Guía definitiva sobre la formación del empleado y su plan de carrera

20 de abril, 2022

Cuando las personas se emplean en una organización, tienen la necesidad de aprender nuevos procedimientos, reglas, logística, etc. Para ello, se requiere que otros guíen a estos nuevos colaboradores. Pero no es el único momento en que las personas deben contar con una formación del empleado.

Por ello te presentamos esta guía, donde encontrarás lo indispensable para construir dichos planes y fomentar el crecimiento profesional de tu plantilla.

¿Qué es la formación del empleado?

Se define como capacitación o formación del empleado al conjunto de conocimientos teóricos y prácticos que adquiere una persona y que le permiten mejorar su desempeño laboral en la posición que ocupa dentro de una organización.

La formación del empleado requiere involucrar a los trabajadores a manera que desarrollen sus habilidades y competencias. Por ello, toda empresa debe capacitar a su personal buscando alcanzar sus objetivos más pronto.

Contar con un plan de capacitación y un plan de carrera no sólo contribuye en el desarrollo personal y profesional del equipo de trabajo, sino que también fomenta la identificación de los colaboradores con la empresa.

De acuerdo con estadísticas del INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía), sólo el 12.6% de las empresas en México realizan acciones para capacitar a su personal.

Podemos observar que es una tasa muy baja y que, a largo plazo, lleva a las empresas mexicanas a una pérdida de competitividad. Pero, por otro lado, representa una gran oportunidad para aquellas que sí lo hacen, pues lograrán desmarcarse de sus competidores.

La capacitación debe ser un proceso continuo. Es cierto que los nuevos empleados en una empresa deben llevar un periodo de aprendizaje para que comprendan sus funciones, lo que se espera de ellos y cómo su trabajo impacta en la organización.

Pero por otro lado, se deben fomentar nuevas competencias para los que ya llevan tiempo laborando. Esto para aportarles habilidades que les permitan mejorar la productividad.

¿Por qué es importante la formación del empleado?

Todo el recurso que se destine a la formación del empleado debe ser vista como una inversión. La capacitación se traduce en capital humano, ya que aumenta la productividad de los empleados y genera un mejor rendimiento para la organización en general.

• Reducir los costos: cuando las personas están más preparadas para desempeñar sus puestos cometen menos errores, son más atinados en sus decisiones y mejoran la calidad.

• Aumentar la inversión: al tener personal mejor capacitado, se tiene la confianza para invertir en el negocio que hacen crecer a la organización.

• Mantener los conocimientos internos en la empresa: suelen retener al talento que tienen, con lo que garantizan que el conocimiento y la experiencia permanezcan dentro de la empresa.

• Incrementar el rendimiento: se mejora el desempeño de las personas gracias a que están mejor preparadas para realizar las acciones que tienen encomendadas.

• Aumentar la eficiencia: siempre el conocimiento permite la reducción en el uso de recursos para producir de mejor manera y una mayor cantidad.

• Fomentar el desarrollo personal y profesional: al final, la capacitación debe ser la base para el desarrollo profesional, no sólo en habilidades y herramientas para el puesto actual, sino también para contar con mejores personas.

Objetivos de la capacitación y el desarrollo profesional

Podemos hacer una distinción entre la capacitación y el desarrollo del personal. La capacitación o formación del empleado podemos asociarla para la transmisión y adquisición de conocimientos que permitan el desempeño del puesto actual de una persona.

Los beneficios que va a aportar se miden en el corto plazo. Pero como también se extienden a través de la vida profesional de la persona, la capacitación ayuda a desarrollar a la persona para responsabilidades futuras. Es decir, se prepara de antemano a una persona para que ocupe un puesto en el mediano o largo plazo.

Beneficios de la formación del empleado

Los beneficios de la formación del empleado no sólo son para la persona que recibe la capacitación, sino también para la empresa. Para ambos constituye la mejor inversión para hacerle frente a los retos futuros. Entre los beneficios podemos enumerar:

• Permite una mayor estabilidad laboral: no sólo se capacitan para el corto plazo, sino también para el largo plazo.

• Incrementa la posibilidad de ascenso: las personas mejor capacitadas siempre tendrán mayores probabilidades de ser considerados para ocupar posiciones de mayor responsabilidad.

• Incrementa la igualdad de oportunidades: se valoran más las capacidades y habilidades de las personas por sobre otros aspectos al considerar oportunidades de crecimiento.

• Posibilita un aumento salarial: se puedan tener aumentos de sueldos, ya que se puede convertir en personas más valiosas para la organización.

• Permite el desarrollo profesional: se puede desempeñar más y mejores actividades, lo que va construyendo experiencia.

Ventajas del plan de carrera y formación del empleado para la empresa

• Incrementa la satisfacción laboral y el compromiso: cuando las personas saben que su organización se preocupa por otorgarles capacitación y desarrollarlos profesionalmente se comprometen más con el equipo.

• Aumenta la productividad y la motivación del empleado: al estar más preparados para realizar su trabajo, las personas alcanzan mejores resultados.

• Atrae y retiene el talento: las personas prefieren laborar en empresas donde haya oportunidades de crecimiento, por lo que el talento valioso se sentirán más atraído a laborar en tu organización.

• Prepara a los empleados para sus puestos actuales y futuros: ya veíamos que la capacitación aporta conocimientos para desempeñar los puestos actuales y es la base para el crecimiento de las posiciones a futuro.

