Guía de eNPS y encuesta de pulso organizacional para medir el clima laboral

4 de enero, 2023

La encuesta de pulso organizacional o eNPS es una herramienta que día con día se ha vuelto muy popular en el mundo empresarial. Una amplia gama de empresas a nivel mundial emplean la encuesta de pulso para medir el compromiso de los colaboradores.

También se utilizan para medir actitudes sobre la cultura organizacional y para conocer opiniones sobre ciertos aspectos relevantes de la empresa. Sus grandes ventajas son: la agilidad para aplicarse y la información que se puede obtener de ellas.

Sin embargo, se requiere de aplicar las preguntas correctas para que las respuestas ayuden en realidad a que todos los empleados sean más felices. Sin importar qué posición ocupen en el organigrama de la empresa.

Para ello hemos preparado esta guía, que te ayudará a entender y aplicar todo lo necesario acerca de esta útil herramienta que es la encuesta de pulso. ¡Continuamos!

Qué es la encuesta de pulso laboral

La encuesta de pulso es un tipo de encuesta corta. Tiene como objetivo conocer el sentir de los colaboradores con respecto a un punto en particular de la empresa.

Dicha encuesta puede enfocarse en distintos temas como:

• Comunicación
• Nivel de participación
• Motivación
• Cualquier otro aspecto del desarrollo organizacional.

Los resultados de estas encuestas ayudan a obtener una visión rápida de los indicadores vitales de una organización.

El formato de las encuestas de pulso laboral es corto, para que los encuestados no se abrumen con muchas preguntas. Tampoco se abarcan demasiados temas diferentes. Si se quieren conocer otros aspectos, se pueden aplicar otras encuestas cortas más seguidas.

Cuáles son las características de la encuesta de pulso laboral

Entre las principales características de la encuesta de pulso se encuentran las siguientes:

• Son encuestas cortas, rápidas y fáciles de responder. Es la característica que más las diferencia respecto a otras encuestas organizacionales tradicionales.
• Se aplican de manera regular. La frecuencia la define cada organización acorde a sus necesidades. Pueden realizarse de modo semanal, quincenal, mensual, etc.
• Miden y rastrean el mismo tema o aspecto a lo largo de un periodo.

Ventajas de aplicar una encuesta de pulso

Cuando utilizas este formato de preguntas cortas que se enfocan en un sólo tema, se obtienen algunos beneficios como los siguientes:

Menor tiempo de análisis

Al ser un formato corto, estas encuestas no interrumpen las operaciones normales de la organización. El análisis de los resultados también puede tenerse en el corto plazo.

Incluso, cuando la empresa cuenta con un software digital para reunir estos datos, se pueden visualizar los resultados en tiempo real.

Mayor honestidad en las respuestas

Este tipo de encuestas suelen no cruzarse con los datos de entrada de quien responde. Esto ofrece anonimato y con ello, una mayor confianza para responder con honestidad.

También es de ayuda cuando se desea hablar de temas sensibles, o cuando se solicita la opinión acerca del liderazgo de los superiores.

Retroalimentación clara y concisa

Como la encuesta de pulso organizacional se enfoca en un aspecto, los datos que se obtienen permiten identificar factores y actuar de inmediato. Si se requieren detalles, se puede aplicar una mayor cantidad de respuestas rápidas. Esto facilita la elaboración de nuevos planes de acción.

Un mecanismo de seguimiento

Gracias a la agilidad de su aplicación y análisis, estas encuestas sirven para dar seguimiento a un tema a través del tiempo.

Se puede aplicar una primera encuesta sobre dicho tema. Con base en los resultados implementar un plan de acción. Y de manera posterior, volver a utilizar una encuesta de pulso para conocer el efecto de los cambios durante y después de la ejecución.

Una de las áreas donde mayor provecho podemos obtener del uso de las encuestas de pulso es en la medición del clima laboral.

Importancia de medir el clima laboral

La aplicación de una encuesta de forma periódica, para definir si tienes un buen clima laboral, es una práctica valiosa para determinar las oportunidades de mejora que se presentan en las empresas. De esta manera, se pueden planificar acciones que den respuesta puntual a las necesidades de nuestra organización.

