19 de diciembre, 2022

La metodología 5S es una forma de generar disciplina basada en la cultura japonesa. Fue creada en el periodo postguerra, cuando los japoneses requerían aumentar su productividad para sacar a su economía de la destrucción que les había dejado la Segunda Guerra Mundial.

Es un método cuyo objetivo es dar orden y sentido a las dinámicas laborales y gestión de tareas y proyectos. Aunque fue pensada para las áreas operativas, la realidad es que puede aplicarse a cualquier área y función en las organizaciones.

Lo mejor de todo, que la metodología 5S es una herramienta sencilla pero que genera resultados concretos a través del tiempo. Es una apoyo que te ayudará a ganar productividad en cualquier proceso. Además, fortalecerá tu gestión del capital humano.

Qué es la metodología 5S

La metodología 5S tiene su base en cinco principios que facilitan las dinámicas de trabajo. Estos principios mejoran y optimizan aspectos como el uso de los espacios de trabajo, la higiene, la organización y las dinámicas de convivencia dentro de las empresas.

Podríamos decir que más allá de una metodología, se trata de una filosofía de trabajo. Busca comprometer a los colaboradores y ayudarles a desarrollar habilidades como la disciplina y la organización. Esto genera mejor clima laboral y garantiza la calidad en el trabajo.

Como hemos dicho, la metodología 5S se basa en la aplicación de 5 principios representados por cinco palabras japonesas:

Seiri o sentido de utilización.
Seiton o sentido de organización.
Seiso o sentido de limpieza.
Seiketsu o sentido de normalización.
Shitsuke o sentido de disciplina.

Metodología 5S: qué significa cada «S»

Cada uno de los términos que forman parte de esta metodología revela un precepto que debe ser aplicado en la operación diaria de la empresa. Por ello, si queremos implementar la metodología, debemos entender lo que cada principio significa.

Seiri (sentido de utilización)

Este principio está relacionado con el uso eficiente de los materiales y los recursos. Para desarrollarlo de manera eficiente las empresas deben evaluar de modo profundo, para determinar qué recursos y materiales son necesarios y cuáles no.

Esta evaluación involucra cualquier recurso, desde la gestión de recursos humanos hasta documentos y recursos técnicos con los que cuenta la empresa. Una vez que se determinan, se deben eliminar aquellos recursos innecesarios.

Al minimizar el uso de estos materiales, se generan ahorros, se liberan espacios de almacenamiento y se hace una gestión más inteligente.

Por ejemplo: muchas veces en las empresas se crean funciones por necesidades específicas en un momento dado. Esto va generando puestos de trabajo que quizá en el largo plazo no son necesarios. Si se analizan a detalle las necesidades, se puede prescindir de ciertos puestos.

Seiton (sentido de organización)

Se trata de generar armonía dentro del espacio de trabajo de cada persona y equipo de trabajo. Para ello se deben ordenar las salas de trabajo, los escritorios, las áreas comunes, las líneas de producción, entre otras zonas laborales.

Lo que se consigue, además de lugares más agradables, es facilitar el acceso a herramientas, documentos y servicios que pueden requerirse para desempeñar cualquier tarea.

El orden debe ir acompañado de una clasificación adecuada del contenido o de los recursos integrados. Es necesario que se relacionen los objetos para crear inventarios fáciles de manejar.

También se debe organizar separando los elementos por nombres y categorías. Sobre los escritorios o mesas de trabajo sólo deben estar los objetos empleados con frecuencia, evitando el desorden.

Imagina algo tan simple como un cajón de trabajo de escritorio. Puede contener plumas, borradores, formatos, etc. Tenerlo ordenado te permitirá tardar menos en encontrar un clip o la calculadora que necesitas.

Seiso (sentido de limpieza)

La limpieza es un valor que debería estar normalizado en todos los miembros de una empresa. En el sentido de la metodología 5S la limpieza y el cuidado de los espacios de trabajo es responsabilidad de cada colaborador.

La higiene y el cuidado al que se refiere este término también tiene que ver con la imagen de las personas. Este es un aspecto importante que permite mejores relaciones entre los compañeros y una mejor atención al cliente.

En una planta laboral donde se tiene basura tirada existen más probabilidades de que se presente un accidente. Cuando los trabajadores son los responsables de mantener limpia su área de trabajo, pueden fijarse en esto y reducir los riesgos de accidentes laborales.

Seiketsu (sentido de normalización)

Este factor busca que se generen dinámicas y estandarización de los valores antes descritos. Es decir, se busca normalizar las conductas y los hábitos positivos. La intención es que se vuelvan parte de la filosofía organizacional. Para ello es necesaria una buena comunicación interna.

