Modelo de carta de trabajo: ¿Cómo se realiza en la empresa?

9 de abril, 2025

¿Cuántas veces has tenido que improvisar un modelo de carta de trabajo porque alguien lo pidió con urgencia? Sí, ese documento que parece simple, pero que puede abrir muchas puertas para tus colaboradores si está bien redactado.

No es solo un trámite: una carta de trabajo puede ser la llave para que alguien acceda a un crédito, alquile un departamento o postule a otro empleo.

¿Qué es una carta de trabajo?

Antes de presentarte un modelo de carta de trabajo, veamos lo que es este documento y los usos que puede tener el mismo.

La carta que da fe de tu experiencia

Un modelo de carta de trabajo es un documento oficial que emite una empresa para confirmar la relación laboral entre el empleado y la organización. ¿Su función? Certificar que la persona trabaja o ha trabajado contigo, en qué puesto, desde cuándo y bajo qué condiciones.

Usos comunes de la carta de trabajo

Los colaboradores suelen solicitarla para:

Trámites bancarios.
Arrendamientos.
Solicitud de visa.
Procesos de inscripción escolar.
Referencias laborales.

Por eso, un buen modelo de carta de trabajo no solo debe ser formal, también debe ser claro, verídico y fácilmente verificable.

Estructura básica del modelo de carta de trabajo

No hay que complicarse, pero tampoco escatimar en detalles. Un modelo de carta de trabajo efectivo debe tener:

Datos del empleador. Nombre de la empresa, dirección completa, teléfono y correo electrónico del área de Recursos Humanos. También puedes incluir el logo oficial si la carta será impresa en papel membretado.
Datos del empleado. Nombre completo, número de identificación (si aplica), puesto que ocupa o que ocupó, fecha de ingreso (y egreso, si ya no labora en la empresa), tipo de contrato (temporal, permanente, por honorarios) y si aún está activo o no.
Detalles laborales relevantes. Aquí puedes mencionar el horario, si percibe sueldo mensual, quincenal o por hora, y si tiene alguna prestación importante. No es obligatorio incluir el salario exacto, a menos que el colaborador lo solicite de manera específica.
Firma y sello. Esto le da validez al documento. De preferencia, debe estar firmado por alguien del área de Recursos Humanos o por un superior directo, acompañado del sello de la empresa.

Cómo redactar el modelo de carta de trabajo paso a paso

Puede parecer un documento simple, pero se deben cuidar los detalles. Y como dice el dicho, “el diablo está en los detalles”. Así es que te recomendamos seguir los siguientes pasos.

1. Usa un tono formal pero accesible

El tono debe ser profesional. Nada de adornos innecesarios o lenguaje rebuscado. Imagina que escribes para alguien que nunca ha oído hablar de tu empresa, pero necesita confiar en lo que está leyendo.

2. Sé directo y claro con la información

No hace falta redactar párrafos eternos. Un modelo de carta de trabajo debe ir al grano.

Por ejemplo: “Por medio de la presente, certificamos que el Sr. Juan Pérez labora en nuestra empresa desde el 10 de marzo de 2020, desempeñándose como Ejecutivo de Ventas.”

Listo. Claro, directo y profesional.

3. Personaliza según la finalidad

¿Es para un banco? ¿Una embajada? ¿Un trámite de renta? Cada propósito puede requerir una redacción distinta. Si bien la base del modelo es la misma, vale la pena preguntar al solicitante qué necesita de modo exacto y adaptar un poco el contenido.

4. Usa plantillas, pero evita los textos genéricos

Está bien tener un formato base, incluso puede ser automatizado desde tu software de RRHH. Pero asegúrate de que cada carta tenga los datos correctos y una redacción coherente. Nadie quiere una carta que diga: “El (nombre) trabaja como (puesto) desde (fecha)”.

5. Ten listas varias versiones

Puedes preparar con anticipación al menos tres versiones de tu modelo de carta de trabajo:

Una general (sin sueldo)
Una con detalle de ingresos
Una en inglés (¡nunca falta quien la necesite!)

Tenerlas listas te ahorra tiempo y mejora tu imagen como área de Recursos Humanos.

¿Qué errores debes evitar al hacer una carta de trabajo?

Confundir los datos. Asegúrate de no intercambiar nombres, fechas o puestos. Un solo error puede invalidar todo el documento.
Dejar campos incompletos. Un modelo de carta de trabajo mal terminado puede generar desconfianza en quien lo recibe. Revisa siempre antes de firmar.
No llevar control de las cartas emitidas. Lleva un registro interno de todas las cartas entregadas: quién la solicitó, cuándo y con qué contenido. Te será útil si alguna vez necesitas aclarar información.

Consejos extra para mejorar la gestión de cartas de trabajo

Automatiza el proceso. Si tu empresa tiene muchos empleados, automatizar este tipo de documentos es una bendición. Herramientas como Sesame HR permiten generar cartas personalizadas con un par de clics, ahorrando tiempo y evitando errores.
Capacita al equipo de RRHH. Asegúrate de que todas las personas que participan en este proceso estén capacitadas. Una buena carta de trabajo habla bien del área que la emite.
Valida con el colaborador. Antes de entregar el documento, permite que el empleado lo revise para asegurarte de que todos los datos están correctos.

El modelo de carta de trabajo no es solo un papel con membrete. Es una herramienta poderosa que conecta la vida profesional de tus colaboradores con su vida personal. Una carta bien hecha puede marcar la diferencia entre conseguir un crédito o no, entre avanzar en una carrera o quedarse estancado.

Así que ya sabes, toma este proceso con seriedad, profesionalismo y un toque humano. Y si quieres hacerlo más fácil y eficiente, te invito a probar de forma gratuita Sesame HR, el software ideal para gestionar documentos y automatizar tareas clave de RRHH. ¿Listo para dar el siguiente paso?

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Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

julianignacio

HR Content Specialist

Pasos para realizar un modelo de carta de trabajo de los empleados en la empresa