Cómo calcular horas extra en tu empresa con Sesame HR

8 de noviembre, 2022

Calcular horas extra de manera correcta tiene una especial importancia para cualquier organización. Caer en errores puede llevar a generar inconformidades de los colaboradores, tener problemas con la autoridad o incrementar en demasía el gasto de la nómina.

Por ello, es importante contar con las herramientas adecuadas que eliminen la posibilidad de errores. Al respecto, te contamos que Sesame HR es un software especializado en Recursos Humanos, que optimiza diferentes procesos de la gestión de talento. Entre las actividades que puedes mejorar se incluye el cálculo de las horas extraordinarias de tu empresa.

¿Cómo se paga y gestiona la bolsa de horas extra, de acuerdo a la ley en México?, ¿cuándo se generan las horas extra?, ¿cómo nos ayuda Sesame HR a calcular las horas extra? En esta publicación te aclaramos todo.

Las jornadas laborales en México

La Ley Federal de Trabajo (LFT), en su artículo 58, establece que la jornada de trabajo es el tiempo durante el cual un trabajador está a disposición del patrón, para desempeñar su trabajo.

Dicha jornada debe ser pactada entre el trabajador y el patrón. Sin embargo, la jornada laboral tiene unos máximos legales.

La LFT estipula que existen tres tipos de jornadas: diurnas, nocturnas y mixtas. Las jornadas diurnas son las que se comprenden entre las 6:00 y las 20:00 h. Las nocturnas están entre las 20:00 y 6:00 h. Por último, las mixtas comprenden periodos de los otros dos horarios.

El tipo de jornada es importante, porque los tiempos máximos dependen de ello. En consecuencia, la jornada diurna puede ser máximo de ocho horas y la mixta de siete y media horas. Mientras que la nocturna puede ser de un máximo de siete horas.

¿Qué son las horas extra?

La LFT también contempla que en ocasiones extraordinarias se pueda prolongar la jornada laboral. Algunas circunstancias contempladas en la ley están cuando peligre la vida de los trabajadores, la del patrón o la existencia misma de la empresa.

También, cuando se requiera sacar un proyecto urgente o se haya retrasado una tarea importante. Dicho exceso no puede ser mayor a tres horas diarias ni de tres veces en una misma semana.

Por lo tanto, para calcular horas extra, primero podemos definirlas como aquellas horas laboradas fuera de la jornada ordinaria, estipulada en el contrato.

Estas horas exceden el límite fijado para cada tipo de jornada. Y dicho tiempo implica un pago adicional correspondiente por parte del patrón.

Algo importante a mencionar es que:

los trabajadores no están obligados a prestar sus servicios por un tiempo mayor al estipulado en su jornada de trabajo. El personal deberán estar de acuerdo en laborar las horas extraordinarias que solicite el patrón.

¿Qué se necesita para calcular horas extra?

Para calcular las horas extra que se deben pagar se necesita contar con la siguiente información:

• El tipo de jornada (para determinar el máximo de su duración permitida).
• La cantidad de horas extraordinarias a pagar.
• La causa o motivo que generó las horas extra.
• El sueldo mensual del trabajador (diario y por hora).

Como mencionamos antes, el límite de horas extra que establece la ley es de 9 horas a la semana. Estas horas deben pagarse al 100% más del salario que corresponde a la jornada ordinaria. Es decir, se deben pagar al doble.

Y si llegaran a existir horas adicionales laboradas, estas deberán pagarse al triple del salario ordinario.

¿Por qué se necesita el dato de la causa o motivo para el cálculo de las horas extra? Bien, como decíamos antes, la ley establece que en caso de peligrar la vida de los trabajadores se pueden quedar a laborar horas extra.

Nada más que en estos casos, las horas extra se pagan con la misma tarifa por hora que el sueldo ordinario del trabajador.

Sesame HR: gestiona las horas extra

Contar con una buena herramienta que te facilite el calcular horas extra reducirá el tiempo usado en esta tarea. Y Sesame HR es un software que te facilitará esta actividad, además de evitar los errores humanos.

De entrada, con Sesame HR podrás llevar el control de asistencia, ya que cuenta con un reloj checador. Gracias al mismo, tus colaboradores podrán registrar sus entradas y salidas. Este chequeo lo pueden hacer desde cualquier dispositivo que cuente con conexión a internet.

Gracias a los registros que se generen podrás contar con la información pertinente para determinar la jornada laboral que cada persona trabajó en la semana. Esto ayudará tanto en el control de asistencia como en el cálculo de horas laboradas.