Sólo normalizando estas dinámicas es que se consolida el nuevo modelo de trabajo. Esta práctica permite el establecimiento de rutinas y sistemas de vigilancia para que se mantenga la utilización, la organización y la limpieza.

Los nuevos valores se observan de modo correcto y se debe trabajar para reforzar estas estrategias. Esto garantiza que los trabajadores comprendan la importancia de estos principios y las practiquen en el día a día.

Shitsuke (sentido de disciplina)

La metodología 5S incorpora la disciplina como un valor base, para que los cuatro factores anteriores se vayan cultivando. La constancia en la aplicación de estos valores y su vigilancia dará como resultado mejoras para el personal y en la dinámica laboral de la empresa.

La disciplina no es un tema que deba imponerse. Es decir, no es suficiente con sólo pedirle a los colaboradores que mantengan su escritorio ordenado. Se debe invertir en capacitaciones, mejoras, equipos y herramientas que hagan más fácil la realización de las tareas.

El enfoque continuo que se le dé a estos temas hace que no se olviden sus bases. Así, para sustentar toda la metodología es importante que las organizaciones realicen evaluaciones periódicas. Esto ayudará a entender la evolución de los procesos frente a la implementación de la metodología 5S.

Beneficios de aplicar la metodología 5S

La aplicación de la metodología 5S ofrece grandes beneficios para las organizaciones. Estos beneficios se verán reflejados en aumento de la productividad y en mejoras en el clima laboral.

Algunos de los beneficios que la metodología 5S aporta a las organizaciones son:

Facilidad en la ejecución de las operaciones.
Lugares de trabajo más agradables.
Reducción del esfuerzo para completar las tareas.
Aumento en las condiciones de seguridad de la empresa.
Procesos orientados a la mejora continua.
Disminución en los factores de riesgo psicosocial.
Mayor enfoque en las actividades primordiales del negocio.
Aumenta la confianza entre líderes y colaboradores.
Incremento en el nivel de productividad.

Otros beneficios a mencionar son los que se logran en la reducción de la incertidumbre. Esto es porque se puede prever con mayor facilidad el resultado de las operaciones. También facilita la gestión en tiempos de crisis y en la distribución de demandas y responsabilidades.

Recuerda que al final, más que una herramienta de gestión, la metodología 5S es una filosofía empresarial. Se convierte en un modelo de excelencia que todo miembro de la organización debe adoptar en su día a día.

Gestor de proyectos para implementar la metodología 5S

Implementar la metodología 5S en un paso relevante para reorganizar a tu empresa. Para aprovechar al máximo esta implementación requerirás de las herramientas adecuadas, para potencializar sus efectos.

Utilidad y orden

Por lo anterior, te recomendamos la implementación de un software gestor de proyectos como Sesame HR. Este sistema te permite asignar proyectos a cada colaborador que se requiera. Luego, medir tanto los costos como la rentabilidad de cada uno.

Organizar los proyectos con este tipo de gestor de tareas te permitirá identificar las actividades que son más relevantes y aquellas que incluso pudieran ser no útiles para alcanzar tus objetivos.

Además, podrás organizar de mejor manera los Recursos Humanos que intervendrán en el proyecto. Y también podrás administrar otros recursos que se necesitan para el proyecto.

Gestor de tareas y tablero de seguimiento

En el caso de Sesame HR, esta aplicación cuenta con un tablero de seguimiento, donde podrás ir revisando el avance del proyecto. Se pueden emplear etiquetas del gestor de tareas para clasificar y optimizar la planeación de dichas actividades.

Para optimizar el tiempo del recurso humano, la app cuenta con alertas de inactividad. Cuando encuentra que alguna persona no ha laborado durante cierto tiempo, lo sabrás y podrás tomar la decisión que sea necesaria.

La normalización es uno de los factores de la metodología 5S. Este gestor de proyectos te permite estandarizar la forma de abordar las tareas en tu empresa. Se puede medir el rendimiento laboral, a través del sistema con el que cuenta este software.

Cuando logramos que toda la organización comprenda y adopte la metodología 5S, se logra adoptar un estilo de trabajo más productivo y organizado.

En el mediano plazo podrás ver resultados favorables en la reducción de retrabajos. Además, verás aumento de la calidad y mejora en la satisfacción de los clientes.

Esperamos que este artículo haya sido de tu agrado y le hayas encontrado utilidad. Para encontrar materiales adicionales para la mejora en los procesos de Recursos Humanos, continúa en Sesame HR.

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★★★★☆

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

irisserrador

HR Content Specialist

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