5 de diciembre, 2024

Los vales de despensa son una de las prestaciones laborales más populares y valoradas en México. Esta herramienta no solo mejora la calidad de vida de los trabajadores al facilitar el acceso a productos básicos, sino que también ofrece ventajas fiscales y operativas para las organizaciones.

En esta guía, explicaremos todo lo relacionado con estos vales. Ya seas un trabajador interesado en entender mejor este beneficio, o una empresa buscando implementarlo correctamente… ¡Quédate para saber más!

Qué son los vales de despensa

Los vales de despensa son una prestación laboral que las empresas otorgan a sus empleados con el propósito de ayudarles a adquirir bienes básicos para el hogar, como alimentos, productos de limpieza e higiene personal.

Este beneficio complementa el salario del empleado y está diseñado para mejorar su calidad de vida y la de su familia. Además, esta prestación está regulada por las leyes fiscales y laborales de México, que permiten su uso controlado y ofrecen beneficios tanto a los empleados como a las empresas.

Cómo funcionan los vales de despensa

El funcionamiento de los vales de despensa incluye varias etapas, desde su asignación hasta su uso:

1. Asignación

La empresa acuerda un monto mensual destinado a vales de despensa, que puede establecerse como:
- Un porcentaje del salario del empleado.
- Una cantidad fija determinada por las políticas internas o acuerdos sindicales.
Este monto no afecta directamente el salario del trabajador y, hasta ciertos límites, está exento de impuestos.

2. Emisión

Los vales son emitidos por empresas especializadas que trabajan con una amplia red de comercios afiliados.
Pueden entregarse: en papel como cupones impresos o en tarjetas electrónicas que se recargan periódicamente.

3. Uso en comercios afiliados

Los empleados pueden usar los vales exclusivamente en tiendas y supermercados autorizados, los cuales deben estar afiliados a la red del proveedor de vales.
Están diseñados para la compra de productos básicos y esenciales, tales como:
- Alimentos (frutas, verduras, carnes, cereales, etc.).
- Artículos de limpieza y cuidado personal.
No están permitidos para comprar productos como:
- Alcohol, tabaco o bienes no esenciales.

4. Control del saldo

En el caso de las tarjetas electrónicas, los empleados pueden consultar su saldo en aplicaciones móviles, portales web o terminales bancarias.
Los vales físicos y electrónicos tienen una fecha de vencimiento que varía según el proveedor, por lo que es importante utilizarlos antes de que expiren.

5. Regulación fiscal y legal

Para las empresas, los vales de despensa deben ser emitidos por proveedores autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para que sean deducibles de impuestos.
Las leyes fiscales, como la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), establece límites de exención para garantizar que estos beneficios no sean gravados como parte del salario del empleado.

6. Monitoreo y reportes

Las empresas pueden recibir reportes de uso por parte de los proveedores, lo que les permite monitorear el uso adecuado del beneficio y garantizar su transparencia.

Diferencia entre vales de despensa y otras prestaciones económicas

Los vales de despensa son una de las muchas prestaciones económicas que las empresas pueden ofrecer a sus empleados.

Aunque comparten el objetivo general de mejorar el bienestar laboral, tienen características que los distinguen de otras prestaciones.

A continuación, te dejamos algunas de las principales diferencias a tener en cuenta:

Aspecto	Vales de despensa	Otras prestaciones económicas
Propósito	Compra de productos básicos.	Varía según la prestación (bonos, gasolina…)
Restricción de uso	Sí, para bienes esenciales en comercios afiliados.	Dependiendo del tipo de prestación.
Exención fiscal	Exentos hasta un límite implementado por la Ley.	Algunas son gravables.
Impacto en el bienestar	físicos o tarjetas electrónicas.	Vales, dinero, aportaciones.
Impacto en el bienestar	Seguridad alimentaria en el hogar.	Varía según el tipo (ahorros, ingresos adicionales, etc.).
Aceptación	Establecimientos específicos afiliados	Pueden usarse en cualquier comercio.

