10 claves para gestionar las horas extra gravadas y exentas de los trabajadores

14 de diciembre, 2022

Las empresas deben tener mucho cuidado al gestionar las horas extra gravadas y exentas de sus trabajadores. De lo contrario, podrían desembolsar altos montos por pago de horas extraordinarias y reducir su productividad.

En algún momento, cualquier empresa puede requerir que su personal dedique más tiempo del señalado para su jornada de trabajo. A veces se necesita terminar los pendientes o terminar con proyectos especiales.

Es por ello que la ley contempla el calcular horas extra. Sin embargo, esta práctica no debe verse como una práctica normal.

Dado que las horas extra pueden convertirse en un problema serio, es necesario conocer qué factores nos pueden ayudar en su gestión. Y siempre, contar con una bolsa de horas extras actualizada. ¿Sabes que este tema puede tener impacto en tu empresa? ¡Entonces sigue leyendo!

Las horas extra gravadas y exentas en México

Antes de dar algunos consejos sobre la gestión de las horas extra gravadas y exentas, hagamos un breve resumen de lo que dicta la ley en México con respecto a este rubro. Y cómo hacer una correcta gestión del capital humano en este aspecto.

Jornada laboral

Recordemos que en el artículo 123 de la Constitución Mexicana se define que la jornada laboral es el tiempo del trabajador, que pone a disposición de su patrón para prestar sus servicios.

La duración de la jornada depende de su tipo. Las jornadas diurnas pueden ser máximo de 8 horas, las nocturnas de 7 horas y las mixtas de 7.5 horas.

Horas extraordinarias

La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que dichas jornadas pueden extenderse bajo situaciones extraordinarias.

No obstante, un trabajador no puede laborar más de tres horas extra diarias ni más de tres veces en una semana. Por lo tanto, las horas extra no pueden rebasar las 9 semanales.

Cómo calcular horas extra

Cuando un trabajador labora horas extra requiere de una remuneración por las mismas. Al ser extraordinarias, el monto también es diferente. Por eso se habla de horas extra gravadas y exentas. La ley considera tres aspectos:

• Cuando las horas extraordinarias se generan por situaciones donde la vida del trabajador o la existencia de la empresa peligran, las horas se pagan con una cantidad igual al monto de una hora de trabajo ordinario.
• Cuando el trabajador excede de una a nueve horas a la semana su jornada laboral, estas deben pagarse al doble del monto de su valor normal.
• Si el colaborador llegara a trabajar más de 9 horas extra por semana, cada hora adicional deberá pagarse al triple.

Las horas extra gravadas y exentas

De acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), las horas extra son ingresos adicionales que están sujetos a la retención del ISR. Sin embargo, dependiendo del monto, pueden tratarse como horas extra gravadas y exentas.

¿Cuándo son horas extra exentas de impuestos?

Se deben tomar tres características para determinar que el pago de las horas extra sea exento del pago del ISR:

• Cuando el tiempo adicional no rebase el máximo de horas extra permitidas (9 horas por semana).
• Si el trabajador gana un salario mínimo general ($172.87 pesos diarios en 2022).
• Estará exento al 100% para quienes ganen el salario mínimo, y al 50% para los demás trabajadores. Esto será siempre y cuando la exención no exceda el equivalente a cinco veces el salario mínimo general por cada semana de servicios.

Pago de impuestos de las horas extra gravables

Las horas extra van a ser sujetas a retención de ISR en los siguientes casos:

• Cuando el salario neto del colaborador sea mayor al salario mínimo mensual. En estos casos el pago de horas extra será gravable en un 50%.
• Todas las horas extra excedentes al límite de 9 horas, es decir, las que se pagan al triple, siempre se gravarán al 100%.

Impacto económico de las horas gravadas y exentas

Como podemos darnos cuenta, las horas extra pueden llegar a ser un gasto muy caro. Además, el pagar horas extra al triple puede generar sanciones para la empresa o pago de multas adicionales.

De acuerdo con datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), en México se laboran 2,137 horas al año. Esto es un 23% más que el promedio de los demás países.

Si las semanas se consideran de 5 días, esto nos da un promedio de 8.2 horas diarias sin días festivos. Esto quiere decir que se trabajan muchas horas extra.

Por ello es muy importante contar con una adecuada gestión de equipos y manejo de las horas extra gravadas y exentas. A continuación, te presentaremos 10 claves para optimizar el manejo de las horas extraordinarias en tu empresa.

1. Evita el uso de las horas extra gravadas y exentas

La mejor manera de gestionar las horas extra gravables y exentas es evitándolas. Para ello se requiere de una adecuada planeación, tanto de horarios como de turnos. Deberás contar con una adecuada gestión de talento humano.

Es posible que se te presenten situaciones inevitables en las cuales debas acudir al recurso de las horas extraordinarias de trabajo. Emplea este recurso como el último posible, o sólo cuando alguna vida o la existencia de la empresa estén en juego.

