3 de febrero, 2025

Si en tu compañía los colaboradores aún deben entregar facturas físicas y los encargados del control deben recogerlas y archivarlas, en vez de hacer este trámite de forma lenta, podrían acelerarlo con el uso de una App para control de gastos de la empresa.

A continuación, te vamos a contar las principales ventajas de contar con esta App, sigue leyendo.

Ventajas del uso de una App para el control de gastos

El uso de una app para el control de gastos en una empresa en México ofrece diversas ventajas que contribuyen a una mejor gestión financiera y operativa. Algunas de las principales son:

Eficiencia y automatización

Reduce la carga de trabajo manual al automatizar el registro y clasificación de gastos.
Permite escanear y almacenar facturas y comprobantes sin necesidad de papel.
Agiliza la generación de reportes financieros y presupuestarios.

Mayor control financiero

Facilita el seguimiento en tiempo real de los gastos operativos.
Permite identificar áreas de sobrecostos y oportunidades de ahorro.
Ayuda a establecer límites de gasto y generar alertas cuando se superan.

Cumplimiento fiscal y normativo

Facilita la integración con el Sistema de Administración Tributaria (SAT) para la validación de facturas electrónicas.
Permite un mejor control de deducciones fiscales y cumplimiento con la normativa vigente.
Genera reportes compatibles con auditorías internas y externas.

Accesibilidad y toma de decisiones

Proporciona acceso a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Permite la toma de decisiones basada en datos actualizados y precisos.
Favorece la transparencia dentro de la empresa al permitir que diferentes áreas accedan a información relevante.

Reducción de errores y fraudes

Minimiza errores humanos en la captura y registro de datos.
Facilita la detección de gastos no autorizados o fraudulentos.
Mejora la trazabilidad de los movimientos financieros.

¿Cómo llevar el registro de los gastos de una empresa?

Llevar un registro adecuado de los gastos de una empresa es fundamental para mantener un control financiero sólido y asegurar una gestión eficiente de los recursos.

A continuación, te presento los pasos clave para hacerlo correctamente:

Definir una estructura de control

Establecer categorías de gastos como nómina, insumos, servicios, impuestos, marketing, entre otros.
Determinar un método de registro (manual, en hojas de cálculo o mediante software especializado).

Usar herramientas digitales

Implementar un software de contabilidad o una app de control de gastos para automatizar el registro.
Utilizar un sistema en la nube para que los datos sean accesibles desde cualquier dispositivo.

Registrar cada gasto de manera inmediata

Incluir la fecha, monto, categoría y motivo de cada gasto.
Adjuntar comprobantes como facturas o recibos para facilitar la auditoría.

Verificar el cumplimiento fiscal

Asegurar que cada gasto tenga su factura electrónica válida ante el SAT en México.
Controlar deducciones fiscales y clasificar adecuadamente los gastos deducibles.

Establecer políticas internas de gastos

Definir límites y protocolos de autorización para compras y pagos.
Implementar controles para evitar fraudes o gastos innecesarios.

Analizar y optimizar gastos periódicamente

Revisar informes financieros para detectar áreas de ahorro.
Comparar gastos actuales con presupuestos y ajustar estrategias.

Conciliar con cuentas bancarias

Verificar que los registros contables coincidan con los movimientos bancarios.
Revisar estados de cuenta y saldos para evitar errores o transacciones no reconocidas.

¿Cuál es la mejor App para controlar los gastos de empleados?

La mejor App para control de gastos de la empresa no es aquella que sea más compleja, sino todo lo contrario: aquella que sea más fácil de usar y que cumpla más funciones, siendo eficiente al mismo tiempo.

Algunas de las funciones principales que debe incluir la aplicación son:

Registro de facturas y gastos en tiempo real.
Asignación de gastos por departamento.
Generación de reportes de gastos.
Exportación de reportes a formatos como XLS o PDF
Alertas por excesos de gastos.

Opciones en el mercado

Existen diversas opciones de software de gestión financiera como NetSuite, Intacct o Sage Intacct. Y en un escalón especial está Sesame, que no solo te da la funcionalidad de control de gastos, sino que te brinda una plataforma de control total sobre los Recursos Humanos.

Es decir, también te permite:

Hacer control de asistencia con su reloj checador digital.
Bolsa de horas extras, para que sepas cuánto le costarán a la empresa, a quiénes se les asignan y quiénes las han realizado.
Usarlo como software de gestión de turnos.
Control de ausencias y vacaciones.
Gestión de incidencias en nómina.

Cómo usar Sesame para el control de gastos

Las características que hemos mencionado antes sobre la gestión y la App para control de gastos de la empresa las puedes encontrar en Sesame HR.

Ya hemos indicado que se trata de una herramienta integral de Recursos Humanos, con la cual tus trabajadores reportarán sus gastos de manera rápida y efectiva. Cómo funciona:

El colaborador solo necesita instalar la App de Sesame HR en su celular o acceder desde la computadora.
A continuación, toma una foto de la factura de gasto o la adjunta; también se puede adjuntar el PDF de una factura digital.
Conforme el empleado reporta el gasto, llega una notificación inmediata al manager o encargado de controlar, para que revise.
Con un solo clic, el encargado del control de gastos aprueba o desaprueba la factura, tras lo cual el colaborador será notificado.
Por último, todos los reportes de gastos se pueden descargar en formato de Excel; bien sea para hacer informes o para añadirlos a la plataforma de finanzas generales.

Como puedes ver, nuestra App para control de gastos de la empresa es muy fácil de usar y aporta distintos beneficios. Se trata de una solución estratégica para tu compañía. Por eso, ahora te invitamos a solicitar una prueba gratis.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Optimiza los gastos de tu empresa con una App de control de gastos