Qué es y cómo funciona el control de gastos: las claves para entenderlo

5 de abril, 2024

Tanto empresas grandes como medianas deben seguir controles financieros efectivos para mantenerse en competencia. Por eso, en cada departamento deben saber qué es el control de gastos y cómo tenerlo en cuenta.

Ya sea desde el área financiera o desde Recursos Humanos, se trata de involucrar a los colaboradores en este aspecto vital para la compañía.

¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos es un proceso sistemático, orientado a optimizar los recursos financieros de una organización. 

Se trata de vigilar de forma permanente los gastos, para detectar desviaciones, aplicar medidas correctivas y maximizar el retorno de la inversión. 

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Beneficios del control de gastos

Supervisión y seguimiento

La supervisión de gastos implica establecer políticas, procedimientos y mecanismos de monitoreo, que permitan conocer el destino de los fondos y cumplir con los presupuestos. 

Para ello, se definen indicadores, se centraliza la información en la base de datos de empleados y gastos, y se realizan auditorías periódicas.

Optimización

El análisis de la información recopilada posibilita la optimización de procesos y la implementación de mejoras. Por ejemplo:

La detección de gastos excesivos permite renegociar contratos, asignaciones de presupuestos, aplicar recortes o cambios en la distribución del presupuesto.

Rendición de cuentas

Para entender qué es el control de gastos también debes saber que se trata de un proceso que favorece la transparencia y la rendición de cuentas. 

Los reportes generados sirven para informar a directivos, accionistas y entes reguladores sobre el uso de los recursos y el cumplimiento de objetivos.

¿Cuál es el objetivo de tener un buen control de gastos?

Además de aportar orden a la compañía, uno de los objetivos principales de implementar un sistema de control de gastos es maximizar la rentabilidad de la empresa. 

Al tener una mayor vigilancia, se pueden detectar áreas de mejora para optimizar recursos y reducir costos innecesarios. Esto permite trasladar un mayor porcentaje de los ingresos a la utilidad neta.

Además, controlar de forma adecuada el gasto también permite detectar desviaciones con respecto al presupuesto establecido. 

5 beneficios de digitalizar el control de gastos

Digitalizar el control de gastos significa pasar de llevar plantillas y facturas en papel a recibirlas y ordenarlas en formato virtual: imágenes, formato PDF, etc. 

Dar este paso hacia la tecnología implica beneficios palpables para tu empresa:

• Al automatizar el proceso de captura y aprobación de facturas y otros comprobantes, se reduce el papeleo. Esto significa menos ocupación de espacio.
• Se adquiere acceso rápido a los reportes de gastos, pues solo hay que buscar en la plataforma digital por fecha, nombre, empleado o área. 
• Hay ahorros de costos laborales, ya que se necesitará menos personal para procesar facturas y reportes.
• Seguridad. Al contar con un sistema digital, podrás establecer controles de acceso para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a dicha información.
• Automatizar el control de gastos. Con ayuda de la inteligencia artificial podrás analizar datos y detectar patrones, siendo capaz de predecir presupuestos futuros y encontrar oportunidades de ahorro. 

Cómo funciona Sesame en el control de gastos

• El módulo para el control de gastos de Sesame HR permite centralizar y sistematizar el registro de todos los gastos generados por los empleados, incluyendo viáticos en nómina, pasajes, facturas de restaurantes y otros pagos. 
• Facilita la rendición de cuentas de los colaboradores, mediante la digitalización de los comprobantes (basta con tomar una foto a cada factura o comprobante y subirlas a la App).
• Cada trabajador podrá editar y actualizar sus reportes, así como consultar su histórico. Todo queda guardado en el gestor documental.
• Tú como administrador obtendrás una vista clara de todos los gastos, gracias a una tabla visual.
• Diles adiós a las tablas de Excel y dales la bienvenida a las visualizaciones ágiles y gráficas.
• El programa también es capaz de crear informes de RRHH y reportes automatizados sobre los gastos y KPI’s.

Ya sabes qué es el control de gastos de una compañía, su importancia y cómo optimizarlo.

Así que te invitamos a probar Sesame HR de forma gratuita y obtener beneficios inmediatos.

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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