Tipos de gestión documental en la empresa: ¿Cómo se eligen?

9 de enero, 2025

Los distintos tipos de gestión documental son fundamentales para garantizar que toda la información de una organización esté bien organizada, accesible y segura.¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo se pierde buscando un documento extraviado o mal archivado dentro de una empresa?

Este tipo de inconvenientes pueden parecer pequeños, pero al final del día tienen un impacto significativo en la productividad. Veamos a continuación cómo funciona la gestión documental y qué opciones existen para las empresas.

Qué es la gestión documental

La gestión documental es el conjunto de prácticas y procedimientos que una organización implementa para administrar, almacenar, recuperar y proteger los documentos que genera o recibe.

Estos documentos pueden ser tanto en formato físico como digital, y abarcan desde contratos y facturas hasta correos electrónicos y reportes internos.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar el acceso rápido y eficiente a la información. Dichos datos se necesitan para tomar decisiones, cumplir con regulaciones legales y mejorar la productividad de los empleados.

Tipos de gestión documental para las empresas

Existen diferentes tipos de gestión documental que una empresa puede implementar, dependiendo de sus necesidades y del tipo de documentos que maneje. Veamos a continuación los dertalles de los más populares.

1. Gestión documental física

Este tipo de gestión documental se centra en la administración de documentos en papel. Incluye prácticas como el uso de archivadores, carpetas, etiquetas y sistemas de codificación para organizar y almacenar documentos.

Ventajas:

Fácil de implementar.
Bajo costo inicial.

Desventajas:

Requiere espacio físico considerable.
Riesgo de pérdida o deterioro de documentos.
Difícil acceso remoto.

2. Gestión digital

En este caso, los documentos se almacenan en formato electrónico, utilizando sistemas informáticos para su organización, clasificación y acceso.

Ventajas:

Acceso rápido y remoto.
Reducción de espacio físico.
Mayor seguridad mediante copias de seguridad y encriptación.

Desventajas:

Requiere inversión en tecnología.
Dependencia de sistemas informáticos.

3. Gestión documental híbrida

Este tipo combina la gestión documental física y digital. Es una solución que permite a las empresas gestionar documentos en ambos formatos mientras migran de manera gradual a un sistema completamente digital.

Ventajas:

Flexibilidad.
Permite una transición gradual hacia la digitalización.

Desventajas:

Requiere gestionar dos tipos de archivos simultáneamente.

4. Gestión documental en la nube

En este sistema, los documentos digitales se almacenan en servidores remotos accesibles a través de internet. Esto permite a los empleados acceder a la información desde cualquier ubicación.

Ventajas:

Accesibilidad desde cualquier lugar.
Mayor seguridad y redundancia de datos.
Escalabilidad.

Desventajas:

Dependencia de una conexión a internet.
Riesgo de violación de seguridad si no se implementan medidas adecuadas.

5. Gestión automatizada

Este tipo de gestión documental utiliza software y herramientas de inteligencia artificial para automatizar procesos como la clasificación de documentos, la búsqueda de información y el seguimiento de cambios.

Ventajas:

Ahorro de tiempo.
Reducción de errores humanos.
Optimización de procesos.

Desventajas:

Requiere una inversión inicial elevada.
Necesita capacitación para los empleados.

Cómo seleccionar el tipo adecuado para cada empresa

Elegir el tipo de gestión documental adecuado depende de varios factores, entre los que se incluyen: el tamaño de la empresa, el volumen de documentos que maneja, y las necesidades específicas del negocio.

A continuación, se presentan algunos pasos clave para tomar la mejor decisión:

Analizar las necesidades de la empresa. Es importante evaluar el tipo y volumen de documentos que la empresa maneja, así como los procesos actuales de almacenamiento y acceso a la información.
Considerar el presupuesto disponible. El costo es un factor determinante en la selección de un sistema de gestión documental. Algunas empresas prefieren comenzar con soluciones físicas o híbridas.
Evaluar la capacidad tecnológica. Antes de implementar un sistema digital o en la nube, es necesario asegurarse de que la empresa cuenta con la infraestructura tecnológica necesaria.
Considerar la escalabilidad. Es fundamental que el sistema de gestión documental pueda adaptarse al crecimiento de la empresa y a las nuevas necesidades que puedan surgir con el tiempo.
Priorizar la seguridad de los datos. De manera independiente al tipo de gestión documental seleccionado, es esencial garantizar la seguridad de la información.

Contar con un sistema efectivo de gestión documental es clave para mejorar la eficiencia, la organización y la seguridad de la información en una empresa.

Desde la gestión física hasta las soluciones automatizadas, existen diferentes tipos de gestión documental que se pueden implementar según las necesidades y capacidades de cada organización.

Tomar la decisión correcta requiere un análisis exhaustivo de las necesidades de la empresa, el presupuesto disponible y la infraestructura tecnológica.

Recuerda que una buena gestión documental no solo mejora la productividad, sino que también contribuye a proteger la información sensible de la organización.

¿Quieres saber más sobre cómo optimizar los procesos en tu empresa? Solicita una prueba gratuita aquí.

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

Tipos de gestión documental dentro de una empresa

Qué es la gestión documental