Control de asistencia
Control de asistencia digital: una necesidad en el nuevo entorno laboral
El control de asistencia digital es imprescindible tras los cambios en el mercado. ¡Mira los beneficios del registro de asistencia digital!
Control de asistencia
El control de asistencia digital es imprescindible tras los cambios en el mercado. ¡Mira los beneficios del registro de asistencia digital!
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Estrella Ponce de León
HR Consultant
19 de febrero, 2024
Muchos son los cambios que trajo la emergencia sanitaria por el COVID-19 a los mercados laborales. Con ellos vino la necesidad de agilizar ciertos procesos, como el control de asistencia digital.
Y ello se consigue con herramientas que se han vuelto esenciales. Por ejemplo, la vigilancia y seguimiento a ciertos controles solo es posible con el apoyo de programas digitales.
Veamos a detalle algunas necesidades actuales de las empresas y cómo se solucionan con un adecuado control de asistencia digital.
Un registro de asistencia digital es un documento en el que los empleados firman su entrada y salida.
El principio en el que se basa un registro de asistencia es que los empleados sólo deben trabajar las horas para las que han sido autorizados. También, se utiliza para registrar las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros tipos de permisos.
Existen varios métodos para llevar un registro de asistencia, pero el más común es el uso de un reloj checador o contar con un software para registro de asistencia digital.
Así, el reloj checador tradicional es un dispositivo físico que registra la hora de entrada y salida de un empleado. Los trabajadores suelen escanear sus tarjetas de identificación o introducir sus números de empleado en el reloj checador, para registrar su tiempo.
Es muy importante llevar un registro de las horas trabajadas por sus empleados.
Con un reloj de registro de asistencia digital, esto es fácil de hacer. El reloj de fichar te ayudará a controlar cuándo llega, sale y hace descansos cada empleado.
Esta información es importante por varias razones. En primer lugar, le ayuda a asegurarse de que sus empleados no trabajan más horas de las debidas.
En segundo lugar, le ayuda a asegurarse de que hacen las pausas que se supone que deben hacer.
Por último, le ayuda a controlar la productividad de los empleados.
Con un registro de asistencia digital puede obtener informes automatizados. Estos le muestran cuánto tiempo ha trabajado cada empleado en proyectos o tareas específicas.
Dicha información puede ser útil a la hora de decidir cómo dotar de personal a un proyecto, o cuando necesite asignar horas extraordinarias.
Tras la contingencia por el COVID-19, el gobierno de México presentó una guía de acción.
Esta guía enumeraba protocolos a seguir en los centros de trabajo para prevenir el contagio de la enfermedad. Esta fue emitida por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) en coordinación con la Secretaría de Salud.
Para el tema del que estamos hablando, hay dos acciones a rescatar de dicha guía postcovid.
Los modelos de trabajo se ha vuelto más flexibles.
Una estrategia por la que se quedaron muchas empresas, tras la pandemia, es permitir el teletrabajo y los modelos de trabajo híbridos.
En tal sentido, el principal reto del teletrabajo y el modelo híbrido es el control horario del personal.
Algunas empresas ya contaban con un control de asistencia en los centros de trabajo. Pero no podían instalar reloj checador en la casa de cada colaborador.
Otra modalidad de trabajo que llegó fue el empleo de jornadas flexibles. Para reducir la afluencia en los centros de trabajo se escalonaron las jornadas laborales.
El control de dichas jornadas se puede volver una tarea titánica sin las herramientas de apoyo adecuadas. Por eso hemos mencionado el registro de entrada digital.
Utilizar un reloj checador digital en el lugar de trabajo tiene muchas ventajas. Quizá la más obvia sea que es mucho más sencillo de usar que un reloj checador tradicional.
Contar con todos los registros en la nube gracias a un software ahorra tiempo y molestias, tanto a los empleados como a los jefes.
Los empleados pueden tener la opción de teletrabajar y los jefes no tienen que dedicar tiempo a calcular las horas de los empleados. El registro de entrada digital en software lo hace por ellos.
No todos los cambios en el entorno laboral surgieron por la pandemia. La puesta en acción de normativas como la NOM-035 también han generado nuevas necesidades.
Recordemos que la NOM 035 de la Ley Federal de Trabajo pretende la detección y prevención de riesgos psicosociales.
Lo que se busca es generar espacios de trabajo positivos, que fomenten la salud mental y aumentar la productividad.
Uno de los factores de riesgo es la sobrecarga de trabajo. Esta puede identificarse por la cantidad de horas laboradas por la persona.
Así pues, es clave identificar el tiempo que trabaja cada persona. ¿Por qué? Porque con el cómputo de sus horas extra y sus horas de descanso puede identificarse este factor en tu empresa.
Contar con un registro de control horario puede hacer una gran diferencia en tu área de recursos humanos.
Un sistema de control de asistencia adecuado te permitirá una mejor gestión de turnos y de personal.
Quizás te preguntes, ¿qué objetivos tiene el control de asistencia al grupo de procedimientos administrativos? Pues el de registrar y controlar la hora de entrada y salida de los trabajadores de una organización.
La principal actividad de este control es el registro de asistencia del personal. Dicho registro se puede hacer en formato físico o digital.
Deben poder contarse las horas de manera efectiva que laboró cada colaborador.
Entre los beneficios que nos aporta un adecuado control de asistencia se encuentran:
La recomendación es que toda empresa cuente con un control horario. El sistema a seleccionar es elección de cada organización.
Pero deben conocerse los pros y contras de cada uno. Así como reconocer que no todos responden a las mismas necesidades.
