Software de control de asistencia: ¿Por qué debería tu empresa contar con uno?

29 de marzo, 2022

Es bien conocido que una de las funciones básicas de la administración del recurso humano es el control de asistencia del personal. Para llevar a cabo esta tarea, se utiliza cada vez más, un software de registro de asistencia.

Hoy en día, las Apps para el control de la asistencia y los softwares especializados han ido ganando terreno para convertirse en los métodos que las empresas prefieren.

¿Qué es un software de registro de asistencia?

Un software de registro de asistencia es aquella solución tecnológica para el registro de entrada y salida de trabajadores. En la actualidad, existen múltiples soluciones de acuerdo con las necesidades de empresas.

Un software de control horario es una herramienta informática que se utiliza para llevar un registro detallado de las horas de trabajo de los empleados en una empresa.

Este tipo de software se utiliza en empresas de diferentes tamaños y sectores para monitorear y administrar la asistencia y el tiempo de trabajo de los empleados.

¿Por qué necesitas un software de registro de asistencia?

Imagina que eres el jefe de una pequeña empresa. Uno de tus empleados tiene un patrón de baja asistencia. Has intentado hablar con él al respecto, pero no parece tomarse en serio tu preocupación.

Incluso has intentado amenazarle con el despido, pero tampoco ha funcionado. ¿Qué puedes hacer?

Por fortuna, existe una solución: software de control horario. Este software puede ayudarle a realizar un seguimiento de las horas de sus empleados, y también puede ayudarle a identificar patrones de falta de asistencia.

En diversos contenidos hemos hablado ya de la tendencia en el empleo de herramientas digitales para desempeñar las labores propias de las áreas de recursos humanos. El caso del control de asistencias no es la excepción.

Importancia del control de asistencia en una empresa

La asistencia de los empleados a la oficina es una parte importante de cualquier negocio. Si los empleados llegan tarde o faltan, esto tiene un impacto en el trabajo que realizan y en la productividad de la empresa.

Por esta razón, es importante implementar un sistema de control horario que ayude a monitorizar la asistencia de los empleados.

Esta información es útil para determinar si hay un problema con la asistencia de los empleados y tomar medidas para resolverlo.

5 Beneficios del uso de software de control de presencia

Son muchas las ventajas de utilizar un software de control horario. He aquí las cinco principales:

Precisión en los registros de asistencia

Cuando los empleados controlan sus horas mediante un software, los datos son siempre exactos. Esto elimina la necesidad de dedicar tiempo al seguimiento manual de las horas, que puede ser propenso a errores humanos.

Monitoriza la asistencia de tu equipo en tiempo real

El software de control de presencia facilita a los supervisores ver rápidamente quién está trabajando y cuándo. Esto les permite delegar tareas de forma más eficiente y realizar la mayor parte del trabajo en el menor tiempo posible.

Cumplimiento de las normativas laborales

Mediante el seguimiento de las horas de los empleados, los empresarios pueden asegurarse de que cumplen todas las leyes laborales aplicables. Esto reduce el riesgo de sanciones y ayuda a mantener una relación positiva con los empleados.

Registros organizados

El software de control horario crea un registro electrónico de las horas de los empleados al que se puede acceder en cualquier momento.

Ahorro de costes

Un sistema de control de presencia suele amortizarse en poco tiempo gracias al ahorro obtenido en la reducción de los costes de horas extras, la precisión de las nóminas y la disminución de las sanciones relacionadas con Recursos Humanos.

Tipos de software de registro de asistencia

La asistencia de los empleados es un aspecto importante de cualquier empresa. Y mientras que algunas empresas todavía pueden estar utilizando métodos manuales para realizar un seguimiento del tiempo de los empleados, la asistencia y las ausencias, hay muchos beneficios de usar el software de tiempo y asistencia.

Para empezar, existen diferentes tipos de software de control de presencia para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.

Tanto si necesita un sistema para gestionar las horas de los empleados, realizar un seguimiento de los días de vacaciones y enfermedad, o simplemente controlar las ausencias de los empleados.

Ahora, incluso, puedes tener el control de asistencia de tus empleados directamente desde WhatsApp gracias al reloj checador por WhatsApp. De esta forma, no tendrá que descargar ninguna app externa.

5 características de un reloj checador digital

Con un reloj checador digital, obtendrás uno de los métodos de control más precisos y fiables que existen.

Estas son cinco características que debe buscar en un reloj checador digital:

• Sincronización automática: busca un software que te permita sincronizar los datos de los registros de tus empleados con las nóminas y otras tareas administrativas.
• Control de acceso: asegúrate de que el reloj checador puede restringir el acceso a determinadas zonas de la oficina, garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a las áreas sensibles.
• Identificador biométrico: un identificador biométrico, como un escáner de iris o una huella dactilar, puede ayudar a garantizar la precisión y la privacidad cuando se trata de los registros de asistencia de los empleados.
• Gestor de horarios: un sistema de programación flexible que le permita crear, modificar y asignar turnos fácilmente facilita enormemente la gestión de su equipo.
• Integración con cualquier dispositivo móvil: con una app móvil, los empleados pueden registrar su asistencia desde cualquier lugar y la dirección puede hacer un seguimiento de la asistencia de forma remota.

