los empleadores elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades, siempre que cumpla con la precisión y disponibilidad requeridas.

Propósito del registro

El registro de entrada y salida de personal tiene varios propósitos clave:

Cumplimiento legal: asegura que la empresa cumpla con las normativas laborales establecidas en la LFT.
Cálculo de horas extras: permite el cálculo preciso de horas extras, asegurando que los empleados sean compensados adecuadamente por el tiempo adicional trabajado.
Gestión de recursos humanos: facilita la gestión de la asistencia y la productividad de los empleados.

Sanciones por exceder la jornada laboral

En México se emplea la Unidad de Medida y Actualización (UMA) sobre el costo de las sanciones para los patrones que no cumplen con las normas laborales.

Esta Unidad de Medida aumenta cada año. En la actualidad 1 UMA equivale a 96.22 pesos diarios.

Si nos referimos a la normativa laboral que establece la jornada laboral a 40 horas máximo legales, la sanción por no cumplirla ni contemplar una bolsa de horas extras en la empresa, será desde 4.811 pesos (50 veces la UMA) hasta 24.055 pesos (250 veces la UMA).

El artículo 66 de la LFT establece que el trabajo fuera de la jornada laboral normal debe ser compensado como horas extras. El exceso de la jornada laboral tiene consecuencias específicas:

Pago de horas extras: las primeras nueve horas extras en una semana deben pagarse al doble del salario normal, y cualquier hora extra adicional debe pagarse al triple.
Multas: los patrones que no registren o compensen adecuadamente las horas extras pueden enfrentar multas que van desde 50 hasta 5,000 veces el salario mínimo vigente, según el artículo 994 de la LFT.
Responsabilidad legal: la falta de cumplimiento puede resultar en sanciones adicionales, incluyendo responsabilidades legales por incumplimiento de la normativa laboral.

Por eso, es importante poder contar con un registro horario de los colaboradores.

Jornada laboral de 7 horas

En la actualidad, casi 15 millones de mexicanos laboral como mínimo 48 horas en la semana, esto excede el límite legal.

Es por eso que el Senado presentó un proyecto para reformar algunos artículos de la LFT. Este propone una jornada laboral de 7 horas al día, en lugar de ocho, y 12 días de vacaciones al año en vez de seis.

Está demostrado, que un colaborador que trabaja más de lo establecido en la ley, reduce su productividad en hasta un 15%.

Ventajas de una jornada de 7 horas

Reducción de fatiga: menor tiempo de trabajo durante la noche puede ayudar a reducir la fatiga y mejorar el bienestar de los empleados.
Mejora en la productividad: los empleados descansados tienden a ser más productivos y menos propensos a errores o accidentes.

De ahí la necesidad de establecer nuevas normas o actualizar las que ya existen y mejorar la calidad de vida de los trabajadores en México.

Ventajas de contar con un registro de entrada y salida de personal

Aunque ya mencionamos los beneficios legales que tiene el contar con un registro de entrada y salida de personal, conviene conocer otros más que soportan la decisión de contar con este control:

Mejorar la coordinación: al conocer los horarios y jornadas de cada equipo, los colaboradores pueden coordinarse de mejor manera para realizar cada proyecto.
Controlar las horas extra: las horas adicionales que se deben pagar pueden llegar a convertirse en un problema de costos si no se cuenta con sistemas que ayuden a controlarlos.
Potenciar el alcance de objetivos: cuando se conocen los horarios de entrada y salida se descubre cómo funciona la organización para tomar definir objetivos de mejora más precisos.
Fomentar la productividad: como se puede registrar cuánto tiempo se destina a cada actividad, se pueden tomar decisiones para disminuir tiempos y aumentar la producción.
Transparencia: proporciona una base de datos transparente que puede ser auditada para asegurar la justicia en el tratamiento de los empleados, aumentando la confianza y la moral en el lugar de trabajo.
Prevención de abuso de tiempo: ayuda a evitar el abuso del tiempo por parte de los empleados, como el uso indebido de pausas o la falsificación de horas trabajadas.

