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Calendario de turnos de trabajo para mejorar la organización
Descubre en el siguiente artículo, qué es un calendario de turnos de trabajo y las ventajas de implementarlo en tu empresa.
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Estrella Ponce de León
HR Consultant
12 de febrero, 2025
Gestionar los horarios de trabajo de los empleados no es tarea fácil. Con la llegada del trabajo remoto y los diferentes turnos, las empresas necesitan métodos inteligentes como el calendario de turnos para gestionar los turnos de manera apropiada y tener un ✔registro de entrada y salida de personal.
Hoy en día, las empresas que llevan la delantera son aquellas que se han sumado a la tendencia de transformación digital. Si quieres saber más, continua leyendo.
Qué es un calendario de turnos de empleados
Un calendario de turnos de empleados es una herramienta utilizada por las empresas para organizar y asignar horarios de trabajo a su personal de manera eficiente.
Su objetivo principal es garantizar que siempre haya suficiente personal disponible, optimizar los recursos y cumplir con la normativa laboral.
Elementos clave de un calendario de turnos
Un buen calendario de turnos debe incluir:
- Días y horarios de trabajo: Especificación de los turnos asignados a cada empleado, incluyendo horarios de entrada y salida.
- Roles y responsabilidades: Indicación de qué puesto o función desempeña cada empleado en su turno.
- Descansos y días libres: Asignación de días de descanso conforme a la Ley Federal del Trabajo.
- Turnos rotativos o fijos: Determinación de si los turnos cambian periódicamente o son permanentes.
- Registro de ausencias y sustituciones: Control de faltas, permisos, vacaciones y posibles reemplazos.
- Cumplimiento normativo: Asegurar que no se excedan las horas máximas de trabajo y que se respeten los descansos obligatorios.
Tipos de calendarios de turnos
Las empresas pueden implementar distintos tipos de calendarios según sus necesidades de la gestión de turnos de los equipos de trabajo:
- Turnos fijos: Cada empleado tiene un horario definido que no cambia.
- Turnos rotativos: Los empleados alternan horarios en diferentes días o semanas (ejemplo: mañana, tarde y noche).
- Turnos mixtos: Combinación de turnos fijos con algunos días rotativos.
- Turnos por guardias: Común en sectores como salud o seguridad, donde los empleados trabajan ciertos días y descansan otros.
¿Qué te permite hacer el calendario de turnos de trabajo digital?
Un buen calendario de turnos de trabajo como el de Sesame HR tiene unas características especiales. Por tanto, con un calendario de turnos de trabajo de este tipo es posible realizar funciones como:
Planificar y programar turnos
Un calendario de turnos de trabajo incluye diferentes funciones, siendo una de las más importantes la planificación y programación de turnos.
Asignar e intercambiar turnos
El intercambio de turnos es una práctica común en muchos centros de trabajo. Este tipo de prácticas sirve para mantener a los trabajadores más contentos y garantizar un buen desempeño en sus funciones.
En consecuencia, los cambios de turnos son una ayuda para gestionar con éxito un negocio. Aun cuando los horarios de los empleados no se alinean con lo planeado.
Gestionar descansos y permisos
Con este tipo de herramientas los gerentes pueden gestionar mejor el tiempo libre de los colaboradores. Existen ciertas normas y regulaciones que las empresas deben cumplir.
Fortalecer la comunicación y colaboración
Un calendario de turnos de trabajo aporta funciones sólidas para optimizar la comunicación y colaboración. Esto es muy importante para que todos los miembros del equipo avancen en la misma dirección.
Generar informes y análisis
Debido al alto nivel de competitividad entre las empresas, las automatizaciones en la gestión de horarios no son suficientes.
Por lo que estas herramientas deben ser capaces de analizar datos e identificar patrones. Esto facilita la planificación y toma de decisiones futuras.
Cómo crear un cronograma de turnos en el calendario
Crear un cronograma de turnos en un calendario es esencial para organizar el trabajo de los empleados y asegurar una operación eficiente. Aquí tienes una guía paso a paso para hacerlo de manera efectiva.
1. Definir las necesidades de la empresa
Antes de crear el cronograma, es importante responder las siguientes preguntas:
- ¿Cuántos empleados necesitas por turno?
- ¿Cuáles son los horarios de operación?
- ¿El personal tendrá turnos fijos o rotativos?
- ¿Se debe considerar disponibilidad, descansos o restricciones laborales?
2. Determinar los tipos de turnos
Dependiendo del tipo de empresa, los turnos pueden ser:
- Turnos fijos: Cada empleado tiene un horario definido que no cambia.
