13 de junio, 2023

Desde hace varios años, la digitalización de procesos es un enfoque constante de muchas empresas. Diversas organizaciones como bancos, compañías de seguros y empresas de alimentos han emprendido un viaje para transformar la forma de ejecutar sus procesos.

La digitalización de procesos se incorpora de diferentes maneras. Por ejemplo, en el procesamiento de 💻 prenómina y nóminas, las organizaciones confían en que todos estos procesos se concluyan de forma eficiente y eficaz.

Sin embargo, aunque tenemos al alcance ayudas tecnológicas, todavía hay muchas empresas que realizan sus procesos de forma manual, lo cual genera confusión y tarda más tiempo en completarse.

Dado que la digitalización es una forma muy común, corre el tiempo para que las empresas automaticen sus propios procesos y hagan frente a su competencia.

Digitalización: ¿en qué consiste?

La digitalización de procesos consiste en migrar de una forma de trabajo tradicional hacia el uso de las herramientas digitales.

Este cambio tiene como propósito aumentar la eficiencia y productividad en la ejecución de tareas. En palabras más técnicas, este suceso implica la conversión de información en valores numéricos, para que sean procesados por computadoras.

De acuerdo con la Real Academia Española, la digitalización es el registro de datos en forma digital. Lo cual conlleva a convertir, en números dígitos, información o datos de carácter continuo en una imagen fotográfica.

Cada día la digitalización de procesos va aumentando su valor. De acuerdo con el Foro Económico Mundial, para 2025 la transformación digital podría alcanzar un valor de 100 millones de dólares en el campo industrial y social.

Digitalización de procesos de una empresa: ¿cómo empezar?

La digitalización de procesos mantiene una tendencia continua debido a su forma de revolucionar distintas tareas en una empresa. Por lo tanto, si quieres llevar tu empresa hacia la transformación digital, los siguientes consejos te van a ser muy útiles.

1. Investigar y planificar

Antes de emprender tu camino hacia la digitalización de procesos, es importante pensar en lo que el negocio necesita para incluir un software y herramientas adecuadas.

Hay que tener en cuenta que la digitalización de una empresa debe ayudar a su crecimiento. Es por eso que si se incorpora un método de digitalización de procesos incorrecto, el resultado será lo contrario a lo deseado.

Así que, antes de tomar una decisión, es recomendable investigar más sobre la digitalización y sus procesos. Así evitas que la empresa adopte un programa o herramientas ineficaces. Pues este tipo de errores generan una respuesta negativa de los usuarios y el público objetivo, así que hay que tener mucho cuidado.

2. Centrarse en la experiencia del usuario de principio a fin

Muchos elementos entran en juego en la imagen que una marca crea en los consumidores. En este sentido, se toman en cuenta características asociadas a la atención al cliente, la confiabilidad del producto, su facilidad de uso, publicidad, entre otros servicios.

Cuando se emprende el camino de la digitalización de procesos es esencial para la empresa mantener una imagen positiva. Por lo tanto, su principal prioridad debe centrarse en sus clientes. Así que el principal objetivo debe ser proporcionar una mejor experiencia de usuario.

La experiencia de cliente aborda todos los criterios de la oferta de la organización. Dada su importancia, en el proceso de digitalización deben participar miembros de varios equipos. De este modo, se fortalece la comunicación por medio de la experiencia del cliente.

3. Incorporar tecnologías basadas en la nube

En el presente, encontramos las tecnologías en la nube en todas parte. Ya que las empresas que se han encaminado hacia la digitalización de procesos utilizan algunas de ellas.

Esto significa que toda empresa que se sumerge en la digitalización de procesos debe actualizar su infraestructura de TI. Y así integrar la tecnología nueva que ayuda a automatizar y acelerar su negocio.

Ejemplos de estas tecnologias son:

Análisis de big data
Inteligencia artificial
Aprendizaje automático

Herramientas digitales

Por otro lado, existen herramientas digitales que ayudan a cerrar tratos más rápido. O, medir la productividad del empleado con un 📲📈 software de evaluación de desempeño, entre otras.

Se trata de tecnologías que necesitan espacio de almacenamiento, por eso las empresas las incorporan en la nube.

