7 procesos de recursos humanos que puedes automatizar en tu empresa

4 de abril, 2024

Si no quieres que tu equipo de RR. HH. sea más productivo y trabaje a gusto, puedes pasar por alto este artículo. Porque si lo lees, entonces sabrás por qué la automatización de Recursos Humanos es el camino más directo hacia la productividad. 

Un proceso tan vital como la digitalización de la gestión humana no puede emprenderse sin las herramientas correctas, como un software de Recursos Humanos: 

Por lo anterior, en Sesame HR te vamos a explicar lo más importante del proceso de automatización.

En qué consiste la automatización de procesos en Recursos humanos

Todo parte de la pregunta “cómo optimizar los procesos de RR. HH.”, que conduce a una respuesta simple: automatizarlos. 

Automatizar el departamento de talento humano es un proceso  que minimiza errores, ahorra tiempo y te ayuda a enfocarte en tareas de mayor valor estratégico.

[if lte IE 8]>

Son muchas las labores que pueden mejorarse con la automatización de Recursos Humanos. Por ejemplo,  reclutamiento, capacitación y evaluación de desempeño, entre otros. 

Innovar en la gestión del departamento

Lo más importante es abrirse a la tecnología y dejar que las herramientas digitales más prácticas y avanzadas hagan parte del trabajo por ti. Por ejemplo:

Nuestro programa Sesame HR es capaz de atender más de 30 funciones del área de RR. HH. Y antes de explicarte los principales procesos que puedes automatizar, nos gustaría advertir algo: 

La automatización no significa dejar de lado el factor humano. Más bien, se trata de potenciar las habilidades blandas de tus colaboradores de RR. HH., mientras la tecnología te apoya en las tareas repetitivas. ¿No te parece una gran oportunidad? 

Ahora sí, veamos cómo funciona la automatización de Recursos Humanos en 7 procesos habituales. Recuerda que para esta información nos basamos en las funcionalidades disponibles de Sesame HR.

Automatización del reclutamiento de personal

Sabes que el reclutamiento y la selección de personal suele ser un proceso largo y laborioso. Pero, con la automatización adecuada, puedes ahorrar tiempo y esfuerzo. 

Al automatizar esta labor con Sesame HR, puedes integrar o crear tu propio sitio de empleo. Y desde ahí gestionar todo:

• Ofertas de empleos
• Recepción de postulaciones y currículums
• Asignación de pruebas 
• Programación de entrevistas 
• Conservación de expedientes en la base de datos (para futuros procesos)
• Onboarding.  

De hecho, el programa cuenta con inteligencia artificial, que puedes usar para pedirle que te ayude a describir un puesto técnico complejo, entre otras posibilidades. 

Automatización del control de entrada y salida de personal

Entre las tareas más tediosas de Recursos Humanos figura el control de asistencia. El especialista del área puede perder horas y horas revisando plantillas o pasando información de un checador clásico a la computadora. 

Basta ya de malgastar el tiempo y actualízate con el reloj checador digital que automatiza el proceso. ¿Cómo funciona? Te lo decimos en 7 puntos:

1. Activas la función de control de asistencia de Sesame HR.
2. Cada empleado descarga la App o accede a la plataforma desde su computadora de trabajo.
3. Tú defines -o le pides al software que lo haga por ti- los horarios que debe cumplir el trabajador, área o sede de la empresa.
4. Cuando los colaboradores llegan a trabajar, paran o se van, deben registrarlo desde su celular o computadora. Y tú puedes ver en tiempo real quiénes están trabajando en la empresa o en home office; quiénes se han ido y quién está de vacaciones o en ausencia. Basta con pasar tu mirada por la plataforma.
5. Hacer fraude será muy difícil, pues cada empleado tiene su usuario único, e incluye geolocalización.
6. Incluso puede activarse el checado a través de Whatsapp o NFC, que hace todo aún más fácil.
7. Sesame HR crea informes automáticos de puntualidad, inasistencia, etc. Estos incluyen gráficos para una mejor comprensión. Tú solo tienes que dar click y listo, nada de pasarte horas analizando datos. 

Automatización de la gestión del tiempo: turnos laborales y horas extras

La gestión de turnos y horas extras ya no será un dolor de cabeza, gracias a la automatización de Recursos Humanos.

