Control de acceso empleados: ¿Cómo se hace paso a paso?

13 de febrero, 2025

Tarjetas de identificación, lectores biométricos, códigos QR, reconocimiento facial… Todas estas herramientas tienen un propósito en común: garantizar un control de acceso empleados eficiente y seguro en las empresas.

Imagina que llegas a la oficina y te encuentras con largas filas en la entrada porque el sistema de acceso está fallando. O peor aún, descubres que cualquier persona puede entrar sin problemas.

Si quieres que tu empresa tenga un acceso organizado y seguro, necesitas implementar un control de asistencia a empleados bien diseñado.

Qué es el control de acceso empleados y por qué es importante

El control de acceso de empleados es el conjunto de métodos y herramientas utilizadas para gestionar y restringir la entrada de personal a las instalaciones de una empresa.

Su objetivo principal es garantizar la seguridad de la organización, proteger la información sensible y llevar un registro del tiempo de entrada y salida de los trabajadores.

Sin un control de acceso adecuado, las empresas pueden enfrentarse a diversos problemas, desde riesgos de seguridad hasta fraudes en el registro de asistencia.

Las empresas que implementan un control de acceso empleados eficiente pueden reducir el tiempo de administración de asistencia. Pero también pueden mejorar la productividad y minimizar el riesgo de incidentes internos o externos.

Tipos de sistemas de control de acceso empleados

Para establecer un sistema de control eficiente, es fundamental conocer los diferentes métodos que existen. Cada empresa tiene necesidades distintas.

Por lo tanto, elegir el sistema adecuado dependerá de factores como el número de empleados, la infraestructura y el nivel de seguridad requerido.

Control de acceso con tarjetas RFID

Uno de los métodos más comunes en las empresas es el uso de tarjetas RFID (Identificación por Radiofrecuencia). Cada empleado recibe una tarjeta personalizada que le permite acceder a ciertas áreas de la empresa.

Es un sistema práctico, pero tiene el inconveniente de que las tarjetas pueden extraviarse o ser usadas por personas no autorizadas.

Control de acceso biométrico

Los sistemas biométricos utilizan características únicas de cada persona, como la huella digital, el reconocimiento facial o el escaneo de retina. Son altamente seguros y evitan fraudes en el acceso, ya que es imposible falsificar los datos biométricos.

Control de acceso con código QR

Cada empleado recibe un código QR que debe escanear al ingresar a las instalaciones. Es una opción flexible y fácil de implementar, ideal para empresas con trabajo híbrido o con alta rotación de personal.

Control de acceso con reconocimiento facial

Cada vez más empresas implementan este sistema, ya que no requiere contacto físico y ofrece altos niveles de seguridad. Funciona a través de cámaras que identifican el rostro del empleado y permiten o deniegan su acceso.

Control de acceso mediante aplicaciones móviles

Algunas empresas utilizan apps móviles que registran la entrada y salida del personal mediante GPS o Bluetooth. Este método es útil para organizaciones con empleados en campo o trabajo remoto.

Control de acceso con claves o contraseñas

Aunque es una opción sencilla, no es la más segura, ya que las claves pueden ser compartidas o robadas. Sin embargo, puede ser útil en combinación con otros métodos para reforzar la seguridad.

Cómo implementar un control de acceso empleados eficiente

No basta con elegir el sistema adecuado, también es necesario diseñar un plan de implementación que garantice su correcto funcionamiento.

Evalúa las necesidades de tu empresa

Antes de seleccionar un sistema de control de acceso empleados, es importante analizar el tamaño de la empresa, la cantidad de empleados y las áreas que requieren mayor seguridad.

Una empresa pequeña puede optar por tarjetas RFID, mientras que una corporación con información confidencial podría necesitar reconocimiento facial o biométrico.

Define los niveles de acceso

No todos los empleados necesitan acceso a todas las áreas. Un buen sistema de control de acceso a empleados debe permitir establecer distintos niveles de permisos según el cargo y las funciones de cada persona.

Capacita al personal

La implementación de un nuevo sistema de acceso puede generar confusión entre los empleados. Es importante capacitarlos para que comprendan cómo funciona el sistema, qué hacer en caso de fallas y cuáles son las normas de seguridad.

Monitorea el sistema de manera constante

Un control de acceso empleados no es un proceso que se instala y se olvida. Debe ser monitoreado de manera regular para detectar fallas, mejorar la experiencia de los empleados y reforzar la seguridad en caso de posibles vulnerabilidades.

Integra el sistema con la gestión de asistencia

Para una mayor eficiencia, el control de acceso debe estar vinculado con el sistema de gestión de asistencia. De esta manera, se puede llevar un registro preciso de las horas trabajadas y evitar fraudes en el control de horario.

Asegura la protección de datos

Los sistemas de control de acceso empleados manejan información personal, por lo que es fundamental cumplir con las normativas de protección de datos. Además, debe garantizar que la información no sea utilizada de manera indebida.

Un buen control de acceso empleados no solo mejora la seguridad de la empresa. También facilita la gestión del personal y optimiza los procesos internos. Implementar un sistema eficiente requiere planificación, tecnología adecuada y una supervisión constante para garantizar su funcionamiento.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

Cómo hacer un buen control de acceso de empleados en la empresa

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