Algunos de los beneficios que se pueden obtener con el análisis de los datos de las encuestas de clima laboral son:

Medición del clima laboral

El objetivo principal de la aplicación de una encuesta de clima laboral es medir el nivel de satisfacción interna de nuestros colaboradores. Al contar con este indicador, se pueden establecer estrategias y tomar decisiones para mejorar su resultado.

Cultura positiva

Una de las principales causas de altas tasas de rotación es que las empresas tengan una cultura empresarial negativa. Por lo tanto, cualquier punto que pueda ayudar a mejorarla debe tomarse de modo serio.

Obtener la retroalimentación de los trabajadores y dar seguimiento a las respuestas ayuda en la construcción de un clima laboral favorable.

Identificación de factores fuertes y débiles

Cuando se hace la medición del clima laboral de nuestra organización podemos descubrir las situaciones internas que afectan el crecimiento de la misma. También podemos detectar las fortalezas que podemos convertir en ventajas competitivas.

Empleados comprometidos

Cuando los colaboradores se sienten tomados en cuenta e integrados en su organización se comprometen más con la causa. Pedir a los empleados comentarios periódicos y relevantes es un compromiso positivo para ellos.

Mejor aún cuando se toma su opinión sobre las condiciones laborales en el centro de trabajo. Por eso, la gestión de Recursos Humanos en México cada vez observa más la inclusión de los empleados.

Administración eficaz de conflictos laborales

Una encuesta de clima laboral permite identificar los principales factores que generan conflictos, desmotivación, desacuerdos o disconformidades. Esto se puede lograr a nivel de equipos de trabajo o entre las personas.

Recepción de ideas y sugerencias

Una encuesta de clima laboral también es una herramienta útil para contar con un canal de acercamiento entre los trabajadores y los directivos de la empresa. Este canal funciona para que los empleados presenten ideas y sugerencias, para el avance y crecimiento de la organización en general.

Qué es el eNPS

Una manera de medir la fidelidad de los clientes es el Net Promoter Score (NPS). Desde su creación, este tipo de encuesta ganó popularidad por su utilidad en temas comerciales y de mercadotecnia.

El NPS evolucionó para emplearse de manera interna. Así surgió el Employee Net Promoter Score (eNPS), una encuesta que le brinda su enfoque al trabajador.

Por lo tanto, el eNPS es un tipo de encuesta de pulso laboral que ayuda a conocer el grado de lealtad de nuestra plantilla laboral. Además, el eNPS permite realizar un seguimiento al compromiso de los empleados y el impacto de nuestras estrategias para fortalecer el sentido de pertenencia.

Como podrás notar, el eNPS es una manera rápida de contar con una medición del clima laboral de tu organización. Todas las ventajas que proporcionan las encuestas de pulso, las podrás encontrar en una encuesta eNPS.

Relación de eNPS con las encuestas de pulso y la encuesta de clima laboral

Ahora que hemos repasado la importancia de la medición del clima laboral y el concepto de la encuesta para medir el Employee Net Promoter Score (eNPS), podemos concluir:

• Que ambas son encuestas que permiten recolectar las opiniones de los colaboradores de una empresa.
• Las dos herramientas permiten evaluar el grado de satisfacción laboral.
• La encuesta de clima laboral requiere de más tiempo para diseñarse, aplicarse y analizarse que la encuesta para el eNPS.
• Mientras que la encuesta eNPS se enfoca en un sólo tema, la encuesta de clima laboral puede recabar opiniones de motivación, comunicación interna, salario, etc.

El tiempo tiene un papel relevante en varios aspectos de la encuestas a los trabajadores. Es importante determinar tanto el momento apropiado como la duración en la aplicación de las encuestas.

Es en este punto donde podemos combinar el uso de la encuesta de clima laboral con la encuesta de pulso eNPS.