Tipos de vales disponibles

Los vales de despensa se entregan a los empleados principalmente en dos formatos:

Vales de despensa impresos

Son títulos físicos (similares a cupones) emitidos por empresas proveedoras autorizadas por el SAT. Cada vale tiene una denominación específica, como $10, $20, $50 o $100. Son entregados al empleado en talonarios o bloques.

Vales de despensa electrónicos

Se entregan en forma de tarjetas electrónicas recargables, similares a tarjetas bancarias. Funcionan con chip o banda magnética y pueden ser utilizadas en terminales de puntos de venta. El saldo se recarga periódicamente (generalmente cada mes).

Beneficios de los vales de despensa

Contar con vales de despensa trae diferentes beneficios tanto para los empleados como para las empresas, así como beneficios sociales y comunitarios, aquí te enumeramos cuáles son:

Beneficios para los empleados

Mejora en el bienestar económico: ayudando a cubrir las necesidades básicas de los empleados como destinar una parte del ingreso a la compra de productos esenciales como alimentos, limpieza o higiene.

Flexibilidad en el uso: aunque están destinados a productos básicos, si se da en tarjetas electrónicas, permiten más flexibilidad ya que pueden ser usadas en supermercados y tiendas de conveniencia.

Seguridad alimentaria: los empleados pueden destinar una parte a la compra de alimentos por lo que contribuye a tener una alimentación saludable y segura para sus familias.

Exención fiscal: los vales están exentos de impuestos hasta un límite anual.

Facilidad de uso: con las tarjetas electrónicas pueden hacer las compras de forma rápida y segura.

Beneficios para las empresas

Incentivos fiscales: las empresas que otorgan estos vales a los empleados, pueden deducir este gastos de sus impuestos, conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta, son deducibles en la medida que estén sujetos a los límites que establece el SAT.

Mejora en la motivación y retención de talento: ofrecer este tipo de incentivos aumenta la satisfacción laboral de los empleados por lo que, contribuye a un ambiente laboral más positivo.

Mejora de la imagen corporativa: las empresas que otorgan vales de despensa pueden mejorar su imagen y reputación al demostrar un interés en el bienestar de sus empleados.

Reducción de costos operativos: los vales permiten a la empresa estructurar su compensación de manera eficiente, ya que parte de la retribución no se distribuye en efectivo, sino en un beneficio específico.

Beneficios sociales

Impulso al consumo local: los vales físicos, se pueden canjear en tiendas locales por lo que fomenta el comercio en comunidades pequeñas, lo cual, fomenta la competencia.

Reducción de la desigualdad económica: para los colaboradores con sueldos bajos, estos vales representan una fuente de apoyo para adquirir productos esenciales sin tener que gastar su salario completo.

Otros beneficios a largo plazo

Ahorro para los empleados en un futuro: al contar con los vales como un beneficio recurrente, los empleados pueden destinar parte de su salario a ahorros para disponer en un futuro.

Estabilidad económica familiar: al contar con una ayuda mensual para la compra de productos esenciales, los empleados pueden organizar mejor sus finanzas personales y familiares, lo que les permite una mayor estabilidad económica a largo plazo.

Regulación de los vales de despensa en México

En México, los vales de despensa están sujetos a una serie de normas y regulaciones establecidas por las autoridades fiscales y laborales.

Estas regulaciones buscan garantizar que los vales sean utilizados correctamente, beneficien a los empleados, y cumplan con los requisitos legales para obtener beneficios fiscales tanto para los empleados como para las empresas.

1. Base legal de los vales de despensa

Los vales de despensa son reconocidos como una prestación laboral en México. Su regulación está contenida principalmente en:

Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR): regula los aspectos fiscales relacionados con los vales de despensa, como la exención de impuestos y la deducción para las empresas.
Ley Federal del Trabajo (LFT): establece las prestaciones mínimas que las empresas deben otorgar, aunque los vales de despensa no son obligatorios, sí forman parte del paquete de prestaciones adicionales que las empresas pueden ofrecer.
Ley del Seguro Social (LSS): considera los vales de despensa para el cálculo de cuotas cuando se entregan de manera no regulada.

