18 de febrero, 2025

Existen muchas maneras de pasar lista de asistencia en una empresa. Y hoy aprenderemos a generar un control de asistencia con código QR. Las formas más prácticas son aquellas que permiten que sean las mismas personas quienes registren su asistencia, en un sistema de modo automático.

Para esto sirven mucho los softwares de RRHH que además, gestionan el control de asistencia, las vacaciones, las incidencias en nómina, entre muchas otras. Sigue leyendo para saber más.

Cómo hacer un control de asistencia con código QR y Google Sheets

Aunque el control de asistencia con código QR es un procedimiento un poco rudimentario en los tiempos actuales, sigue siendo útil en:

Escuelas
Algunas universidades
Pequeñas empresas.

Y es que generando el código QR para control de asistencia, sólo pediremos a las personas que lo escaneen, entonces no tendrán que validar o escribir nada.

1. Crear la hoja de asistencia en Google Sheets

Abre Google Sheets.
Crea una nueva hoja y asígnale un nombre como «Asistencia».
Agrega las siguientes columnas:
- A: Nombre
- B: ID o Matrícula
- C: Fecha
- D: Hora de entrada
- E: Hora de salida

2. Generar códigos QR para los empleados o estudiantes

Cada persona tendrá un código QR con su información (ID o enlace único de registro).

Abre Google QR Code Generator u otro servicio similar.
Genera un código QR para cada empleado con un enlace a un formulario de Google Forms o con su ID.
Descarga y distribuye los códigos QR (impresos o digitales).

3. Crear un formulario en Google Forms para el registro

Ve a Google Forms.
Crea un nuevo formulario con los siguientes campos:
- Nombre
- ID o Matrícula
- Fecha (configurada como fecha actual automática)
- Hora (configurada como hora actual automática)
Habilita la opción de Registrar respuestas en Google Sheets y vincula la hoja creada en el paso 1.

4. Escanear códigos QR para registrar asistencia

Utiliza una aplicación gratuita de escaneo de códigos QR (Google Lens, QR Code Reader, etc.).
Al escanear el código, se abrirá el formulario de Google Forms prellenado con el ID.
Al enviarlo, la información quedará registrada en Google Sheets automáticamente.

5. Automatizar y analizar los datos

Filtros y fórmulas: Usa funciones como =UNIQUE(A:A) para evitar duplicados o =COUNTIF(B:B, "ID") para contar asistencias.
Google Apps Script: Puedes automatizar la salida con un script para registrar automáticamente la hora de salida si se vuelve a escanear el mismo código QR.

Utilizar una App para contar horas y asistencia de los empleados

Al principio de esta publicación te mencionamos que llevar el control de asistencia con código QR es ya un sistema rudimentario.

En contraste, en la actualidad existen aplicaciones que te permiten llevar un registro integral de la asistencia de tus colaboradores.

Estas aplicaciones funcionan con un reloj checador integrado. Tal funcionalidad permite identificar a cada persona de manera única. Esto evita que otras personas realicen el pase de lista del compañero.

Estas aplicaciones te permiten calcular de manera automática las horas trabajadas por cada persona. Con ello puedes generar reportes para mejorar la toma de decisiones de los responsables de cada proceso.

Sesame: una gran App para vigilar la asistencia

Nuestra plataforma de recursos humanos , es una aplicación que integra múltiples funciones de Recursos Humanos. Con Sesame podrás tener un control completo de la asistencia y puntualidad de tu personal.

Reloj checador

De inicio, tus trabajadores podrán checar sus entradas y salidas desde cualquier dispositivo digital. Esto te permite que incluso las personas en modalidades de teletrabajo puedan realizar su registro.

Con su función de geolocalización también identificarás el lugar desde donde se hizo el registro. La identificación de cada uno se puede hacer a través de sistemas biométricos. Estos sistemas identifican a cada persona de manera única y sin posibilidad de suplantación.

Código QR con Sesame HR

Si deseas que cada empleado haga el registro de entrada con un código QR, te explicamos cómo:

Antes que nada, habilitamos una tablet para registro de entrada a la empresa. Entonces, los empleados solo necesitarán su celular al llegar.

Primero, deben tener instalada la APP de Sesame HR. A continuación, abren la APP y con un solo click, habilitan la lectura de código QR.

Por último, solo tienen que pasar su teléfono por encima de la tablet y listo. ¡Así de fácil y rápido! También, es importante anotar que la tablet, estará habilitada para Android e iOS. Full compatibilidad para tu empresa y tus trabajadores.

Control de asistencia

La aplicación cuenta con tableros de control que te permite ver por área o por puesto la situación en tiempo real de cada trabajador. Con ello puedes saber quiénes se encuentran activos en el trabajo.

Los datos se van almacenando en una base de datos centralizada. Esta información se guarda y encripta para garantizar la seguridad de la misma.

Se pueden generar perfiles de acceso para que sólo los involucrados puedan tener acceso a dichos datos. Además, lleva el conteo de las horas trabajadas. Esto te permite trabajar bajo formatos de flexibilidad de horarios.

También, te ayuda a llevar un registro de las ausencias injustificadas y retardos. Combinado con el control de vacaciones y permisos tendrás un panorama completo de tu plantilla.

Como podrás notar, Sesame HR es una aplicación más robusta que llevar el control de asistencia con código QR. Te invitamos a explorar esta aplicación, todo un apoyo para tu equipo de RRHH.

Puedes solicitar una prueba gratuita y comprobar por ti mismo los beneficios en tu control y gestión del talento humano.

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.