25 de junio, 2024

¿Buscas una forma eficaz de controlar la asistencia de tus empleados? Si es así, deberías considerar el uso de una bitácora de asistencia laboral.

Es una gran herramienta para ayudarte a controlar la asistencia y mantenerla organizada. Algo vital en compañías que superan los 50, 100 o más trabajadores

Qué es una bitácora de asistencia laboral

Un bitácora de asistencia laboral es utilizada para controlar y registrar la asistencia de los empleados. Suele utilizarse en sectores como:

Manufacturas
Comercio minorista
Hostelería y sanidad.

Características

El libro o bitácora suele incluir un calendario semanal para registrar las horas de llegada y salida, así como cualquier otra información pertinente.

También puede usarse para registrar las ausencias o vacaciones de los colaboradores.

Además, el libro permite llevar un registro del tiempo libre y las vacaciones de los empleados, garantizando que todos conozcan sus horarios de trabajo.

Apoyo

La bitácora de asistencia laboral ayuda a reducir los errores humanos y proporciona un registro preciso de la asistencia de los trabajadores.

Además, puede utilizarse para rastrear el rendimiento y la productividad de los empleados. Así, el empresario identifica cualquier problema o área de mejora.

También puede aplica al seguimiento de las horas extraordinarias. De modo que los empresarios pueden asegurarse de que los colaboradores no trabajan demasiadas horas y de que se les compensa por su trabajo.

Ventajas de tener una bitácora de asistencia de personal

Disponer de un libro de registro de asistencia puede aportar una serie de ventajas a los empresarios:

En primer lugar, puede ayudar a garantizar que la asistencia de los colaboradores se controla y registra con precisión.

Esto minimiza los errores y garantiza que los empleados cobren a tiempo preciso.

Segundo, el libro permite identificar cualquier problema con la asistencia de los colaboradores, como retrasos o absentismo. Así ayuda al empresario a tomar las medidas adecuadas para resolver tales inconvenientes.

Cómo elegir la bitácora de asistencia laboral

A la hora de escoger una bitácora de asistencia laboral, es importante tener en cuenta el tipo de información que se va a registrar.

Por ejemplo, algunas pueden incluir un calendario para registrar las horas de llegada y salida de los empleados. Otros incluyen información adicional, como las horas extraordinarias y las ausencias.

Tecnología

Hoy en día, cada vez son más las empresas que reemplazan las bitácoras por herramientas digitales:

Estas optimizan no sólo los resultados sino también el tiempo del departamento de Recursos Humanos.

La mejor opción es contar con un software de control de asistencia en el que podrás llevar toda la información que tienes en la bitácora, pero más completa y en la nube.

Con lo anterior, te aseguras de que tu información no se pierda y los errores disminuyan.

Cómo controlar la asistencia de tus empleados

Controlar la asistencia de los colaboradores es una tarea importante para cualquier empleador. La puntualidad y la asistencia regular de los empleados son esenciales para el éxito de cualquier empresa.

Aquí te brindamos algunos consejos útiles para administrar la asistencia de tus empleados:

Establece políticas claras de asistencia

Define con claridad las políticas de asistencia de tu empresa y asegúrate de que todos los empleados las conozcan y las entiendan.

Las políticas de asistencia deben incluir información sobre:

Puntualidad
Horas de trabajo
Faltas
Vacaciones
Permisos
Ausencias por enfermedad.

Comunica con los empleados

Habla con tus empleados cada cierto tiempo. Asegúrate de que comprendan las políticas de asistencia de la empresa y las consecuencias de no cumplirlas.

También, es importante escuchar a tus empleados y estar dispuesto a hacer ajustes a las políticas de asistencia, si es necesario.

Reconoce el buen desempeño

Reconoce a los empleados que tienen una buena asistencia y puntualidad. Puedes hacerlo mediante una nota de agradecimiento, un reconocimiento público o incluso una recompensa.

Esto ayudará a fomentar la buena conducta entre el resto del personal.

Ofrece capacitación

Ofrece capacitación y recursos a tus empleados, para ayudarles a mejorar su asistencia y puntualidad.

Esto puede incluir sesiones de entrenamiento para mejorar la gestión del tiempo y la organización.

Sé flexible

Cuando sea posible, permite la flexibilidad. En especial si se trata de ausencias por enfermedad o emergencias.

Si un empleado necesita tiempo libre inesperado, trata de ser comprensivo y encontrar una solución que funcione para ambas partes.

Gestión de las asistencias durante el teletrabajo

La gestión de la asistencia laboral, durante el teletrabajo, puede ser un poco más complicada que en un entorno laboral tradicional.

Aquí hay algunas recomendaciones para ayudarte a administrar las asistencias de tus empleados durante el home office:

Establece horarios de trabajo. Es importante que tus empleados tengan un horario de trabajo establecido durante el teletrabajo. Establece horas claras de inicio y finalización del trabajo. Asegúrate de que los colaboradores estén disponibles durante las horas laborales.
Mantén una comunicación regular. Es importante mantener una comunicación regular con tus colaboradores durante el teletrabajo. Así das retroalimentación y apoyo, si es necesario.

Garantiza condiciones

Fomenta la autodisciplina. Fomenta la responsabilidad en tus empleados durante el teletrabajo. Ayúdalos a establecer una rutina diaria y a planificar su trabajo, para mantener una buena asistencia.
Ofrece apoyo y recursos. Brinda condiciones técnicas y recursos a tus colaboradores para ayudarlos a administrar mejor sus tareas. Esto puede incluir capacitación sobre la gestión del tiempo y la organización. También dispositivos tecnológicos adecuados (computadora, conexión eficiente a internet, etc.)

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

Qué es y cómo usar el bitácora de asistencia laboral