¿Cómo implementar con éxito un sistema de control de presencia digital?
El primer paso es elegir el producto adecuado. Tendrás que encontrar un reloj checador digital que coincida con la configuración y el tamaño de tu empresa.
Además, tendrás que asegurarte de que:
Una vez avanzados los preparativos, es hora de crear procesos y protocolos claros para usar el reloj marcador digital. Esto incluye definir:
Establece métodos para asegurarte de que tu equipo cumpla con las normativas legales pertinentes y asegúrate de que tus empleados estén al corriente con los procedimientos correctos.
Es el método tradicional donde se usan controles en papel. En este se realiza el registro de las entradas y salidas a mano.
No se automatiza nada, por lo que se requieren mayores recursos para su gestión. Además, no cuenta con mecanismos de verificación de la persona que realiza el registro.
El uso de plantillas Excel es una de las medidas más empleadas en el mercado laboral.
Permite una mejor gestión de los datos que los libros de registro. Sin embargo, es poco flexible y no es escalable. Además puede dar lugar a ciertos errores de importancia.
Suelen ser mecanismos que realizan el registro a través de la lectura de algo:
Estos sistemas dan mayor certeza y seguridad al chequeo y automatizan varios procesos.
Los sistemas de registro de asistencia digital han solucionado la mayoría de las desventajas que tienen los otros sistemas. Estas no requieren instalación física ni altas inversiones iniciales:
Si te decides a implementar un software de control de asistencia debes revisar que cumpla con las siguientes características:
A medida que tu empresa vaya creciendo, el software debe ser capaz de soportar dicho crecimiento. Si ahora tienes 100 empleados, esta solución debe ser capaz de procesar 300 e incluso 500 trabajadores o más.
La herramienta debe poder adaptarse a cualquier necesidad y tamaño.
El cuidado de los datos debe ser a través de accesos para que solo las personas autorizadas tengan acceso.
Además, el sistema debe estar soportado en la nube, para que no haya riesgo de pérdida de la información.
El software debe permitir el análisis de datos. Muchos tienen ya reportes estándar.
Pero quizá tu necesidad sea diferente, por lo que debes poder exportar los datos para cualquier plataforma.
Esta característica se ha vuelto indispensable. El software debe poder correr sobre cualquier dispositivo, ya sea celular, tablet o computadora.
De esta manera, se facilita el registro de las personas al requerir solo un equipo conectado a internet.
Con un reloj de checador digital, puedes controlar cuándo entran y salen los empleados, así como las pausas y las horas extras. Y todo ello sin necesidad de registros o cálculos manuales.
Esto ahorrará tiempo y energía y garantizará que el control del tiempo sea siempre preciso.
Aparte de la precisión, también tendrá más control sobre la asistencia al lugar de trabajo.
Podrás establecer normas y reglamentos específicos que se adapten a las necesidades individuales. Por ejemplo:
Por último, con un sistema de registro de asistencia, puedes acceder a los datos en tiempo real desde cualquier lugar.
Esto te permite tomar decisiones rápidas, sin tener que esperar a: que se pase la hoja de horas en papel de un empleado, o a que se audite de forma manual al final de la semana.
Así, si alguna vez surge una disputa sobre las horas de llegada o salida, sólo tiene que consultar los datos para obtener una respuesta inmediata. El registro de asistencia digital lo hará por usted.
A la hora de elegir el software de control horario que mejor se adapte a sus necesidades, debe tener en cuenta una serie de consejos:
Dedique también algún tiempo a leer los comentarios de los colaboradores sobre el software elegido. Ellos le darán una idea precisa de su fiabilidad y facilidad de uso.
Además, tenga en cuenta la facilidad de acceso al servicio de atención al cliente, en caso de que se presente algún problema al utilizarlo.
Si busca aún más simplicidad, considere la posibilidad de aprovechar la integración del software con tabletas y smartphones. Es una gran opción para los empleados remotos que no tienen acceso a un reloj checador físico.
Cuando se integra con una aplicación de reloj checador, los empleados pueden registrar la entrada y la salida desde su propio dispositivo. Esto permite:
Por último, si le preocupa garantizar la precisión, la mayoría de las aplicaciones permiten al empleador verificar la identidad de un empleado mediante el reconocimiento facial u otra tecnología biométrica.
Además, se pueden enviar mensajes para avisar a los jefes cuando un empleado cheque tarde o no lo haga a tiempo. Así se asegura de que todo el mundo cumple la política de la empresa y maximiza la eficiencia.
Digitalizar el control de asistencia de los colaboradores es el mejor camino. Son múltiples los beneficios que aporta, además de adecuarse a las necesidades del mundo laboral actual.
Por ello le queremos presentar el software de registro de asistencia digital de Sesame HR. Este ermite registrar las entradas y salidas del personal. Y, al mismo tiempo, garantiza un seguimiento real al control horario.
De entrada es un sistema fácil de implementar. El software es sencillo de instalar, ya que sólo se requiere una conexión a internet.
El registro de asistencia puede hacerse desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación.
Cuenta con un sistema biométrico que reconoce la cara de la persona que realiza el chequeo. Esto le da mayor seguridad a los datos generados.
Con su sistema de geolocalización también tendrás el registro de la ubicación desde donde se generó la marcación.
Sesame HR te permite planear las jornadas laborales de manera que se automatiza el control horario. Además, puedes generar múltiples reportes para mejorar la toma de decisiones. Algunos de ellos son:
El control de asistencia digital se puede realizar en tiempo real al poder programarse las notificaciones de incidencias. Así como de cambios de registros y la automatización de las marcaciones.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.