¿Por qué el organigrama online es necesario para una empresa?

8 de septiembre, 2022

No es un secreto que si eres el encargado de Recursos Humanos tienes un súper poder para la organización. Las tablas, el organigrama online, esquemas mentales, flujos de trabajo y este tipo de diagramas son lo tuyo.

Sin embargo, el organigrama resulta ser uno de los formatos más relevantes para comprender la estructura corporativa. Así mismo, las relaciones que se tejen para garantizar un óptimo flujo de trabajo. Por eso, siempre debes partir de una buena base de datos de empleados.

Conoce con nosotros la mejor forma de crear el organigrama online de tu empresa. Además, algunos tipos de organigrama y un paso a paso para crearlo. La mejor parte es que también puedes crearlo de manera digital y con facilidad.

¿Qué es un organigrama?

El organigrama de tu empresa es una representación gráfica que:

te permite visualizar la forma en cómo se organiza la empresa y su talento humano.

Allí, se establecen las áreas o departamentos, cabezas de equipo, colaboradores y al mismo tiempo se evidencia la cadena de mando y el conducto regular.

Cada empresa cuenta con un organigrama hecho a medida. Esto debido a que puede ir cambiando según la nómina, la cantidad de equipos, las creencias corporativas y por supuesto, el modelo de gestión de Recursos Humanos.

Organigrama online

El organigrama online es una representación gráfica de la organización de la empresa. Se puede actualizar en tiempo real y es de fácil consulta en diversos dispositivos.

Un organigrama online es muy usado en empresas que tienen incorporadas las nuevas tecnologías de información y comunicación a su flujo de trabajo, o aquellas que rotan mucho de personal.

Por eso, siempre es recomendable el uso de un software que centralice toda la información y que pueda irse modificando, según rota el equipo.

¿Por qué deberías tener un organigrama online en tu empresa?

El organigrama online como herramienta de gestión te permite tener una fotografía en plano general de tu empresa y en tiempo real. Al ver la organización representada de forma visual, será más sencillo identificar los puntos de mejora y las dificultades en la gestión.

Sabemos que para tu organización es importante hacer una distribución eficaz del recurso. Esto implica que con los empleados y los costos fijos se pueda sostener una operación del negocio sin perder utilidades.

Por esta razón, en procesos de reestructuración, supervisión de contratos e incluso reclutamiento, podrás identificar con rapidez el área que requiere más o menos personal. Por mencionar un ejemplo:

durante la pandemia, el departamento más creado fue el de comunicaciones o mercadeo, con un enfoque al marketing digital.

Al volcarse gran parte del negocio al mundo digital, se aumentó la demanda de esta área dentro de la empresa:

¿Dónde ubicarla?, ¿se debe crear otra área o departamento?

Las respuestas a estas preguntas se pueden identificar en el organigrama, en la medida en que logres comprender el entramado organizacional.

Ventajas del organigrama online

Como lo hemos visto, los organigramas representan un instrumento ideal para la gestión de Recursos Humanos de una empresa. Además, con el organigrama online tienes las siguientes ventajas:

Interactividad

El cronograma online te permite ver la foto del colaborador, su cargo en la empresa y el lugar que ocupa en el organigrama, según su objetivo. También, se puede ver el equipo humano que tienes a cargo y quién es su jefe o supervisor.

Estructura por departamentos o áreas

Sin importar el modelo de negocio, toda empresa puede tener departamentos, áreas, comités o equipos de trabajo. Esto te permitirá entender el funcionamiento de la empresa, para el logro de los objetivos.

Además, la versión online te facilita agregar o quitar áreas de forma fácil, sin necesidad de pedir apoyo a un diseñador.

Relaciones corporativas

Podrás entender la dinámica de las relaciones profesionales al interior de la empresa. En algunos casos podrás identificar cadenas de mando.

En estructuras más flexibles identificarás a los líderes de proyectos. Aquí también tienes una oportunidad para descubrir talentos nuevos en la nómina actual, así como cargos que ya no se requieren en la estructura.

Organización y gestión del trabajo

Ayuda a organizar y delegar el trabajo que se requiere para los objetivos corporativos. Al mismo tiempo, podrás identificar solapamientos en algunos cargos que comparten funciones. O un puesto de trabajo que sea sobredimensionado para la razón de ser de la empresa.

Gestión de la comunicación interna

El organigrama te facilita realizar la gestión de la comunicación interna. Por eso, puedes dimensionar el flujo de la comunicación. Así mismo, generar estrategias que permitan una comunicación asertiva entre las áreas de trabajo.

