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PortugalReclutamiento y selección
¿Qué es un Applicant Tracking System?
Conoce cómo un Applicant Tracking System puede ayudarte a optimizar el proceso de reclutamiento y hacer mejores contrataciones.
¿Necesitas ayuda?
Dani Romero
HR Consultant
12 de abril, 2023
Un Applicant Tracking System es una herramienta que facilita los procesos de reclutamiento de personal. Por lo tanto, para las empresas de cualquier tamaño es de gran ayuda.
Este ATS permite a los reclutadores administrar mejor los canales de postulantes, para contratar al candidato idóneo para el puesto de trabajo.
¿Qué es un Applicant Tracking System?
Un Applicant Tracking System es un software que te ayuda a agilizar el proceso de contratación en tu empresa. A su vez, también es un sistema centralizado donde se almacenan los datos de todos los candidatos: incluye solicitudes, currículos y comentarios de tu equipo.
De este modo, es más fácil para tu equipo de reclutamiento:
- Acceder a la información
- Hacer seguimientos de contrataciones
- Descubrir qué puntos pueden mejorar.
Por otro lado, con esta herramienta es posible automatizar un conjunto de tareas que consumen demasiado tiempo, como son las entrevistas.
¿Qué tan popular es el uso de Applicant Tracking System?
Dado el aceleramiento que proporciona esta herramienta, muchas de las empresas líderes en el mundo la utilizan en sus procesos de contratación, para garantizar que la gestión del capital humano sea eficiente y eficaz.
De acuerdo con el sitio de Glassdoor, para una vacante se reciben alrededor de 250 solicitudes. Sin embargo, solo cuatro o seis de esos candidatos son citados para una entrevista, y solo uno obtiene el puesto de trabajo.
No obstante, el resto de solicitudes quedan depositadas en el sistema de seguimiento ATS, como primer recurso para ofertas de trabajo en el futuro.
Por tanto, no sólo es útil para el puesto de trabajo que se ofrece en el momento, también sirve para conservar talentos para el futuro.
¿Qué hace un Applicant Tracking System?
Veamos algunas funciones que realiza un Applicant Tracking System.
Escanear currículos en busca de palabras clave
Un Applicant Tracking System es un tipo de software de recursos humanos con inteligencia artificial, diseñado y programado para imitar la mente humana.
Por ejemplo, los reclutadores escanean de forma manual los currículos, en busca de palabras clave. En contraste, el software hace lo mismo, pero mucho más rápido. De este modo, las empresas ahorran tiempo y dinero.
Atraer a los candidatos adecuados
El software rastrea a las personas mejor calificadas para el puesto de trabajo. No obstante, si tienes una mala descripción del trabajo, o no incluyes las palabras clave adecuadas, será más difícil atraer a los candidatos idóneos.
Por otro lado, el applicant software incluye preguntas de exclusión, para eliminar solicitantes que no son adecuados. Si el candidato no responde estas preguntas queda eliminado de forma automática.
Pero, si la persona responde el cuestionario de acuerdo a los criterios de la empresa, el sistema avanza al siguiente paso del proceso de selección.
Escanear y clasificar a los postulantes
Un Applicant Tracking System analiza los currículos y extrae los datos más importantes del candidato; luego se los presenta a los reclutadores. Por lo general, estas herramientas permiten crear una lista de los candidatos favoritos, lo cual simplifica aún más el proceso de contratación.
Asimismo, se pueden asignar palabras clave específicas para que el software las rastree. En este caso podrían ser antecedentes educativos o competencias específicas.
Seguimiento de los solicitantes
Tras el escaneo y clasificación de los currículos, se procede a hacer seguimiento de cada etapa de la contratación.
Por ejemplo, si vas a reclutar cinco candidatos, la plataforma te muestra si cada persona es un nuevo postulante o en qué etapa de la entrevista se encuentra. Y los que se van eliminando en el camino permanecen en la base de datos de reclutamiento, como opción para futuras vacantes.
¿Por qué las empresas usan un Applicant Tracking System?
GetApp, un sitio que compara softwares para pequeñas empresas, en un estudio que realizó, descubrió que:
las organizaciones que utilizan un Applicant Tracking System percibían resultados extraordinarios. El 86.1% afirmó que, con el uso del software, habían acelerado su ritmo de contratación. A su vez, un 78.3% aseguró que habían mejorado la calidad en contrataciones.
A continuación, te presentamos algunas de las razones por las que las empresas utilizan esta herramienta
Ahorra tiempo
El ahorro de tiempo es la principal ventaja del Applicant Tracking System en comparación con un ciclo de contratación convencional.
Por lo general, entre el 75% al 88% de los currículos que se reciben no son aptos para el puesto de trabajo. Al eliminar una serie de tareas manuales en la contratación, este proceso se lleva a cabo en cuestión de segundos, en lugar de muchas horas de trabajo.