Puedes pedirle al software que diseñe los cuadrantes de turnos y los asigne de forma equilibrada a los empleados. O, según las necesidades específicas del momento. Tú único esfuerzo será dar el ok o pedirle modificaciones. Dispones de:

• Turnos rotativos
• Por semanas o meses
• Notificaciones automáticas cada vez que asignan o se modifican los turnos. Nada de crear mensajes por Whatsapp o correos electrónicos a mano, Sesame HR notifica automáticamente por ti.

Y en cuanto a la bolsa de horas, es tan útil como fácil de usar:

• Puedes plantear tus propias reglas de horas extraordinarias o dejar que la plataforma te las sugiera.
• Controlas las compensaciones.
• Puedes ver en tiempo real cuántas horas adicionales tiene cada colaborador.
• Para obtener informes de la gestión de horas extras en Excel, PDF o CSV, solo tienes que dar un par de clicks. 

Automatización de la evaluación del rendimiento y los informes de RRHH

Para que tus empleados mejoren, necesitas evaluar su desempeño. Así que puedes automatizar esta labor usando Sesame HR:

• Escoge entre las diversas plantillas de evaluación que el software te ofrece.
• Programa el envío de las evaluaciones y estas llegarán a los trabajadores los días que tú desees. Incluso envíos frecuentes (semanales, mensuales, trimestrales, etc.)
• Obtienes las respuestas y Sesame HR, con la funcionalidad de people analytics, es capaz de analizar los resultados.

Automatización de vacaciones y permisos

Cuantos más empleados tiene tu empresa, más complicado se vuelve llevar un control eficiente de quién sale, cuándo y por cuánto tiempo. Pero:

• Desde la App o en la versión web puedes revisar las notificaciones de solicitudes.
• Con un solo click autorizas o deniegas permisos y vacaciones. 
• No tienes que hacer ningún esfuerzo para calcular los días de vacaciones proporcionales. Sesame HR lo hace por ti, solo con tener la información de contrato del empleado (base de datos).
• Cuentas con información visual en la que puedes verificar cuántas personas y quiénes están ausentes.
• Se puede sincronizar con Google Calendar y Outlook. 

Automatización de las incidencias en nómina

Al centralizar en una plataforma la gestión de horas extras, turnos laborales, expediente laboral y vacaciones, entre otros, la automatización de Recursos Humanos se torna más fácil. 

En el caso de las incidencias en nómina, ya no tendrás que introducir a mano toda la información. Por el contrario, solo tienes que pedirle a Sesame HR que te dé las incidencias y te dará la información completa para proceder al timbrado.

Y una vez que se haya pagado cada nómina y subas los comprobantes a la plataforma, ella misma enviará y notificará a cada empleado para que revise su respectivo comprobante. Así de fácil.  

Automatización de las formaciones

Por último, pero no menos útil, anímate a incluir la gestión de las capacitaciones en tu automatización de Recursos Humanos. Ya que Sesame HR te lo pone tan fácil, aprovecha que puedes controlar todas las formaciones desde la plataforma. 

Diles adiós a las viejas plantillas de Excel y controla las capacitaciones de forma visual con las tablas automatizadas de Sesame HR. Podrás ver, analizar y controlar:

• Nombre de la capacitación
• Tipo
• Duración
• Costo
• Bonificación, etc.

Una forma clara y sencilla de saber qué tan efectivas son las formaciones y cómo repercuten en la productividad de la compañía.

Hasta aquí llega nuestra explicación sobre la automatización de Recursos Humanos. Pero, así mismo esperamos que aquí empiece un nuevo ciclo de innovación, agilidad y crecimiento para tu compañía grande o mediana:

Ya sabes cuál es el camino, así que te invitamos a probar gratis Sesame HR.

Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

• Cuáles son los tipos de encuesta de clima laboral que se pueden utilizar
• Cuáles son las principales ventajas de People Analytics en la empresa
• Cómo funciona una plataforma de comunicación interna en la empresa
• Cómo realizar una buena gestión de la comunicación interna en la empresa

Te recomendamos también

¿Qué es la inteligencia artificial en Recursos Humanos?

¿Por qué utilizar la metodología Lean para la gestión de tareas?

Cómo usar un ERP para Recursos Humanos y obtener sus beneficios