2. Proveedores autorizados por el SAT

Para que los vales de despensa sean considerados como una prestación exenta de impuestos y deducibles para las empresas, deben ser emitidos a través de proveedores autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

3. Exención fiscal de los vales de despensa

Para los empleados

Los vales de despensa están exentos de impuestos siempre que no excedan el 40% del salario mínimo general diario por cada día trabajado.
Si el monto entregado excede este límite, el excedente se considera parte del ingreso gravable del trabajador, y estará sujeto a los impuestos correspondientes.

Para las empresas

Los vales de despensa son 100% deducibles del Impuesto Sobre la Renta (ISR) siempre que cumplan con los requisitos establecidos:
- Emitidos por un proveedor autorizado.
- No exceder los límites de exención fiscal.
- Deben estar contemplados en las políticas internas de la empresa y en el contrato laboral colectivo o individual.

Condiciones laborales y sociales

Incluidos en las prestaciones no integrables

Los vales de despensa no se consideran parte del salario base de cotización (SBC) del Seguro Social siempre que se otorguen en los términos permitidos por la ley.
Esto significa que no influyen en el cálculo de aportaciones al IMSS, INFONAVIT o SAR.

Cumplimiento con la Ley Federal del Trabajo

Aunque los vales de despensa no son una prestación obligatoria, si la empresa los ofrece de manera habitual, se consideran un derecho adquirido para el trabajador.
En caso de conflicto laboral, la empresa debe justificar la naturaleza y los términos bajo los cuales se otorgan los vales de despensa.

Restricciones en el uso de los vales

La regulación también incluye restricciones sobre cómo se deben utilizar los vales de despensa:

Productos permitidos: los vales de despensa están destinados exclusivamente a la compra de productos básicos como alimentos, higiene personal y limpieza del hogar.
Prohibición de canje por dinero: no pueden ser intercambiados por efectivo ni utilizados para adquirir productos como alcohol, tabaco o bienes no esenciales.
Establecimientos afiliados: los vales solo pueden usarse en comercios que estén afiliados a la red autorizada por los proveedores de los vales.

Auditorías y sanciones

Las autoridades fiscales y laborales pueden realizar auditorías para verificar que los vales de despensa cumplan con las regulaciones.

Para las empresas

Multas fiscales:
- Por emitir vales sin usar un proveedor autorizado.
- Por no respetar los límites de exención fiscal.
Sanciones laborales:
- Si los vales de despensa no son entregados como se establece en los contratos, los empleados pueden exigirlos a través de procesos legales.
Reclasificación de ingresos:
- Si los vales no cumplen con los requisitos legales, podrían considerarse parte del salario, incrementando la carga fiscal y las obligaciones de seguridad social.

Para los empleados

Los vales que excedan el límite permitido se consideran como ingresos gravables y estarán sujetos a impuestos.

Actualización de las regulaciones

Es fundamental para las empresas y empleados estar informados sobre:

Cambios en los límites de exención fiscal.
Nuevas disposiciones del SAT o la Ley del Trabajo.
Actualizaciones en la lista de proveedores autorizados.

Importancia de los vales como herramienta clave en la relación empleado y empleador

Los vales de despensa desempeñan un papel crucial en la relación empleado y empleador al ser más que una simple prestación económica.

Funcionan como una herramienta estratégica que fortalece los lazos entre ambas partes, mejorando el bienestar de los trabajadores y contribuyendo a los objetivos de la empresa.

Su importancia radica en los múltiples beneficios que ofrecen, los cuales van más allá de lo monetario, impactando aspectos como la motivación, la fidelización y la satisfacción laboral.

Solicita ahora una demo gratis y descubre todas las funcionalidades y beneficios que ofrece Sesame HR.

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Valoración promedio:

5 estrellas (3 votos)

★★★★★

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Vales de despensa en México

Qué son los vales de despensa