De acuerdo con Finances Online, la mayoría de los encargados de TI aseguran que en los proximos 5 años el 95% de las cargas de trabajo se alojarán en la nube.

4. Revisar los comentarios de los clientes y empleados

Casi siempre a las personas les cuesta adaptarse al cambio. Aunque la digitalización de procesos aporta muchos beneficios, es posible que algunos clientes o empleados no la aprueben de inmediato.

Por lo anterior, durante el proceso de digitalización es importante tomar en cuenta los comentarios de ambos grupos.

Las opiniones de los clientes durante la transformación digital ayudan a identificar los cambios que deben hacerse. Y, de qué manera se puede mejorar. Asimismo, escuchar sus opiniones sirve para detectar errores a tiempo.

Saber escuchar

Una manera de saber lo que piensan los clientes y empleados es proporcionando documentos donde ellos pueden dar respuesta a preguntas comunes. Otra forma es mediante los tickets de soporte.

Sea cuales sean las opciones elegidas, es importante tener disponibles diferentes canales de comunicación:

según un informe de Oberlo, el 52.8% de las visitas a una página son a través de dispositivos móviles y 47.92% provienen de dispositivos de escritorio.

De manera que, al tener múltiples canales disponibles, se fortalece la comunicación con los clientes. Los usuarios tienen mayor facilidad para dar sus opiniones desde sus dispositivos favoritos o de confianza.

¿Cómo hacer la digitalización de procesos en el área de RRHH?

La digitalización de procesos en Recursos Humanos es algo inevitable, si quieres que tu empresa se mantenga competitiva. De lo contrario, se convierte en obsoleta tratando con problemas de consecuencias imprevisibles.

Para iniciar el proceso de digitalización de procesos en Recursos Humanos, lo mejor es incorporar herramientas modernas. Que sean capaces de optimizar el mayor número de tareas que consumen demasiado tiempo.

Una solución que cumple con este propósito es el software de recursos humanos 🔥 de Sesame HR.

Sesame HR respalda el proceso de digitalización de las empresas y ayuda a simplificar la carga de trabajo de Recursos Humanos. Las soluciones que ofrece este software se adaptan a dispositivos móviles, tablets y ordenadores.

Múltiples funcionalidades

Incorpora una serie de funcionalidades de uso fácil y útiles para la gestión de Recursos Humanos. Por ejemplo, informes de RR. HH., gestión de turnos, control de asistencia, gestión de tareas, y más.

Todos los beneficios que brinda esta herramienta digital se deben a su dotación de sistema inteligente, capaz de automatizar tareas asociadas a la gestión de empleados. Incluso de aquellos que usan el ⚙ home office en México. De este modo, se logra que la fuerza laboral aumente su productividad.

Para las empresas que tienen empleados a distancia, este software incluye un sistema de geolocalización. Así que, con esta característica los empleadores obtienen información en tiempo real sobre el momento y el lugar donde están trabajando sus colaboradores.

Métodos para marcar asistencia con Sesame HR

Gracias a su adaptabilidad en diferentes dispositivos, los empleados tienen tres opciones para marcar asistencia:

App móvil
Tablet
Servidor web

Todos estos componentes facilitan el trabajo remoto. Otra gran ventaja, es la compatibilidad que tiene con otros esquemas de registro de asistencia como es el Face ID y registro de asistencia biométrico.

Software con IA para el proceso de digitalización de una empresa

Al vivir en una época donde la digitalización de procesos es parte del éxito de un negocio, no puedes darte el lujo de quedarte por fuera.

Queda claro que la digitalización de procesos tiene un gran impacto en las actividades comerciales y en la capacidad de las empresas para permanecer en el mercado.

En ese sentido, la inteligencia artificial es de gran ayuda para impulsar la digitalización de procesos de una manera más sencilla, rápida y eficaz.

Para este propósito, el software de Sesame HR es la herramienta indicada, ya que está dotada con una serie de características únicas.

Control de asistencia-registro de asistencia

Si tienes muchos empleados a tu cargo, llevar un control de entrada y salida de forma manual es demasiado estresante. Esta es una de las múltiples ayudas que te brinda Sesame HR, ya que permite la digitalización de registros de asistencia.