Consulta desde cualquier dispositivo

La posibilidad de tenerlo en la nube y que se actualice de forma muy intuitiva, también te permitirá llevarlo contigo en cualquier dispositivo.

Así que si tienes una reunión fuera de la oficina, ya podrás consultar en tiempo real el cronograma y tomar decisiones importantes sobre tu talento humano.

No necesitas conocimientos especializados

Con la facilidad que nos ofrecen softwares de gestión de Recursos Humanos como Sesame HR no necesitarás tener conocimientos extras para su creación.

Los softwares manejan plantillas y si te sientes animado podrás explorar hacerlo desde cero con una herramienta muy fácil de manejar.

Pasos para crear tu organigrama de forma sencilla

A la hora de crear tu organigrama solo deberás seguir estos pasos sencillos. No debe ser una tarea muy difícil. Sólo debes responder algunas preguntas identificando el objetivo, eligiendo la representación gráfica y el tipo de estructura. Luego, manos a la obra.

Aquí te lo explicamos al detalle:

1. Define el objetivo del organigrama

Muchas veces tenemos la motivación de hacer un organigrama porque todas las empresas lo tienen. Pero, sabemos que no es tu caso. Pregúntate cuál es la razón para crearlo y a quién está dirigido.

Puede estar relacionado con la definición de roles o la cadena de mando. Incluso, puede ser un organigrama que refleje el costo para sostener determinadas áreas de la empresa.

De esta manera, la creación del organigrama responde a una necesidad de gestión, organización o administración. Además, es una herramienta que posibilita la toma de decisiones.

2. Elige una representación gráfica

Existen diversos tipos de representaciones gráficas. En todo caso, esperamos que estos ejemplos no te limiten a la creación de una estructura que refleje en realidad a tu organización.

Las más comunes son la estructura vertical, en la que se organizan los cargos de manera jerárquica. Seguida de un esquema radial o red en dónde las relaciones no son de tipo jerárquica, sino más bien de carácter horizontal. Este esquema es usado para evidenciar el trabajo de equipo.

También, existe la representación escalar, que usa las sangrías para marcar quién tiene más autoridad. Finalmente, se usa la mixta que, establece una mezcla entre la vertical y horizontal dependiendo de la organización por áreas.

3. Identifica el tipo de estructura

Ahora que sabemos cuál es la representación gráfica que más se ajusta a tu organización, es importante darle estructura. Esta parte hace referencia a la arquitectura de la información que es la capacidad de organizar, categorizar y analizar la información para luego construir el organigrama.

Una de las estructuras más usadas es la funcional, que evoca las funciones y roles de los miembros del equipo. También, se pueden hacer organigramas por proyecto o por servicio, para identificar la cadena de producción.

Cuando para la organización es importante su ubicación recomendamos una estructura geográfica. Esto aplica para una empresa multinacional.

Y por último, la estructura la puede marcar el cliente. Entonces, según el perfil del cliente podrás organizar el esquema.

4. Diseña el organigrama online

Ahora es momento de crear el organigrama online. Recuerda que entre más grande la compañía, más compleja va a ser la creación del mismo.

Te recomendamos que explores softwares como Sesame HR, en el que puedes crear en tiempo real tu organigrama.

5. Socializa con el equipo humano

Por último, es importante que socialices con tu equipo esta herramienta. Sobre todo teniendo en cuenta tu objetivo. Si tu idea es reestructurar el área, socializa el organigrama actual y hazlos partícipes de las propuestas de mejora.

Así mismo, es importante que los directivos conozcan esta estructura. Ya que el organigrama puede ser un insumo valioso al momento de tomar decisiones.

Crea tu organigrama online fácil y rápido

Ya nos convencimos de la importancia del cronograma. Ahora es momento de crearlo.

Como te explicamos antes, no necesitas ayuda de un diseñador gráfico. Pero sí de un software sencillo que facilite su creación, de forma intuitiva y sin gastar tiempo en actualizaciones que se pueden automatizar.

El software de RR. HH. Sesame HR es una herramienta que facilita tu trabajo como gestor de Recursos Humanos. La funcionalidad de crear cronograma online te permite hacerlo de manera automática, manual o a través de una plantilla. 

Puedes elegir la forma, el tipo de estructura e incluso el objetivo que te motiva a crear este organigrama. También, puedes ver de forma general este esquema de tu empresa o ir al detalle de un cargo o rol en particular desde tu dispositivo.

¿Te sirvió esta información? Sigue explorando más herramientas, artículos y plantillas útiles en Sesame HR.

Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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