2 de diciembre, 2024

En México, los vales y beneficios son una parte fundamental para garantizar el bienestar de los equipos de trabajo. Calcular vales de despensa de un modo adecuado es esencial, tanto para los empleadores como para los empleados.

En el siguiente artículo exploraremos los factores clave a considerar. Además, analizaremos las ventajas de implementar estos beneficios. ¡Comenzamos!

Qué son los vales de despensa

En México, los vales de despensa son una prestación laboral que se proporciona a los empleados, como un beneficio adicional al salario.

Estos vales son una forma de apoyo económico, que permite a los colaboradores adquirir alimentos, productos básicos y artículos de primera necesidad.

Su objetivo principal es mejorar el poder adquisitivo de los colaboradores y ayudarles a cubrir sus necesidades básicas.

Por ello, dichos vales son otorgados en forma de monederos electrónicos. Estos pueden ser utilizados en establecimientos comerciales autorizados.

Características de los vales de despensa por ley

Los vales de despensa están regulados por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR).

A continuación, veamos algunas características importantes de los vales de despensa según la ley de México.

Exención fiscal

Los vales de despensa están exentos del pago de impuestos, tanto para los empleados como para los empleadores.

De acuerdo con la Ley del Seguro Social, estos vales no forman parte del Salario Base de Cotización. Esto ocurre sólo si el monto que se entrega a los colaboradores no rebasa 40% de 1 UMA (Unidad de Medida y Actualización) diaria.

La UMA diaria en 2023 es de $103.74 pesos. El 40% de este monto sería $41.49 pesos. Para hacer el cálculo mensual, se multiplica por 30.4 días, por lo que el límite sería de $1,261.48 pesos mensuales.

Beneficio fiscal con el vale

Por ejemplo, si otorgas un monto de $1,000 pesos mensuales a tus trabajadores, esta cantidad no sería considerada como parte del Salario Base de Cotización.

Por otro lado, también estarán exentos del ISR si la suma de los ingresos (los salarios y las prestaciones) no excede de 7 UMA. Es decir, el tope son $22,075.9 pesos al mes, considerando el valor de la UMA en 2023.

Un trabajador que tiene un sueldo de $15,000 pesos mensuales y recibe $1,000 pesos en vales, estará exento del pago de ISR.

Uso exclusivo en productos básicos

Los vales de despensa deben ser utilizados sólo para adquirir alimentos, productos de limpieza, productos de higiene personal, medicamentos y otros artículos de primera necesidad.

Está prohibido utilizarlos para la compra de bebidas alcohólicas, tabaco o bienes no relacionados con las necesidades básicas.

Establecimientos autorizados

Los vales de despensa solo pueden ser utilizados en establecimientos comerciales autorizados y registrados ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

Estos establecimientos deben emitir comprobantes fiscales por las transacciones realizadas.

También, hemos mencionado que las empresas que emiten los vales deben estar aprobadas por el SAT. Esto es porque dichas empresas cumplen con las características de deducibilidad.

Periodicidad

Los vales de despensa pueden entregarse de manera mensual, quincenal o semanal, según lo acordado entre el empleador y el empleado.

La periodicidad debe ser establecida de modo claro en el contrato de trabajo o en el convenio colectivo correspondiente.

Por qué tu empresa debería dar (o no dar) tarjetas de vales de despensa

Existen varias razones por las cuales una empresa en México debería considerar proporcionar tarjetas de vales de despensa a sus trabajadores.

Por qué dar vales de despensa

Los vales de despensa son una prestación adicional que ayuda a mejorar el poder adquisitivo de los empleados. Al proporcionar este beneficio, la empresa contribuye a satisfacer las necesidades básicas de sus colaboradores.

Ofrecer vales también puede ayudar a atraer y retener a empleados talentosos. Este beneficio adicional demuestra el compromiso de la empresa hacia el bienestar de su personal.

Según Edenred México, el 84% de los empleados considera que los vales de despensa impactan de modo positivo en su satisfacción laboral.

En algunos casos, la entrega de vales de despensa puede ser obligatoria, según los convenios colectivos o contratos de trabajo.

Por qué no dar vales de despensa

No obstante, también hay consideraciones que podrían hacer que una empresa opte por no proporcionar tarjetas de vales de despensa.

Algunas de estas consideraciones son limitaciones presupuestarias, características específicas de la industria o la existencia de otros beneficios equivalentes para los empleados.

De entrada, quien quiera ofrecer vales de despensa deberá estar dado de alta ante el SAT. Si eres una pequeña empresa podría ser complicado el otorgarlos. Para ello, se requiere un presupuesto amplio, una estrategia fiscal clara y una buena gestión contable.

En última instancia, la decisión de otorgar o no tarjetas de vales dependerá de las circunstancias y necesidades particulares de la empresa.

En su caso, deberán evaluar su capacidad financiera y su estrategia para atraer y retener talento. Esto favorece el buen clima laboral.

Cómo calcular vales de despensa para tus empleados

Calcular vales de despensa puede variar, dependiendo de diversos factores que deben considerar las empresas.