Facilita la publicación de trabajos
Con un Applicant Tracking System publicas tus ofertas de trabajo en diferentes plataformas, con un solo clic.
Lo mejor es que no necesitas hacer configuraciones manuales. Por ejemplo, iniciar sesión en cada una de las cuentas por separado. Tampoco necesitas hacer seguimiento a cada plataforma ni a los resultados de cada publicación.
El applicant software recopila y muestra todos los análisis de cada una de las plataformas.
Mejora el costo de contratación
Muchas empresas no pueden permitirse una inversión de miles de pesos en el proceso de reclutamiento, cada vez que van a contratar a un candidato.
Por otro lado, tampoco pueden arriesgarse a contratar a la persona equivocada debido a un mal proceso de selección. Más adelante sería un costo demasiado grande que tendrían que asumir, afectando la retención de empleados.
Mejora la calidad de contratación
Muchas organizaciones afirman que desde que utilizan un Applicant Tracking System la calidad de contratación es mucho mejor.
Además, de acuerdo con investigaciones en esta materia, la aplicación de un candidato calificado tiene una vida útil aproximada de 10 días.
Así que al tener un Applicant Tracking System captas más fácil a estos candidatos calificados y se acelera el proceso de reclutamiento. Pues de otro modo tu competencia podría anticiparse y descubrir a estos talentos más rápido que tú.
Decisiones rápidas y mejores
En el proceso de incorporar nuevos talentos, es posible cometer errores. En este sentido, una mala decisión genera resultados desastrosos para la salud financiera de la empresa.
Un Applicant Tracking System te brinda acceso a una imagen amplia de todas las solicitudes. De esta manera, tienes bases sólidas para la toma de decisiones acertadas.
Se acelera el ciclo completo de reclutamiento
Al tener toda la información de los candidatos centralizada y organizada es más fácil optimizar el ciclo de contratación.
En este aspecto, el software ayuda en la recepción de solicitudes, selección de mejores candidatos, programación de entrevistas y contratación del mejor candidato para el puesto.
Por lo tanto, al agilizar todos los pasos, todo el proceso de reclutamiento y contratación se concluye más rápido.
Se simplifica el proceso de contratación
Con la optimización de tareas repetitivas, es más fácil para el departamento de Recursos Humanos administrar y revisar una serie de aplicaciones en cuestión de horas. En cambio, sin la intervención de un Applicant Tracking System esto podría tardar días.
¿Cómo saber si necesitas un Applicant Tracking System?
Si tu empresa es pequeña o realizas contrataciones esporádicas, quizás no te justifica invertir en un Applicant Tracking System en el momento.
Pero, si tu negocio está en proceso de crecimiento es probable que sientas la tensión de las tareas de Recursos Humanos.
Dicho esto, mediante procesos manuales es difícil atender múltiples vacantes o un volumen alto de candidatos.
Sin embargo, un crecimiento repentino no es la única señal que determina la necesidad de adoptar un Applicant Tracking System. El software puede solucionar otros problemas dentro del equipo de reclutamiento. Por ejemplo, procesos ineficientes o puntos ciegos en la comunicación interna.
En definitiva, toda empresa que invierte en un Applicant Tracking System se beneficia, al aumentar la productividad del equipo de Recursos Humanos. Además asegura la información importante sobre sus procesos de contratación.
Ejemplo de Applicant Tracking System
Ernesto es el encargado del reclutamiento en la empresa donde trabaja. Hace dos años la compañía decidió incorporar el software de Sesame HR para optimizar diferentes funciones en Recursos Humanos.
Por lo tanto, para Ernesto la gestión de personal es más fácil desde que tiene acceso a esta herramienta. En su caso, es una ayuda enorme para realizar un ciclo de contratación eficaz sin cometer errores.
Otras ventajas de Sesame HR
El reclutador tiene al alcance el poder de optimizar el proceso de selección de personal con el software ATS de Sesame HR. Lo primero que hace es automatizar las ofertas de trabajo y toda la información que se genera, a partir de que la oferta queda segura en el sistema.
Desde el primer momento, Ernesto ha visto los beneficios del software, empezando porque siempre que publican una nueva oferta atraen a los mejores candidatos. Pero eso no es todo…
Con nuestra herramienta, la empresa tiene una bolsa de trabajo personalizada. De este modo, para Ernesto es más sencillo atraer a los perfiles adecuados.
Toda la información del proceso de selección de personal queda centralizada. Por ejemplo, las recomendaciones, los certificados, los curriculums y notas de los gerentes o equipo de RR. HH.
La decisión correcta
Por otra parte, la empresa interactúa más con los candidatos, ya que los mantiene informados sobre su estado durante el proceso de selección.
Así como Ernesto, muchas personas gozan de los beneficios de tener en sus negocios un Applicant Tracking System. Si aún no tienes el tuyo, te invitamos a conocer nuestro software ATS, para que aproveches sus beneficios.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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Soy Dani Romero, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
