Control de horas de trabajo: Pasos para implementar el sistema

10 de febrero, 2025

Dicen que el tiempo es oro, y en el trabajo, no hay frase más cierta. Implementar un buen control de horas de trabajo puede evitar que el reloj se convierta en tu peor enemigo.

Para evitar el caos y mejorar la productividad, es fundamental llevar un registro eficiente de las horas trabajadas por los empleados. Vamos a ver cómo lograrlo paso a paso.

Cómo organizar y tener el control de horas de trabajo

El control de horas de trabajo no es solo un registro de entradas y salidas. Es una herramienta estratégica que ayuda a mejorar la gestión del tiempo, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

Define los objetivos del control de horas

Antes de implementar cualquier sistema, pregúntate: ¿Cuál es el objetivo principal? Puede ser calcular de manera correcta la nómina, identificar cuellos de botella en la producción o mejorar la gestión del tiempo en proyectos.

Selecciona un sistema adecuado

Existen varias opciones para registrar el tiempo laboral. Los sistemas pueden ser manuales o automáticos. Algunos ejemplos incluyen:

Hojas de asistencia: Económicas, pero propensas a errores.
Tarjetas de fichaje: Permiten automatizar de forma parcial el registro.
Sistemas digitales: Software especializado, aplicaciones móviles y dispositivos biométricos que ofrecen mayor precisión y facilidad de gestión.

Establece reglas claras

Los empleados deben conocer las políticas de control de horas desde el inicio. Esto incluye los horarios de entrada y salida, las políticas de descansos y horas extra, y las consecuencias de incumplimientos o manipulaciones en el sistema.

Comunicar estas reglas de forma clara genera confianza y transparencia.

Realiza auditorías periódicas

Es importante revisar de manera periódica el sistema de control para detectar posibles errores o abusos. Esto también te permitirá identificar patrones que puedan estar afectando la productividad.

Pasos para implementar un buen control de horas de trabajo

Ahora que tienes una idea de cómo organizar el sistema, es momento de ver los pasos específicos para implementar un buen control de horas de trabajo.

1. Analiza las necesidades de la empresa

Cada empresa es única, por lo que es fundamental entender cómo se distribuye el trabajo en tu organización. Pregunta a los líderes de cada área sobre las principales dificultades que enfrentan en la gestión del tiempo.

2. Elige la tecnología adecuada

No todas las empresas necesitan un software costoso. Evalúa las opciones en función de tu presupuesto y necesidades. Algunas herramientas populares son:

Clockify: Ideal para equipos remotos.
Kronos: Una opción robusta para empresas grandes.
Sesame HR: Diseñado específicamente para gestión de Recursos Humanos.

3. Capacita a los empleados

Una implementación exitosa depende de que todos los empleados entiendan cómo usar el sistema. Ofrece capacitaciones iniciales y guías de referencia para resolver dudas frecuentes.

4. Realiza pruebas piloto

Antes de lanzar el sistema en toda la empresa, realiza una prueba piloto en una o dos áreas. Esto te permitirá identificar fallos o mejoras necesarias sin afectar a toda la organización.

5. Monitorea y ajusta

Durante los primeros meses, monitorea de cerca el funcionamiento del sistema. Recoge feedback de los empleados y realiza ajustes según sea necesario. Recuerda que la flexibilidad es clave para mejorar.

6. Integra con otros sistemas

Para maximizar la eficiencia, integra el control de horas con otros sistemas como la nómina, la gestión de proyectos y la evaluación del desempeño. Esto te ahorrará tiempo y reducirá errores administrativos.

Todo sobre lo que dice la ley en México del control de horas de trabajo

En México, el control de horas de trabajo está regulado por la Ley Federal del Trabajo (LFT), que establece los derechos y obligaciones tanto de empleados como de empleadores.

Horas de trabajo permitidas

La LFT establece que la jornada laboral no debe exceder las 8 horas diarias para trabajos diurnos, 7 horas para trabajos nocturnos y 7.5 horas para jornadas mixtas. Además, se establece un descanso de al menos 30 minutos durante la jornada.

Registro obligatorio

Según las últimas reformas, las empresas están obligadas a llevar un registro detallado de las horas trabajadas por cada empleado. Esto incluye el registro de los horarios de entrada y salida, las horas extra trabajadas y los justificantes de ausencias o retardos.

El incumplimiento de esta normativa puede derivar en sanciones por parte de las autoridades laborales.

Pago de horas extra

La ley también establece que las horas extra deben pagarse con un recargo del 100 % sobre el salario normal. Sin embargo, hay un límite de tres horas diarias y no más de tres veces por semana.

Flexibilidad laboral y teletrabajo

Con la implementación del teletrabajo, la normativa también ha reconocido la necesidad de un control más flexible. Las empresas deben garantizar que los empleados puedan registrar sus horas de trabajo de forma remota y que se respeten los horarios acordados.

El control de horas de trabajo es una herramienta vital para mejorar la productividad, garantizar el cumplimiento legal y optimizar la gestión del tiempo en tu empresa.

Desde la organización del sistema hasta la implementación de tecnologías avanzadas, cada paso es importante para lograr un entorno laboral eficiente y justo.

Si quieres implementar un software de control de asistencia para cumplir con la Ley en tu empresa, solicita una prueba gratuita e infórmate de más aquí.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

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