1. Definir el monto de vales a otorgar

El monto a otorgar en vales de despensa es decisión de la empresa, pero generalmente se establece como un porcentaje del salario mensual o diario del trabajador. Algunas empresas optan por dar entre 5% y 10% del salario base, pero no hay un límite estricto.

Ejemplo:

Salario mensual: $10,000
Porcentaje de vales de despensa: 10%
Cálculo: $10,000 × 10% = $1,000 en vales de despensa.

2. Apegarse a las regulaciones del ISR

Los vales de despensa no forman parte del salario base si se otorgan en monederos electrónicos autorizados por el SAT. Es decir, si cumples con esta condición:

Los vales estarán exentos de impuestos para el trabajador.
Serán deducibles para la empresa hasta el monto que determine la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).

Condiciones clave:

Deben entregarse mediante monederos electrónicos autorizados por el SAT (no en efectivo).
El monto otorgado no debe exceder el 40% del salario mínimo general para que esté exento de impuestos.

Cálculo del tope exento en 2024:
El salario mínimo mensual en México es de aproximadamente $7,468.8 (salario diario $249.51 × 30).

Tope exento: 40% × $7,468.8 = $2,987.52 mensuales.

Si otorgas más de este monto, el excedente deberá considerarse como ingreso gravable para el trabajador.

3. Determinar si será fijo o variable

Decide si el monto de vales será:

Fijo: una cantidad predefinida al mes ($1,000, por ejemplo).
Variable: un porcentaje del salario base del empleado.

Esto dependerá de las políticas de prestaciones de tu empresa.

4. Aplicar el cálculo para todos los empleados

Ejemplo práctico:

Empleado A: Salario mensual $12,000 → Vales: $12,000 × 8% = $960
Empleado B: Salario mensual $8,000 → Vales: $8,000 × 10% = $800

5. Revisar con tu proveedor de vales

Una vez determinado el monto por empleado, entrega estos datos al proveedor autorizado de monederos electrónicos.

6. Contabilización de los vales en la empresa

Los vales de despensa son gastos deducibles para la empresa si cumplen los requisitos del SAT.
Registra el gasto correctamente en tus libros contables como prestaciones laborales.

Cómo incluir vales de despensa en las incidencias de nómina

Incluir vales de despensa en las incidencias de nómina requiere llevar un proceso ordenado para garantizar el cumplimiento legal y contable, además de asegurar que los empleados reciban su beneficio correctamente.

A continuación, te explico paso a paso cómo hacerlo:

1. Define los criterios de asignación

Antes de incluir los vales de despensa en la nómina, debes determinar:

Monto: ¿Es un monto fijo mensual o un porcentaje del salario?
Frecuencia: ¿Se entregarán quincenalmente o mensualmente?
Condiciones: ¿Se entregarán solo a empleados activos o también en vacaciones/incapacidades?
Exención de ISR: Asegúrate de que los vales se entreguen en monederos electrónicos autorizados por el SAT para que no sean gravados.

2. Configura el concepto de vales en el sistema de nómina

En tu sistema de nómina (por ejemplo, CONTPAQi Nómina, Aspel NOI, o cualquier software que utilices), deberás crear un concepto nuevo para los vales de despensa:

Nombre del concepto: Vales de Despensa
Tipo de percepción: No integrado al salario base de cotización (SBC), ya que no forma parte del salario diario.
Clave SAT: Usa la clave adecuada del Catálogo de Percepciones del SAT. En este caso, es 029 – Vales de despensa.
Exención de ISR: Marca el concepto como exento, siempre y cuando los vales no superen el 40% del salario mínimo y sean entregados mediante monedero electrónico.
Deducible: Configura el concepto como gasto deducible para la empresa.

3. Reporta los vales de despensa como incidencia de nómina

El cálculo de los vales debe registrarse como una incidencia antes de cerrar la nómina. Los pasos son:

Identificar el monto de vales por empleado.
Registrar la incidencia en el sistema.
- Captura el monto correspondiente en el campo de Vales de Despensa.
- Si la nómina es quincenal, divide el monto mensual entre dos.
Verificar los montos y empleados.
Genera una bitácora de incidencias para asegurar que todos los empleados reciban el monto correcto.

4. Generar recibos de nómina

Una vez integrada la incidencia en la nómina:

Los vales de despensa aparecerán en el recibo de nómina como un concepto adicional.
Debe mostrarse claramente el monto otorgado y especificar que no está integrado al salario base para efectos de IMSS e ISR.

5. Control y entrega de vales

Una vez procesada la nómina, transfiere el monto total a tu proveedor de monederos electrónicos (Edenred, Sí Vale, Sodexo, etc.).
El proveedor se encargará de cargar los vales a las tarjetas de los empleados.
Guarda un respaldo de los comprobantes de carga y entrega para auditorías.

6. Reporte contable

Incluye los vales de despensa en tu contabilidad como prestaciones laborales deducibles.

Clasifica el gasto correctamente en tu sistema contable.
Asegúrate de que cumpla con los requisitos del SAT para deducción.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Cómo calcular los vales de despensa y beneficios para tu equipo

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