Gestión de tareas y proyectos
¿Cómo coordinar la gestión de tareas con tus empleados?
La gestión de tareas de tus colaboradores permite aumentar la productividad y mejorar la motivación del personal. Conoce cómo implementarlo.
Gestión de tareas y proyectos
La gestión de tareas de tus colaboradores permite aumentar la productividad y mejorar la motivación del personal. Conoce cómo implementarlo.
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Juan Carlos Puerta
HR Consultant
25 de noviembre, 2021
La gestión de tareas de tus colaboradores permite aumentar la productividad laboral y mejorar la motivación del personal.
A continuación te presentamos una guía básica para implementar un sistema de administración por tareas.
La administración de personal es una actividad básica para el buen funcionamiento de cualquier empresa, ya que permite organizar y simplificar los procesos que se establecen entre los colaboradores y la organización, aumentando la eficiencia de los trabajadores.
La práctica más usada para medir a los colaboradores es administrando sus tiempos y su rendimiento. Pero pocas veces volteamos a ver a la gestión de las tareas.
Muchas veces se cree que la administración por tareas aplica sólo a las organizaciones que trabajan por proyectos.
Pero en realidad, este tipo de gestión se puede implementar en cualquier organización que busque aumentar la productividad laboral y que busque medir si sus colaboradores están cumpliendo los objetivos que se les marcaron en algún momento.
Al implementar un sistema de gestión por tareas en tu organización podrás ganar de entrada, estos cinco beneficios:
Siguiendo estos 5 pasos básicos, podrás iniciar en tu organización un sistema de gestión por tareas:
Crea flujos de trabajo con las tareas que deben ser realizadas para cada proceso y/o para cada proyecto.
Define las tareas que tienes pendientes (trabaja sólo con tres estatus por tarea: «por hacer, haciendo, hecho»), el tiempo en que deben estar terminadas, los recursos que se requieren y los responsables encargados de su ejecución.
Esto te ayudará a visualizar quién está trabajando en qué tarea y en qué etapa del proceso se encuentra cada tarea o proyecto.
Cada proceso o proyecto va a tener tareas que tienen una importancia vital, por lo que deben tener una prioridad asignada.
Esta priorización no sólo aplica para las tareas de una persona, sino que también se pueden asignar a las actividades por departamento o área.
La supervisión es una actividad que deberás normalizar para que tu gestión por tareas tenga éxito. Asigna el seguimiento de las tareas a cada responsable de área y haz revisiones constantes.
Por otro lado, mejora la comunicación interna, ya que se requiere de mucha colaboración para alcanzar los objetivos.
Mantén a todos informados compartiendo archivos, avances, retroalimentación, ideas y el historial de tu proyecto. Un buen software te ayudará para ello.
La gestión de tareas te ayudará a diferenciar a las personas que tengan alta carga de trabajo de las que no.
Por ello, uno de los pasos a realizar será el que logres equilibrar las cargas de trabajo y asignes las tareas a las personas que sean más aptas para realizarlas.
Esto podrá modificar los perfiles de puesto, pero te ayudará a que las personas sean más productivas enfocándose en lo que mejor saben hacer.
Al hacer un adecuado seguimiento empezarán a detectar las tareas repetitivas y aquellas que pueden ser automatizadas y con ello seguirás ganando productividad.
Por último, no olvides reconocer los logros de tu personal, por más pequeños que sean. Con este sistema de gestión podrás ir conociendo el término de cada tarea, el avance de tu equipo para el logro de los objetivos.
Para que tu sistema de gestión de tareas sea más eficiente, podrías utilizar algunas de estas herramientas:
En este sentido queremos recomendarte Sesame HR.
Con el software de gestión de tareas de Sesame HR podrás asignar proyectos a cada colaborador y con ello medir la rentabilidad de cada proyecto y su productividad laboral.
También podrás tener cronogramas compartidos que mejorarán la comunicación del equipo y generar informes que midan diferentes aspectos del proyecto.
Además podrás gestionar desde una sola aplicación la participación de cada colaborador, su disponibilidad de horario, sus tiempos y sus avances.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.