Cómo elegir el sistema de control de presencia adecuado

Primero, ¿necesitas un sistema que registre y mida la hora de llegada y salida de los colaboradores?

Y, segundo, ¿necesita un sistema que administre también el tiempo ausente? Esto es importante porque hay diferentes soluciones para diferentes necesidades.

Es imprescindible elegir un software que sea fácil de usar para sus empleados y para la administración. Una interfaz intuitiva hará que la gestión del horario sea mucho más sencilla y eficiente.

Tendencias recientes en software de control horario

El software de registro horario ha avanzado mucho en los últimos años y ha adoptado nuevas formas que van más allá de los relojes checadores tradicionales.

Ahora tiene la posibilidad de controlar la asistencia de los empleados desde cualquier lugar gracias a los programas basados en la nube.

También puede configurar alertas para recibir notificaciones cuando los empleados lleguen tarde o se ausenten, lo que le ayudará a estar al tanto de los problemas de asistencia.

Además, con el software basado en la nube, puede utilizar análisis para realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados a lo largo del tiempo, lo que le ayuda a detectar posibles problemas de asistencia antes de que se conviertan en problemas graves.

Por último, estas herramientas ofrecen más precisión que los métodos tradicionales al proporcionar una visión más granular de los datos de asistencia de sus empleados.

¿Por qué invertir en un software de registro de asistencia?

Existen varias razones por las cuales una empresa debería invertir en un software de registro de asistencia hoy en día:

Automatización y ahorro de tiempo

El uso de un programa de control de asistencia elimina la necesidad de llevar registros manuales, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.

La automatización del proceso también significa que los empleados pueden registrar sus horas de trabajo y solicitar vacaciones o permisos sin la necesidad de que un administrador esté presente.

Mayor precisión y eficiencia

Un sistema de control de asistencia puede calcular las horas de trabajo de los empleados con precisión, lo que ayuda a evitar errores y a garantizar que se pague a los empleados por el tiempo trabajado.

Además, la información sobre la asistencia se almacena en una base de datos centralizada, lo que permite a los gerentes y administradores de la empresa acceder rápidamente a la información relevante.

Mejora del cumplimiento de normas laborales

Un software de control horario puede ayudar a una empresa a cumplir con las regulaciones laborales en cuanto a horas de trabajo, descansos, horas extraordinarias, y otras normativas relacionadas con la gestión del tiempo laboral.

Reducción de costos y fraude:

Por último, un software específico de registro de asistencia laboral puede ayudar a reducir los costos y el fraude relacionados con la asistencia, ya que puede detectar los registros de entrada y salida fraudulentos o los errores de cálculo.

Esto puede reducir el absentismo laboral y la pérdida de productividad, lo que a su vez puede mejorar el desempeño financiero de la empresa.

Ventajas del software de registro de asistencia de Sesame HR

Evitar problemas legales

Un tema habitual en las empresas son las demandas laborales por discrepancias y pagos de nóminas. Contar con evidencias de las entradas y salidas de los trabajadores, ayuda en las inspecciones laborales y al defenderse de dichas demandas.

Gestionar las nóminas

Para todo trabajador es muy importante que el cálculo de su compensación salarial sea el adecuado. Un software de registro de asistencia como Sesame HR ayuda a pagar los salarios por los días trabajados, las asignaciones por turno y aplicar las bonificaciones por asistencia.

Calcular las horas extra

En muchas organizaciones, es común que se les pida a las personas el trabajar tiempo adicional a su jornada laboral para atender clientes, terminar la producción, resolver situaciones extraordinarias, etc.

Llevar un registro de las horas extra, trae beneficios no solo en el tema de control de costos, sino también para cumplir con la normatividad estipulada en la Ley Federal de Trabajo.

Reducir el absentismo laboral

Contar con información que te ayude a identificar patrones de absentismo te permitirá generar estrategias para combatir los problemas.

Administrar los proyectos

Cuando existen proyectos específicos que deben ser gestionados en cuanto a los tiempos que cada trabajador destina al mismo, estos software son muy valiosos.

No solo porque conoces el tiempo de la jornada de cada persona, sino que también se pueden asignar tareas y conocer al personal que está disponible en tiempo real.

Registra a distancia con un software de registro de asistencia

Cuando el personal se encuentra en diferentes ubicaciones, estas herramientas son la única opción que es viable, permiten geolocalizar al empleado en tiempo real.

Por ejemplo, con Sesame HR se puede reportar el inicio o término de la jornada laboral desde cualquier ubicación y mediante cualquier tipo de dispositivo (celular, tablet o computadora).

Los esquemas de teletrabajo o híbridos pueden ser controlados fácilmente reportando en tiempo real dichos registros.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

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