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Cómo se realiza un expediente personal laboral de un empleado
Descubre cómo se realiza en las empresas paso a paso un expediente personal laboral de los nuevos y antiguos colaboradores.
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Estrella Ponce de León
HR Consultant
19 de marzo, 2025
Un expediente personal laboral es mucho más que solo un conjunto de documentos de un empleado. Se trata del registro integral que da cuenta de la historia de trabajo que tiene cada colaborador dentro de la empresa.
De hecho, se convierte en una herramienta estratégica que respalda la gestión del talento humano. Lo cual fortalece la recopilación dinámica de información, la cultura de cumplimiento y transparencia en la organización.
Así que, en este artículo te mostraremos qué implica un expediente personal en el ámbito laboral y cómo se lleva a cabo ¡Comencemos!
¿Qué es un expediente personal laboral?
El expediente personal laboral es un conjunto ordenado de documentos y registros de un empleado. El cual se genera a lo largo de la relación laboral entre el colaborador y la empresa.
Además, se trata de un instrumento documental que consolida la identidad, el desempeño y la evolución profesional del empleado. Lo cual facilita en gran medida la gestión adecuada de los distintos procesos del capital humano.
Un expediente bien elaborado, organizado y actualizado asegura una gestión clara y eficiente del personal en todo momento. Dado que permite promover la recopilación y análisis de datos clave para el desarrollo de medidas de acción oportunas.
¿Qué documentos debe contener el expediente laboral de un empleado?
El expediente laboral es una herramienta clave para documentar toda la información relevante de un empleado. Aunque cada empresa puede incorporar elementos adicionales de acuerdo con sus políticas internas, los soportes más importantes que debe contener son los siguientes:
- Identificación y datos personales: datos de identificación del empleado, acta de nacimiento, CURP y RFC. También se incluye copia de identificación oficial válida y comprobantes de domicilio.
- Contratación laboral: contrato individual de trabajo, cualquier modificación o acuerdo adicional al contrato original. Todo documento que formalice la relación de trabajo entre el colaborador y la empresa.
- Seguridad social y obligaciones fiscales: afiliación al IMSS y número de seguridad social. Por otro lado, el comprobante de inscripción en el RFC para el cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Formación: constancias de estudios y títulos académicos o profesionales que tenga el empleado. Así como también documentos que acrediten cursos que sean importantes para el puesto.
- Registros laborales: evaluaciones de desempeño, funciones e historial de promociones y reconocimientos. Por otro lado, es necesario incluir el registro de incidencias y medidas disciplinarias.
- Salario y prestaciones: acuerdos de revisiones salariales y prestaciones adicionales previstas a lo largo de la relación de trabajo. Además, se incluyen los recibos de nómina y comprobantes de pago.
- Documentos relevantes: registros de exámenes médicos, formatos de seguridad y salud en el trabajo. Asimismo, se puede incluir la carta de recepción del reglamento interno y otros manuales.
¿Por qué tener un expediente personal laboral en la empresa?
En una empresa, los expedientes no son un simple requisito administrativo, sino una inversión estratégica en el capital humano. Pues, al contar con registros completos y bien ordenados, se genera una base sólida para la toma de decisiones y el cumplimiento de criterios legales.
De hecho, este registro detallado le permite a RRHH tener una visión integral del historial, desempeño y potencial de cada colaborador. Lo cual se traduce en decisiones más informadas en áreas como promociones y capacitación.
Un expediente bien organizado muestra de forma clara y detallada la vida laboral de un empleado. Por lo tanto, permite promover una comunicación interna más fluida y el desarrollo de estrategias de planeación efectivas para el talento humano.
3 pasos esenciales para realizar un expediente personal laboral
Aquí tienes 3 pasos vitales para realizar un expediente de manera efectiva y práctica.
Paso 1: recopilar los documentos e información clave del empleado
El primer paso es recopilar toda la documentación personal y laboral necesaria del empleado. Lo cual, se establece en función de las necesidades de la empresa y los procesos vinculados con el talento humano.
Para contar con una base sólida y completa de la vida laboral del colaborador, hay que incluir soportes vinculados con estos 3 factores.
- Datos personales.
- Formación y experiencia.
- Documentos laborales.
Paso 2: organizar y registrar la información
Una vez que se tiene la información recopilada, es hora de organizarla de manera sistemática. Esto para garantizar que todos los datos y documentos se encuentren actualizados y disponibles de forma oportuna.
También es importante dividir el expediente en secciones para facilitar la consulta y el manejo de la información. Por ejemplo, datos personales, contrato, evaluaciones y capacitación.
Dependiendo de las políticas de la empresa, el expediente puede ser físico, digital o una combinación de ambos. Si optamos por un expediente digital con ayuda de herramientas de gestión documental, es posible centralizar toda la información y automatizar el registro.
Paso 3: mantener, actualizar y controlar el expediente personal laboral
El expediente laboral no es un instrumento estático dentro de la empresa. Por lo tanto, requiere la puesta en marcha de 3 aspectos básicos:
- Actualización periódica: cada vez que se genera un nuevo documento, es necesario integrarlo al expediente. Esto para mantener la información del empleado siempre vigente.
- Verificación: es importante revisar que la información del empleado esté completa. También comprobar si se encuentran ordenados de forma adecuada.
- Seguridad: se deben definir protocolos para garantizar el acceso solo para personal autorizado. Lo cual va a ayudar a promover la protección de los datos.
Para impulsar la eficiencia y la gestión digital de los expedientes laborales y procesos del talento humano, solicita una demo gratis aquí.
Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.
Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.
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Soy Juan Carlos Puerta, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