Con Sesame HR, además de llevar un control de asistencia, tu empresa tiene la posibilidad de reducir el absentismo laboral. Mediante el seguimiento real de la puntualidad de los colaboradores.

Características especiales

La instalación del software reloj checador digital es muy fácil, ya que sólo requiere conexión a Internet.
Acceso web y mediante la App móvil.
Reconocimiento facial para un registro de entrada y salida más rápido.
Sistema de GPS para saber dónde están trabajando los empleados.
Portal del empleado para que ellos registren sus horarios, hagan solicitudes o consulten otra información de su interés.
Gestor de ausencias por teletrabajo en tiempo real.
Facilidad para crear diferentes tipos de registro.
Amplia gama de colores para asignar a cada registro de asistencia.
Automatización personalizada de registro de entrada y salida del personal.
Informes de puntualidad de empleados.

Reclutamiento

Otra de las funciones que cumple el software de Sesame HR es la digitalización de procesos durante el 🧐 reclutamiento de personal. Al optimizar las tareas que intervienen durante la selección de personal, se realizan contrataciones más ágiles.

Características principales:

Automatización de las ofertas de trabajo.
Obtener y almacenar todos los datos correspondientes al proceso de reclutamiento.
Mantener una conexión entre gerentes y RR. HH. durante el proceso de contratación para tener un resultado exitoso.
Bolsa de trabajo personalizada que permite incluir la página web de la empresa e información relevante.
Crear fichas de candidatos automáticas cuando los aspirantes se registran.
Crear perfil para cada candidato con toda su información correspondiente.

Bolsa de horas extras

Los registros de horas extras de forma manual absorben demasiado tiempo y atención. Pero, con la digitalización de procesos se agiliza esta tarea.

En el software de Sesame HR encuentras la funcionalidad de bolsa de horas extras. Te ayuda a llevar un control sobre el tiempo complementario y extraordinario de tus empleados. Con esta herramienta, mantienes todos los informes asociados a horas extras centralizados. Además, accesibles en cualquier momento.

De hecho, el programa muestra en tiempo real los cálculos de horas extras, horas compensadas y horas pendientes. Fuera de eso, es posible crear reglas personalizadas sobre compensación de tiempo extra, de acuerdo a la empresa.

La digitalización de registro de horas extras con Sesame HR incluye otras ventajas como:

Aplicación móvil
Opción para establecer filtros y agrupar datos
Descarga de informes de horas extras en PDF, Excel y CSV.

Encuestas de clima laboral

A veces, según la empresa, la carga de trabajo en Recursos Humanos es abrumadora. Sin embargo, con la digitalización de procesos es mucho más fácil y rápido cumplir con todo lo correspondiente a este departamento.

Una de las responsabilidades que tienen los líderes en las empresas es asegurarse de crear y mantener un ambiente de trabajo agradable. Sin embargo, para ello es importante conocer cómo se sienten y qué piensan los empleados.

La mejor manera de abordar este asunto es preguntar. Pero, si son demasiados trabajadores, tomaría demasiado tiempo.

Teniendo en cuenta esto, el software de Sesame HR ha incluido entre sus funciones la encuesta de clima laboral. Esta ayudar a las empresas a saber si sus trabajadores están satisfechos. Del mismo modo, se conoce si hay aspectos a mejorar, para que haya un mejor bienestar en los equipos de trabajo.

Gestor documental

A medida que una empresa crece, más documentos se van generando. En comparación a los viejos tiempos, hoy en día la gestión de documentos es una tarea sencilla de realizar. Claro, gracias a la digitalización de procesos en RR. HH.

En este sentido, Sesame HR ayuda en la gestión de documentos del personal, en un solo lugar y de forma organizada y segura.

Toda la información queda centralizada y clasificada por empleado y por tipo de documento. Y es accesible desde cualquier lugar.

Así que, si aún no te has subido al tren de la digitalización de procesos, este es el mejor momento para hacerlo. Sesame HR te ayuda en esta transición, para que sea fácil y segura para tu empresa. Pide ahora una demo gratis y empieza a disfrutar de los beneficios.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

tiagosantos

HR Content Specialist

Digitalización y automatización de procesos en compañías y RRHH

Digitalización: ¿en qué consiste?