Bolsa de horas extras en tu empresa

Cuando los trabajadores siempre laboran en una misma jornada laboral, calcular horas extra será más sencillo. Pero, se empieza a complicar cuando existe rotación de turnos y trabajan bajo diferente formato de jornada.

Ahora bien, Sesame HR cuenta con un panel para la gestión de la bolsa de horas extra. En una sola pantalla puedes visualizar la información de la bolsa de horas extra. Dicho programa se va actualizando en tiempo real, de manera que no tendrás sorpresas de horas laboradas adicionales.

También, Sesame HR permite configurar reglas de horas extra de manera que se pueden generar las reglas que la ley tiene establecidas. Incluso, puedes definir si las horas adicionales se compensarán mediante una remuneración o con horas libres en los siguientes periodos de trabajo.

Cómo calcular horas extra con Sesame HR

Veamos el ejemplo de una persona que percibe un sueldo mensual de $12,000 y cómo calcular horas extra de esta persona.

Para calcular su salario diario, habría que dividir los $12,000 entre 30 días, lo que nos da un monto de $400. Este es el sueldo promedio diario.

A continuación, calculamos el salario por hora. Dividimos el sueldo promedio diario entre 8 horas. El monto es de $50 por hora.

Sesame HR también es un repositorio de la información de cada colaborador de tu empresa. Gracias a ello, el cálculo que acabamos de hacer lo tendrás de manera automática en tu tablero de control de las horas laboradas.

¿Y si el empleado labora más tiempo?

Ahora bien, si esta persona laboró 8 horas extra, su cálculo sería la multiplicación de la hora extra por dos (porque se pagan dobles) por el número de horas.

$50 x 2 x 8 = $800. El trabajador recibiría $800 adicionales por esta semana.

Al tener esta información en Sesame HR, puedes configurar las reglas de cálculo de manera que en el tablero estará expresado el monto adicional que deberás pagar a cada trabajador.

Pero, qué pasaría si un trabajador tuviera un reporte de 10 horas extra laboradas. Las primeras nueve horas se pagan dobles. Pero las excedentes se tienen que pagar al triple. Así, su cálculo sería de 9 horas pagadas al doble ($100) más una hora pagada al triple ($150). El monto adicional a pagar sería de $1,050.

Al igual que en el caso anterior, gracias a la configuración de reglas de Sesame HR, el software te dará en automático el monto calculado a pagar de cada trabajador. ¿Sabes cuánto tiempo de cálculo te ahorramos? ¡Mucho! Para que puedas invertirlo en una buena gestión de capital humano.

El pago de impuestos

Las horas extra se consideran como ingresos adicionales, por lo que están sujetas a la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Sin embargo, dependiendo del monto que representen es que pueden ser gravables o exentas.

Horas extra exentas de impuestos

Hay tres condiciones bajo las cuales el pago de horas extra puede quedar exento del pago del ISR:

• Mientras que las horas extraordinarias no excedan del límite máximo de horas extra (9 horas por semana).
• Cuando el trabajador gane el salario mínimo general establecido en la ley.
• Cuando dicha exención exceda del equivalente a cinco veces el salario mínimo vigente del área geográfica del trabajador por cada semana de servicios.

Horas extra gravables

Las horas extra que sí pagan impuestos son:

• Cuando el salario neto del colaborador sea mayor al salario mínimo vigente, el pago extraordinario por las horas adicionales será gravable en un 50%.
• Todas las horas pagadas al triple (las que exceden a las nueve horas semanales que estipula la LFT) se gravan al 100%.

Informes de horas extra

Sesame HR también te permite generar reportes tras calcular horas extra. Puedes consultar las horas teóricas totales, las trabajadas y las extraordinarias y complementarias.

Los reportes permiten generar filtros para sólo mostrar determinadas áreas o departamentos. Los reportes se pueden exportar a diferentes formatos de archivo (Excel, PDF o CSV) para terminar con el pago de la nómina.

Como podrás notar, Sesame HR es una herramienta completa y potente. Te ayudará a calcular horas extraordinarias de tu empresa y a llevar un mejor control de la bolsa de horas extra.

Además, te apoya en otras funciones como el control de entradas y salidas, la gestión de las jornadas laborales y la disciplina operativa.

Te invitamos a solicitar una demostración gratuita de Sesame HR. Así podrás comprobar todos los beneficios de Sesame HR, para calcular horas extra y para otras muchas funciones de Recursos Humanos.

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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