- Turnos rotativos: Alternan cada semana.
Cómo organizar el calendario de turnos de trabajo con Sesame
El calendario de turnos de trabajo de Sesame HR es sencillo de utilizar. Éstos son los principales pasos a seguir:
Crear turnos de trabajo
El primer paso es crear los turnos de trabajo en Sesame HR. Esta plataforma permite definir diferentes tipos de turnos según las necesidades de tu empresa.
Por ejemplo:
- Mañana
- Tarde
- Noche
- Rotativos.
De igual manera tienes la opción para configurar los horarios ya sean por:
- Jornada completa.
- Jornada partida.
- Horario flexible.
Para crear estos horarios, primero debes elegir el tipo de horario. Luego, da clic en: «Nombre del horario fijo” o «Nombre del horario flexible». Por último, selecciona los días para estos horarios y da clic en «crear horarios».
Asignar turnos
La asignación de turnos la puedes hacer de manera puntual o periódica. Mejor aún, el programa para crear cuadrantes laborales simplifica esta tarea.
En Sesame encuentras plantillas visuales del calendario de 📅turnos de trabajo. Lo bueno de esto es que facilita el control sobre los turnos rotativos.
Evitar problemas legales con el calendario de turnos de trabajo
Con Sesame HR todos los turnos laborales de tu empresa quedan digitalizados y accesibles para futuras consultas. Además, si lo consideras necesario, tienes la opción de descargar el histórico de la cartelera de trabajo.
El calendario de turnos de trabajo de Sesame HR ayuda a evitar las incidencias en los horarios de trabajo. Asimismo, permite establecer tanto los tiempos de trabajo como de descanso para tus empleados.
Pero las bondades del calendario de turnos de trabajo de Sesame HR no terminan ahí. Una de sus principales características es la configuración de alertas.
Así, cuando un trabajador marca un turno fuera de su horario laboral, el sistema de inmediato te envía una notificación.
Organiza y gestiona vacaciones con el calendario de turnos de trabajo
Una adecuada gestión y 📅control de vacaciones y ausencias es crucial para cualquier organización. Por eso, muchas empresas utilizan soluciones de software como Sesame HR.
Esta herramienta tiene funcionalidades que simplifican este proceso.
Control de vacaciones
Cuando un empleado solicita vacaciones de inmediato el sistema te envía una notificación. Esas notificaciones también aplican en el caso de incidencias.
Luego, con la ayuda del calendario de turnos de trabajo se validan las solicitudes o permisos en un clic.
En el gestor de vacaciones tienes la posibilidad de crear cadenas de aprobación. Es decir, asignar roles en tu equipo para aprobar las solicitudes.
También tienes múltiples posibilidades que te ayudan a decidir sobre los permisos:
- Realizar cálculos automáticos de los días proporcionales a vacaciones.
- Gestionar los justificantes de permisos.
- Visualizar el cuadrante de vacaciones y permisos con sus respectivos saldos.
Integración con otras herramientas
En Sesame HR puedes automatizar diversos procesos relacionados con el calendario de turnos de trabajo. Un ejemplo de ello es la sincronización con Outlook y Google Calendar.
Al integrar estas herramientas, tienes una visión más amplia sobre los días libres y faltas de asistencia del personal, toda esta información se muestra en tiempo real.
Lo que facilita la toma de decisiones respecto a las solicitudes de vacaciones y permisos y tener un mejor sistema de control de asistencia📂.
Ventajas del calendario de turnos de trabajo para la empresa
Son muchas las ventajas de utilizar un calendario de turnos de trabajo para tu negocio. A continuación, te mencionamos las principales:
- Optimización de la gestión del tiempo y los recursos humanos.
- Reducción de conflictos por asignación de turnos.
- Mejora en la planificación operativa y continuidad del servicio.
- Cumplimiento de la normativa laboral y reducción de riesgos legales.
- Disminución de errores en la asignación de horarios.
- Mayor equidad en la distribución de turnos y descansos.
- Facilita la gestión de ausencias, permisos y sustituciones.
- Incremento en la productividad del personal.
- Mejora en la comunicación entre empleados y supervisores.
- Reducción de costos por horas extra innecesarias.
Con base en esta información, estás en posición de llevar un mejor control en la programación de turnos. De esta manera, mantienes un nivel alto de productividad lo que, en última instancia, se convierte en ganancias.
Así que no sigas batallando con procesos obsoletos. Mejor incorpora Sesame en tu negocio, pidiendo una prueba gratuita aquí.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
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