Preparación

La encuesta de clima laboral debe diseñarse y programarse para aplicarse cada semestre o cada año. Ningún evento debería de modificar su calendarización. Y en ella debemos incluir los aspectos más importantes para la cultura de la empresa.

Por otro lado, debemos incluir la encuesta de pulso cada vez que surja algún escenario en que se requiera la opinión del equipo. Por ejemplo, cuando se han aplicado cambios estructurales en la empresa o ante inicios de proyectos.

Además, recuerda que la encuesta de pulso nos permite dar un seguimiento a temas específicos. Entonces, puedes aplicar una encuesta de clima laboral. Con base en sus resultados trazar un plan de acción y echarlo a andar. Y después, medir con encuestas de pulso el sentir durante y después de su ejecución.

Pasos para realizar una encuesta de pulso

Para obtener los mayores beneficios posibles de una encuesta de pulso te sugerimos seguir los pasos que enumeramos a continuación:

1. Definir el objetivo

Lo primero que se debe hacer es contar con un propósito claro para la encuesta. Sin ello, los datos recabados no tendrán sentido. Se necesita saber qué se quiere rastrear o medir.

2. Establecer la periodicidad

Dependiendo de los temas o factores que se quieran medir, es que se establece una frecuencia para la repetición de la encuesta. Se pueden aplicar unas cuantas y luego averiguar la cadencia de medición que más conviene a tu organización.

3. Redactar las preguntas correctas

Tiene lógica que los resultados de tu encuesta de pulso dependerán de la calidad de las preguntas. Contar con plantillas para aplicar tus encuestas puede ser de gran ayuda en un principio. Pero, conforme vayas generando experiencia, querrás personalizar tus preguntas y cuestionarios.

4. Limitar la duración del cuestionario

Recuerda que la encuesta de pulso debe ser simple y corta. Por lo tanto, no debes diseñar encuestas largas como las encuestas de clima laboral semestrales o anuales. Mantén el formato corto para facilitar su ejecución y fomentar la participación.

5. Hacer análisis a profundidad

Es importante que el análisis que se le haga a los datos recabados sea profundo, para identificar tendencias y patrones. Para que los datos de retroalimentación sean potentes deben generar los cambios necesarios dentro de la empresa. Por ello la necesidad de un soporte analítico profundo.

6. Generar informes sólidos

Una serie de datos sin una orientación clara no sirven de nada. Después del análisis se requiere de informes de resultados fáciles de entender pero robustos en cuanto a información. Si los resultados de tu encuesta se pueden cruzar con otros indicadores de Recursos Humanos, mucho mejor.

A partir de ahí, podrás tomar acciones y tácticas para mejorar lo que sea deficiente. Por ejemplo, establecer planes de mejora, instaurar una formación como puede ser el coaching ontológico; dialogar con el personal, etc. De igual forma, mantener lo que funciona.

Sesame HR y la aplicación de encuestas

Después de revisar los pasos para realizar la encuesta de pulso, te podrás dar cuenta que aplicar las mismas puede parecer simple. De hecho, puedes hacerlo con un cuestionario físico y luego trasladar sus resultados a una hoja de cálculo, para su respectivo análisis.

Sin embargo, estarás limitando mucho la utilidad de la información. Para obtener el mayor provecho, debes contar con herramientas que te faciliten la aplicación de la encuesta y que analicen los datos de manera robusta.

Por ello queremos sugerirte el uso de un software diseñado para la aplicación de encuestas. Mejor aún, la herramienta que queremos recomendarte es una plataforma integral experta en funciones de Recursos Humanos.

Se trata de Sesame HR, una herramienta digital que ayuda a mejorar la gestión de las áreas de Recursos Humanos. Entre los procesos que aplica se encuentran la gestión de jornadas laborales, reclutamiento y selección de personal, administración de tu plantilla laboral y, por supuesto, aplicación de encuestas.

Veamos a detalle algunas funcionalidades que obtendrías al implementar Sesame HR en tu empresa para la aplicación de encuestas.

