Tipos de herramientas para hacer control de asistencia laboral

13 de febrero, 2025

Sea cual sea el tamaño de tu organización, llevar un control de asistencia laboral genera repercusiones positivas en múltiples áreas.

Dada la importancia de este factor, veamos las ideas más importantes sobre el control de tiempos. También, las herramientas que existen para optimizar el control de la asistencia.

¿Qué es el control de asistencia laboral?

El control de asistencia laboral es el conjunto de procedimientos y herramientas que utilizan las empresas para registrar y verificar la presencia de sus empleados durante su jornada laboral.

Su objetivo principal es asegurarse de que los trabajadores cumplan con los horarios establecidos, así como gestionar ausencias, permisos y tardanzas.

El control de asistencia incluye tanto el registro de la hora de entrada y salida de los empleados como la gestión de las ausencias (por ejemplo, vacaciones, días de enfermedad, licencias, etc.). Las empresas pueden implementar diferentes métodos para llevar a cabo este control, tales como:

1. Relojes de marcaje o tarjetas: Los empleados registran su entrada y salida con tarjetas o dispositivos de huella dactilar.
2. Sistemas de software de gestión: Plataformas digitales que permiten el registro de asistencia en tiempo real, y pueden integrarse con otros sistemas de gestión como la nómina.
3. Aplicaciones móviles: Utilizadas por trabajadores en campo o en teletrabajo, para registrar su asistencia desde cualquier lugar.

Es esencial para la gestión de nómina, ya que ayuda a calcular el salario de los empleados, garantizar el cumplimiento de las políticas laborales y evitar problemas de ausentismo o mal uso del tiempo laboral. Además, también puede influir en la productividad y desempeño de los equipos dentro de una empresa.

Beneficios de llevar el registro de entradas y salidas del personal

Llevar el control de las entradas y salidas de tu personal ayuda a fortalecer la disciplina de tu plantilla laboral. Además, genera una cultura de trabajo que se basa en la ética y con ello se mejora el desempeño laboral.

Además, la Ley Federal de Trabajo establece la duración de las jornadas laborales y las implicaciones si esta jornada no se cumple; o, por el contrario, excede los tiempos máximos de trabajo.

Llevar un control de asistencia laboral permite identificar si existen patrones de ausencias en nuestros colaboradores, y con ello:

• Evaluar y atender dichos comportamientos, para reducir la cantidad de faltas y ausentismo.

Como lo decíamos antes, llevar el control de las asistencias de tu personal mejora la productividad:

• Puedes generar procesos que reduzcan la cantidad de ausencias
• Sabrás con qué cantidad de personal se cuenta y podrás tomar las medidas pertinentes para sacar adelante el trabajo.

Herramientas para llevar el control de asistencia laboral

Existen varias herramientas para llevar un control de asistencia laboral, y las empresas pueden elegir la que mejor se ajuste a sus necesidades y recursos. Algunas de las más comunes incluyen:

1. Sistemas de marcaje de huella dactilar o biometría

Estos sistemas permiten a los empleados registrar su asistencia mediante la huella dactilar, lo que garantiza que solo el trabajador registrado pueda marcar su entrada y salida.

Son altamente efectivos para prevenir fraudes y son muy utilizados en empresas que manejan grandes plantillas de empleados.

2. Relojes de control de asistencia (tarjetas)

Este sistema utiliza tarjetas de fichaje o tarjetas magnéticas. El empleado debe insertar su tarjeta en un lector de relojes de entrada y salida, registrando su hora exacta de ingreso y salida. Aunque más tradicional, sigue siendo una opción válida en muchas empresas.

3. Software de control de asistencia en la nube

Existen plataformas que permiten a las empresas gestionar la asistencia de los empleados de forma digital. Estas herramientas permiten el registro de asistencia, la gestión de permisos, las ausencias, y pueden estar integradas con sistemas de gestión de nómina.

4. Aplicaciones móviles de control de asistencia

Con el aumento del trabajo remoto y en campo, muchas empresas implementan aplicaciones móviles que permiten a los empleados registrar su entrada y salida desde sus teléfonos móviles.

5. Sistemas de control de asistencia por código QR

Algunos sistemas permiten el registro de asistencia mediante la lectura de códigos QR. Los empleados pueden escanear un código a la entrada y salida de sus jornadas laborales, y estos datos quedan registrados en un sistema centralizado.

6. Tableros o planillas de control manual

Aunque más rudimentario, algunas empresas aún optan por mantener hojas de registro o planillas electrónicas en donde los empleados anotan sus horas de entrada y salida, así como las ausencias. Esto es más común en pequeñas empresas.

7. Sistemas integrados con ERP o software de gestión empresarial

Muchas grandes empresas optan por herramientas como SAP, Oracle o Microsoft Dynamics, que integran el control de asistencia dentro de un sistema más amplio de gestión de recursos humanos y nómina, permitiendo una gestión más automatizada y centralizada.

Estas herramientas ofrecen diferentes niveles de automatización y precisión, y la elección depende de la complejidad y el tamaño de la empresa, así como de la tecnología disponible.

Además, muchas de estas opciones también permiten hacer un seguimiento de horas extras, vacaciones y permisos, lo que facilita aún más la gestión del tiempo y los costos laborales.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

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