25 de febrero, 2021

Es común que al iniciar una empresa algunos procesos se pasen por alto, sobre todo por desconocimiento o por falta de tiempo. Uno de los más comunes, es la creación de un protocolo para llevar el registro de la jornada laboral de tus empleados.Resolver dicho problema hoy en día es urgente, debido a las nuevas legislaciones sobre el control horario de tus trabajadores.

Si no conoces la importancia del porqué debes hacerlo o quieres saber más sobre los beneficios que podría generarte su implementación, te recomendamos que continúes leyendo.

¿Por qué llevar un control horario de trabajo?

Es importante llevar un control horario en tu empresa, principalmente porque en países como España, dicho registro es obligatorio. Se encuentra estipulado en el Real Decreto-Ley publicado en el BOE. Lo mismo sucede en otros países como México con la Ley Federal del Trabajo, por la que se ha de llevar un control de asistencia para evitar las faltas al trabajo. Además del cumplimiento de la ley, existen otros argumentos a favor de aplicar un control horario en tu empresa

Entre los prioritarios se encuentra: la reducción de ausencias y el cálculo correcto para otorgar bonos en pro del aumento de la eficiencia en tu empresa. Estas son algunas de las razones en las que tu empresa se puede beneficiar:

Registros para auditorías

Una de las principales razones por las que debes registrar las jornadas laborales de tus empleados, es el cumplimiento de la ley. Es importante mencionar que si en los próximos meses tuvieras una auditoría por parte de la autoridad laboral, al tener un control horario, automáticamente se convierte en evidencia ante las autoridades competentes.

Reducción de faltas

El ausentismo es uno de los mayores problemas a los que se enfrenta el área de recursos humanos. Si aundado a esta situación, no existe un registro de días y horas laborales la tarea se vuelve más compleja.

Para reducir el ausentismo en tu empresa, lo ideal es implementar un registro de la jornada laboral que te ayudará a conocer la hora de llegada de tus empleados, la hora en que se retiran y los días que faltan.

Asimismo, llevar controles horarios te beneficia si cuentas con una oficina central y varias independientes. Simultáneamente, puedes asegurar un mejor monitoreo a tus empleados sin importar la localización de la oficina.

Implementación de incentivos

Una de las estrategias más efectivas para reducir la impuntualidad entre empleados, es la implementación de bonos para la puntualidad. Es decir, premios que reconocen a aquellas personas que cumplen en tiempo y forma su jornada laboral.

Es un buen incentivo que te puede ayudar a motivar a tu equipo y reducir las ausencias, utilizando reforzamiento positivo en lugar de castigos. En consecuencia, mes con mes podrás darle seguimiento a los empleados más puntuales y premiarlos con un bono, esto ayudará a que otros empleados quieran lograr lo mismo, creando un “sistema” de puntualidad.

Mejorar tu eficiencia productiva

La eficiencia es hacer más con menos. Un empleado ausente te resta productividad, porque representa una actividad que no se llevó a cabo o un producto que no se fabricó.

Esta situación se traduce en costos más altos y reducción de la utilidad para la empresa. Recordemos que la productividad es algo que se busca en cualquier organización, si no se cumple, se buscan formas de lograrla.

Una de las alternativas que están utilizando los empresarios, es implementar un control más preciso del tiempo invertido por los empleados. Cuando se aplica en el lugar de trabajo, evitas horas muertas y garantizas que tus trabajadores logren más en el mismo lapso de tiempo o incluso en menor tiempo.

Además, estos registros dan pie la implementación de acciones como los bonos ¿Ahora te hace match la relación entre estos puntos?

Reducir costos

Supongamos que pagas 100 pesos por hora laboral y de las 8 horas de la jornada laboral tu empleado solamente trabaja 6 y las 2 restantes las desperdicia en actividades nada productivas como redes sociales o con llegadas tarde. Estas acciones te está costando alrededor de 200 pesos diarios en horas no productivas.

Un control de horario más formal te permitirá reducir las horas muertas, motivando a recortar los costos. ¿Cómo? Al disminuir el tiempo perdido, el empleado puede aprovechar cada hora por la que se le paga en armar un producto más o un servicio más, aprovechando al máximo la jornada laboral.

Sanciones justas

Aunque a muchos líderes no nos gusta utilizar estas estrategias, dependiendo de la gravedad del problema, es necesario “multar” a los empleados. Para hacerlo de forma eficiente, un control horario para cada trabajador te dará argumentos necesarios para tomar medidas en caso de ausentismo, impuntualidad, etc.

La simple implementación del control horario nos permite tener un registro para comprobar cuando un trabajador no está cumpliendo con los lineamientos de la empresa. Para evitar cualquier tipo de conflicto entre patrón-trabajador, lo mejor será llevar un correcto control para tomar las acciones pertinentes pero más informados.

Dirige mejor tu barco

Retomando la recomendación anterior, para decidir las mejores opciones para tu empresa, es necesario contar con datos que te respalden ¿Ves cómo todo se une? En este caso, los registros de los horarios de trabajo te ayudarán a gestionar mejor a tus recursos humanos y a tomar decisiones en pro del desempeño de la empresa.

Por ejemplo, supongamos que en temporada de invierno observas una disminución de la eficiencia laboral y no sabes por qué. Decides mirar los registros y descubres un retraso generalizado de los empleados.

Para investigar que está sucediendo, vas preguntando a personas clave y descubres que el servicio de transporte público está presentando retrasos por las condiciones climatológicas.

Con información en mano, es momento de tomar la mejor decisión para todos, por lo que al llegar a un consenso con los empleados, decides recorrer la hora de entrada o contratar un servicio de traslado de personal (este es un caso hipotético para conocer el funcionamiento del control horario). Simple, ¿no?

Opciones para todas las empresas

Por último, debes saber que llevar un correcto registro de la jornada laboral no es exclusivo de grandes empresas. Sin importar el tamaño de tu negocio, puedes hacer uso de él. Por ejemplo, si eres una pequeña empresa de reciente creación y cuentas solo con 2 empleados, puedes hacer igual o mejor uso que una gran empresa corporativa.

Para contar con un correcto control puedes utilizar Excel. Pero sin duda alguna, la herramienta que llevará tu negocio al siguiente nivel es el software de control horario de Sesame HR.

Este te permitirá gestionar un registro y planificación de las jornadas laborales. Cuenta con la más alta calidad y su interfaz es muy amigable de interactuar. Te aseguramos que te ahorrarás mucho tiempo y dinero en tu control horario.

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

8 razones para llevar el control horario en tu empresa