Diseño de cuestionarios

Crear las preguntas es una tarea relevante. Con Sesame HR puedes crear encuestas de pulso en minutos. La aplicación es intuitiva y sencilla de usar. Los cuestionarios pueden generarse a partir de plantillas y personalizarse a las necesidades de la empresa.

La plataforma permite el diseño de diferentes tipos de preguntas. Por ejemplo, se puede evaluar el clima laboral haciendo uso de la valoración por estrellas. También, se pueden usar caras para mostrar el estado de ánimo o aceptar respuestas abiertas para comentarios y opiniones.

Una vez diseñado el cuestionario, el mismo se puede enviar de manera inmediata para su respuesta, o programarse a fecha futura. Una vez que se manda la encuesta, los usuarios reciben una alerta en su app de que tienen una encuesta pendiente por responder.

Bases de datos de empleados

Una de las ventajas de Sesame HR es que es un sistema integral de Recursos Humanos. Por lo tanto, puedes fusionar diferentes funcionalidades para mejorar los resultados de un proceso.

Para el caso de la aplicación de encuestas, un beneficio adicional viene de la gestión de la base de datos de empleados. Es decir, puedes administrar todos los datos de tus colaboradores en una sola base de datos centralizada.

Al tener toda su información, puedes filtrar y segmentar a qué miembros del equipo les aplicarás cada encuesta que diseñes. Puedes enviarla a todos, como podría ser una encuesta de eNPS. O por ejemplo, puedes enviarla a todas las mujeres para identificar factores de riesgo por acoso sexual.

También puedes gestionar los accesos. Así, la encuesta de pulso puede garantizar la confidencialidad y la seguridad de los datos recabados.

Aplicando las encuestas

Una vez que ya tienes las preguntas o el cuestionario, y has segmentado a las personas a entrevistar, viene la aplicación de la encuesta. En este punto Sesame HR se vuelve un aliado valioso por la facilidad y versatilidad de su uso.

Y es que los encuestados pueden responder desde cualquier lugar en que se encuentren. Es decir, no necesitas reunirlos en algún lugar definido. De manera simple, ellos pueden responder empleando cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.

Por lo tanto, las personas pueden responder desde una computadora, tablet o desde el celular personal. Pero además, las respuestas se pueden recibir en tiempo real.

Esto último permite identificar lo que importa en el momento a tus colaboradores. Con ello se puede agilizar el tiempo de respuesta y actuar cuando la situación así lo amerite.

People Analytics

Decíamos que la herramienta de análisis debe ser robusta para aprovechar al máximo los datos recabados. Sesame HR lo permite, con algoritmos que optimizan las estadísticas que se obtienen.

Sesame HR también cuenta con People Analytics, una herramienta de análisis que te permite identificar tendencias, patrones y comportamientos. Con esta herramienta podrás actuar de manera proactiva ante posibles problemas que se pudieran presentar.

Informes para Recursos Humanos

Para cerrar con broche de oro el proceso de aplicación de encuestas de pulso, Sesame HR cuenta con una funcionalidad para generar informes. Una vez analizada la información podrás tomar mejores decisiones, al tener todos los indicadores en un cuadro de mando.

Los informes son dinámicos, por lo que se pueden filtrar los indicadores de gestión por departamento, oficina, tipo de informe o trabajador. De hecho, los cuadros de mando se pueden diseñar de manera modular y personalizar el orden.

Todos los reportes se pueden exportar y compartir con los responsables de tomar decisiones y diseñar los planes de acción.

Conclusión

La encuesta de pulso laboral es muy útil. Además, combinarla con el eNPS, es un acierto. Como podrás notar, Sesame HR es una herramienta muy útil y completa para aplicar la encuesta de pulso en tu organización. Al facilitar la aplicación y su análisis, se cumple la característica de aplicarla de manera ágil, sin interrumpir las operaciones de la empresa.

Por lo anterior, te invitamos a conocer los detalles de Sesame HR solicitando una demo gratuita.

Así es que ya estás preparado para que tu empresa se beneficie de las bondades, de una encuesta de pulso. Pon manos a la obra e implementa su uso de inmediato. Pronto verás los resultados positivos.