Formas de digitalizar los documentos en una empresa grande

7 de enero, 2025

La digitalización de documentos es un paso esencial para transformar el funcionamiento de las empresas modernas. Según un estudio reciente, las empresas que han digitalizado al menos el 80% de su documentación han logrado reducir un 40% el tiempo destinado a la búsqueda de información interna. 

¿Qué implica realmente este proceso y cómo puede implementarse de manera eficaz en una empresa grande? Vamos a explorarlo.

Qué es la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el proceso de convertir información física, como papeles, carpetas y registros, en formatos electrónicos. De esta manera, los documentos puedan ser almacenados, consultados y gestionados a través de dispositivos digitales. 

Este proceso no solo implica escanear el contenido para crear copias digitales.  También incluye el organizarlo y optimizarlo mediante herramientas tecnológicas que faciliten su recuperación y análisis.

Digitalización de documentos en una empresa grande

En un entorno corporativo, la digitalización de documentos abarca desde contratos, facturas y políticas internas hasta expedientes de empleados y registros históricos de la empresa.

Su objetivo principal es reducir la dependencia del papel, mejorar la accesibilidad a los datos y optimizar los procesos internos.

Un elemento clave de la digitalización de documentos es el uso de sistemas de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés). Estas herramientas permiten clasificar, almacenar y proteger la información digitalizada. 

Estos sistemas son útiles de manera especial en empresas grandes.  En estas organizaciones, los volúmenes de información pueden ser masivos y difíciles de manejar si no se cuenta con un sistema adecuado.

Además, la digitalización de documentos no solo transforma la manera en que se gestiona la información. También se reducen costos relacionados con el almacenamiento físico y se mejora la sostenibilidad ambiental al disminuir el consumo de papel.

Cómo hacer la digitalización de documentos

La digitalización de documentos en una empresa grande puede parecer un desafío, pero con un plan bien estructurado es posible implementarla con éxito. A continuación, te describimos los pasos esenciales para lograrlo.

1. Evaluar las necesidades y objetivos de la digitalización. Antes de iniciar el proceso, es fundamental identificar qué documentos necesitan ser digitalizados y con qué propósito.
2. Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas. Un sistema de gestión documental robusto es indispensable para manejar grandes volúmenes de información digitalizada.
3. Diseñar una estructura de organización. Es importante establecer una forma clara y consistente de clasificar y etiquetar los documentos.
4. Capacitar al personal. El equipo que estará a cargo de la digitalización de documentos necesita entender tanto las herramientas tecnológicas como los procedimientos internos para garantizar un trabajo eficiente y seguro.
5. Digitalizar y verificar. Una vez escaneados los documentos, es crucial revisar la calidad de las copias digitales y asegurarse de que la información sea accesible. Esto incluye verificar que el OCR haya reconocido correctamente el texto.
6. Implementar políticas de seguridad. La digitalización también implica la protección de la información. Asegúrate de contar con sistemas de encriptación, controles de acceso y respaldos regulares para prevenir pérdidas o accesos no autorizados.
7. Monitorear y optimizar. Una vez que la digitalización de documentos esté en marcha, es fundamental realizar evaluaciones periódicas.

La digitalización de documentos no solo representa una transición hacia un entorno de trabajo más eficiente y sostenible. También facilita la toma de decisiones al proporcionar acceso rápido y seguro a la información. 

En una empresa grande, donde los volúmenes de datos son masivos, implementar este proceso de manera correcta puede marcar una gran diferencia en la gestión operativa.

Si quieres saber más sobre la gestión documental y cómo llevarla a cabo, pide una demo gratuita aquí.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

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cristinamartin  

HR Content Specialist