Herramientas para realizar el registro de entrada y salida de personal

Muchas empresas mexicanas llevaban un control de asistencia de manera física y presencial como el uso de relojes checadores biométricos u hojas de cálculo.

Sin embargo, los métodos de trabajo híbrido y home office requieren otro tipo de herramientas.

El uso de software especializado soluciona estas necesidades. Veamos como ejemplo la plataforma de Sesame HR. Con este sistema, puedes automatizar todo el registro de entrada y salida de personal.

El registro se puede hacer desde celulares, tablets o computadoras, lo que facilita la captura del dato.

De esta manera, pueden conocer quién está activo en cierto tiempo o en qué horario estará laborando.

Hojas de cálculo (físicas o Excel)

Es la manera más tradicional de llevar un control o registro de entrada y salida del personal. Sobre todo, lo podemos encontrar en empresas pequeñas y microempresas.

Consiste en un formato con el registro del nombre de la persona y su hora de entrada y salida.

Si nos vamos a emplear un poco de tecnología, podemos usar hojas de cálculo digitales para realizar este registro. El más famoso es Excel.

Ya sea de manera física o digital, estas herramientas para la asistencia se prestan muy fácil para el error humano o para la manipulación de la información.

Ventajas:

Costo bajo: herramienta económica y fácil de implementar.
Flexibilidad: puede ser personalizada para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.

Desventajas:

Propenso a errores humanos: el ingreso manual de datos puede llevar a errores.
Poca seguridad: menor nivel de seguridad en la protección de datos.

Tarjeta con banda magnética

Cada empleado debe pasar su tarjeta por el lector tanto a la entrada como a la salida. Para esto, debes contar con un dispositivo hardware o electrónico que registra la información del empleado.

Además de los costos que acarrea instalar este tipo de dispositivos, desde la pandemia, es mejor evitar sistemas que necesiten tocarse directamente.

Ventajas:

Automatización: reduce la necesidad de ingreso manual de datos.
Facilidad de uso: los empleados simplemente deslizan la tarjeta para registrar su entrada y salida.

Desventajas:

Costo inicial: requiere inversión en lectores de tarjetas y tarjetas magnéticas.
Mantenimiento: las tarjetas y los lectores pueden requerir mantenimiento o reemplazo.

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Reloj checador digital

Este tipo de software te permite realizar el control de entrada y salida de los colaboradores desde la nube.

Además, como en el caso del software de Sesame HR, este reloj checador digital puede contar con GPS para conocer la ubicación desde donde está registrando su asistencia el trabajador.

Ventajas:

Precisión: ofrece una precisión alta en el registro de tiempo.
Automatización: los datos se registran y almacenan digitalmente, facilitando el análisis.

Desventajas:

Costo: puede ser más caro que las hojas de cálculo o tarjetas magnéticas.
Dependencia de tecnología: requiere un mantenimiento tecnológico regular.

Reloj checador con WhatsApp

Ahora, con Sesame HR puedes tener el control de asistencia de los empleados de forma más sencilla con el reloj checador por WhatsApp.

Sin necesidad de descargar ninguna aplicación externa y directamente desde WhatsApp, los empleados solo deberán escribir la palabra «checar» o «entrar» en un chat.

Además, podrás aprovechar que la mayoría de las personas ya están familiarizadas con el uso de WhatsApp y, en ocasiones, los empleados afirman que no quieren descargarse aplicaciones externas en su celular.

Ventajas:

Accesibilidad: permite a los empleados registrar su tiempo a través de una aplicación que ya utilizan.
Flexibilidad: ideal para empleados que trabajan de manera remota o en campo.

Desventajas:

Seguridad: puede haber preocupaciones sobre la seguridad y la precisión de los registros.
Dependencia de conectividad: requiere acceso a Internet o a la red de datos móviles.

Reloj biométrico

Es de las opciones más tecnológicas, ya que trabaja a través del reconocimiento biométrico, sea facial o dactilar.

Con esta opción, se podrá mantener un control eficaz de la asistencia de cada colaborador. Su único contra, es si la empresa permite el modelo de teletrabajo.

Si quieres saber más sobre cómo Sesame HR puede ayudarte en el registro de entrada y salida de personal, haz clic aquí.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

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