Sesame HRGestión documental
Las empresas tienen una gran responsabilidad al recibir datos y documentos importantes y personales de sus empleados. A esto sumémosle facturas, órdenes de compra, nóminas, bajas de personal y un sinfín de archivos que se deben conservar por ley y que, con el pasar de los años, se van acumulando. De ahí la importancia de […]
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Alejandro Peña
HR Consultant
3 de marzo, 2021
Las empresas tienen una gran responsabilidad al recibir datos y documentos importantes y personales de sus empleados. A esto sumémosle facturas, órdenes de compra, nóminas, bajas de personal y un sinfín de archivos que se deben conservar por ley y que, con el pasar de los años, se van acumulando. De ahí la importancia de conocer mejores estrategias de gestión documental, que ayuden al manejo de toda aquella información que es tan valiosa para cualquier negocio.
La gran mayoría de los archivos de compañías guardan información privada de sus empleados, la cual debe tratarse con total cuidado. La gestión documental de empresas no es ningún juego, pero existen formas de dar un mayor orden y garantizar que todos los datos delicados, se mantengan a salvo.
Para comprender mejor la importancia de este tema, en este artículo te presentamos los aspectos básicos para saber gestionar los documentos en las empresas conforme a la ley, así como algunas recomendaciones para mejorar la gestión documental de las empresas.
En México existe una ley para gestionar los documentos en las empresas que contengan datos personales. Se conoce como Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares o, simplemente, Ley de Protección de Datos. Su objetivo es cuidar los datos personales, que se haga un buen uso de ellos y se respeten los derechos de sus dueños.
Se conoce como “datos personales” a todo aquello que sirva para identificar a alguien: nombre, domicilio, teléfono, firma, huella dactilar e incluso su historial académico y de trabajo. Por usar, almacenar y transferir este tipo de información, las empresas en México tienen ciertas obligaciones. Estas son las más importantes para crear buenas estrategias de gestión documental, según la Ley de Protección de Datos:
Aún existen empresas que utilizan un sistema documental en físico, lo que significa que almacenan toda su información en papeles impresos y se resguardan en grandes archiveros. Esta práctica implica un gran riesgo para las empresas, ya que es muy fácil que estos documentos se pierdan, se dupliquen o inclusive que destruyan por algún incidente como mojarse o quemarse.
Antes del auge de la tecnología, era muy común encontrar grandes casilleros repletos de papeles importantes para la empresa. Esta situación generaba una gran contaminación, porque después de cierto tiempo de resguardo, las empresas iban desechando los papeles. El gasto en imprimir tantas hojas para la empresa representaba reducción en su rentabilidad.
Además, hay que recordar que la información en estos archiveros incluían información personal de los empleados y de áreas claves de la empresa. El extravío de un papel de características importantes podría significar problemas dentro de la empresa. Actualmente, esta práctica va disminuyendo y hoy existen en el mercado soluciones más eficientes, que mencionaremos más adelante.
La Ineka Business School considera que el almacenamiento para gestionar los documentos en las empresas, ya no se puede clasificar entre “físico” y “digital”, pues ya todo se hace en este último formato. En la actualidad, se clasificarían por:
Algunas estrategias de gestión documental, para mejorar el manejo y protección no sólo de los datos de los empleados, sino los de la empresa:
Si lo que buscas es mejorar la gestión documental de tu empresa, tu mejor opción es el software de gestión documental de Sesame, un software que te permite gestionar todo lo importante en un solo lugar. El software te permite gestionar todos los archivos relacionados con la documentación laboral del empleado. Por ejemplo; contratos laborales, certificados, anexos…
Además puedes acceder todo desde un mismo lugar, desde la app de Sesame. A través de tu celular tienes acceder a toda la información que necesitas. Todo al alcance de tu mano.
La gestión documental toma cada vez mayor relevancia en las empresas, anteriormente, esta actividad era muy compleja y la pérdida de documentos importantes en la misma medida . Pero con el auge de la tecnología, este tema ha dejado de ser un problema para las empresas.
Hoy en día, con un software de gestión documental, les permite desde un clic, acceder a la información de cualquier trabajador sin la necesidad de perder tiempo buscando carpeta por carpeta.
Si aún no lo haz hecho, lleva la gestión de los documentos más importantes de tu empresa en un solo lugar y todo en formato digital de la mano de Sesame. Evita arriesgar documentos vitales para tu negocio.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
Soy Alejandro Peña, consultor de
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