2. Gestiona los turnos de trabajo

Como lo hemos dicho, una buena planeación puede reducir el uso de las horas extra. Para ello te recomendamos diseñar la cartelera de trabajo de tu equipo para estructurar los horarios de trabajo.

Con esta planeación podrás conocer los requerimientos de trabajo y las necesidades de recursos. También te recomendamos construir varias carteleras con diferentes escenarios. Esto te ayudará a prever posibles movimientos en la plantilla.

3. Cuenta con un procedimiento de gestión de horas extra gravadas y exentas

Tener un procedimiento para la autorización de horas extra te permitirá mantener un control de las mismas. Lo ideal es que diseñes un proceso que diga bajo qué circunstancias se pueden aprobar o solicitar horas extra.

También deberás generar algún formato para la administración de las mismas. Por lo general deberás incluir espacios para la firma de quien autoriza, de quien solicita y del trabajador que las laboró. En otras palabras, llevarlo a cabo con una cuidadosa gestión de Recursos Humanos.

4. Implementa un mecanismo de control de horarios de trabajo

Dice el dicho: «No se puede controlar lo que no se mide». En consecuencia, debes implementar algún sistema de control de horarios en tu empresa, como un formato físico de entradas y salidas o un reloj checador digital.

Contar con esta información te ayudará a medir las jornadas laborales y a determinar cuáles serán las horas extra gravadas y exentas.

5. Un software de gestión para horas extra gravadas y exentas

Emplear la tecnología para la gestión de las horas extra gravadas y exentas es una gran idea.

De entrada podrás contar con un reloj checador digital que ayudará a la gestión de las jornadas y horarios de trabajo. Con este control podrás optimizar el registro de entradas, salidas y pausas de las personas.

También podrás generar reportes de las horas extra laboradas y respaldar la información desde una base de datos centralizada. Un software especializado ayudará a que tu proceso sea más dinámico y preciso.

6. Sesame HR para gestionar las horas extra

Uno de los mejores software para la gestión de horas extra gravadas y exentas es Sesame HR. Este programa te ayuda a controlar y calcular las horas extra de tus colaboradores. La gran ventaja es que lo hace en tiempo real.

También podrás crear reglas para que el software te avise de condiciones que se estén presentando en cuanto a las horas extra permitidas. O te ayudará a administrar una bolsa de horas extra. Incluso, te dará reportes automáticos por departamento o individualizados.

7. Trabaja con una bolsa de horas extra

La bolsa de horas es una alternativa a la jornada laboral tradicional. Consiste en distribuir de manera irregular el tiempo que un colaborador dedica a sus actividades de trabajo.

En otras palabras, es una manera de hacer flexible la jornada de trabajo para adaptarla a momentos de mayor actividad de la empresa.

8. No rebases las nueve horas extraordinarias semanales

Es posible que a pesar de tu planeación, llegue la ocasión en que tengas que emplear a tu personal durante horas extras. La sugerencia que te hacemos es que evites que trabajen más de nueve horas. Ponte ese número como límite para cada persona que labora en tu organización.

9. Cuida la salud de tu equipo de trabajo

Para algunos trabajadores, las horas extra son una manera en que pueden aumentar sus ingresos. Sin embargo, para otros es algo no deseable pues les quita tiempo personal.

A largo plazo, el exceso de horas de trabajo perjudica la salud física y mental. Trabajar más de 40 horas a la semana afecta al:

• Aumentar la posibilidad de desarrollar estrés, depresión y trastornos de ansiedad.
• Incrementar hasta 6 veces el riesgo de padecer el síndrome de burnout (agotamiento).
• Elevar hasta en un 61% la posibilidad de sufrir un accidente de trabajo.
• Agudizar el riesgo de sufrir problemas cardiacos y gastrointestinales.

10. Supervisa la gestión de equipos en tu empresa

Una realidad es que si de manera continua tienes la necesidad de trabajar horas extra es que tienes algún problema en la gestión de equipos.

Algunos problemas que se pudieran estar presentando y a los que deberías poner atención son:

• Puestos de trabajo mal establecidos.
• Cargas de trabajo mal equilibradas.
• Colaboradores que trabajan a ritmos distintos.
• Falta de capacidad, motivación o capacitación de tu equipo de trabajo.

En conclusión, en la manera en que puedas aplicar estas claves para gestionar las horas extra gravadas y exentas podrás mejorar la productividad de tu empresa.

Esta gestión también aportará beneficios en el desempeño de tu equipo, al cuidar el bienestar personal de los mismos.

Si te ha parecido interesante este contenido, te invitamos a explorar nuestra web de Sesame HR. En ella podrás encontrar otros artículos y recursos de interés para el desarrollo profesional de las áreas de Recursos Humanos.

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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