• Permite la creación de perfiles interdisciplinares: generalmente las personas traen consigo un perfil determinado que, complementado con conocimientos de otras disciplinas, los hace más valiosos para resolver necesidades muy específicas.

Tipos de formación del empleado 

Existen diversos tipos de formación para los colaboradores. Nosotros mencionaremos los cinco siguientes:

Formación tradicional

Este es el tipo de capacitación que más se emplea en las empresas donde se busca a un experto en los temas en los que se pretende adiestrar y se generan los cursos o talleres respectivos. Los colaboradores pueden recibir la capacitación en sus propias instalaciones. La modalidad puede ser presencial, online o híbrida.

E-learning o Learning Management System (LMS)

A diferencia de la anterior, las sesiones e-learning suelen ser grabadas e impartidas de manera diferida. En este tipo de formación se pueden emplear plataformas o campus virtuales llamados Learning Management System (LMS) que facilita la experiencia de la capacitación a distancia.

Estos sistemas permiten la creación de «aulas virtuales» donde se genera la interacción de la capacitación.

Formación colaborativa entre compañeros

En este tipo de capacitación se busca aprovechar la sabiduría del equipo. Se organizan sesiones que son impartidas por compañeros de trabajo de la misma empresa y que tienen conocimiento en un área específica.

Con ello se comparten datos, experiencias y consejos. Ayuda en la integración de los equipos y en mejorar la comunicación interna.

Formación externa

Los colaboradores se pueden mandar a que tomen cursos preparados y que se ofertan en diversas instituciones. Estos cursos generalmente no están diseñados a las necesidades específicas de las empresas.

Formación mixta

La formación mixta combina los cuatro tipos de capacitación que hemos descrito, tratando de aprovechar lo mejor de cada una de ellas.

¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre la formación del empleado?

En México se considera que la formación del empleado es una prioridad, ya que es necesaria para mantener la competitividad de las empresas. Por lo tanto, en la Ley Federal de Trabajo (LFT) se presenta como un derecho para los trabajadores y como una obligación de las organizaciones.

Obligación de los patrones

Artículo 123 de la Ley Federal del Trabajo

Este artículo establece que toda persona tiene derecho al trabajo digno y socialmente útil. Complementando este artículo, en la Constitución Mexicana se establece que:

«Las empresas, independientemente de su actividad, estarán obligadas a proporcionar a sus trabajadores, capacitación o adiestramiento para el trabajo».

Ley Federal del Trabajo

Lo que pretende la ley mexicana es elevar el nivel de vida de los trabajadores, su productividad y su competencia laboral gracias a la capacitación.

Capacitación y Adiestramiento de los trabajadores: Artículo 153

Como ya lo decíamos, la LFT en su capítulo III establece las normas bajo las cuales se debe impartir la capacitación. Se establece que en los contratos colectivos o en los contratos laborales debe quedar establecido cómo se va a impartir la capacitación al personal.

En cada empresa se deben constituir Comisiones Mixtas de Capacitación y Adiestramiento. Dichas comisiones deben integrarse por igual número de representantes de los trabajadores y del patrón.

Su papel es vigilar la ejecución de los planes de formación del empleado propuestos. Dicha capacitación deberá ser impartida durante el horario laboral de cada trabajador.

Obligaciones para los trabajadores

La LFT establece que los trabajadores deben:

• Asistir puntualmente a los cursos y demás actividades que formen parte del proceso.
• Atender las indicaciones de las personas que impartan la capacitación.
• Presentar las pruebas de evaluación de conocimientos y aptitudes que sean requeridos.

¿Qué documentos o formatos debes de cumplir para registrar las habilidades laborales en la STPS?

Para cumplir con los requisitos de capacitación que establece la LFT y registrar la formación otorgada y las habilidades laborales de las personas ante la STPS, se requiere del uso de ciertos documentos oficiales conocidos como Formatos DC del 1 al 5:

1. Este formato aplica para las empresas que tienen más de 50 trabajadores. En dicho formato se constituyen las Comisiones Mixtas de Capacitación y Adiestramiento.
2. Es un formato obligatorio para todas las empresas. En él se deben registrar los detalles de los programas de capacitación y adiestramiento. Se deben incluir los cursos que se van a impartir, los objetivos, el periodo de tiempo y las modalidades bajo las cuáles se impartirán.
3. Este formato es el comprobante para acreditar que un trabajador ha aprobado un curso de capacitación. El formato lo debe emitir la institución que imparte el curso y debe contener el nombre de la persona y los datos del curso aprobado.
4. Es una especie de reporte que presenta todas las capacitaciones laborales que se otorgaron a los trabajadores en un año. Debe contener todas las constancias laborales y el número de personas que tienen constancias emitidas.
5. Este formato aplica sólo a las instituciones que ofrecen programas y servicios de capacitación. Funciona para realizar el trámite administrativo para convertirse en agente capacitador registrado ante la STPS.

¿Cómo hacer un plan de carrera y formación del empleado?

Un plan de carrera es un proceso en el cual se establecen objetivos profesionales y se van identificando tanto los pasos a seguir como los recursos que se deben destinar para alcanzarlos.

Por lo regular, un plan de carrera se pacta entre la empresa y cada uno de los trabajadores, teniendo en cuenta sus objetivos e intereses, así como la trayectoria y sus competencias profesionales.

Estos planes de carrera son una especie de hoja de ruta donde se establecen las necesidades formativas de las personas y los objetivos de negocio de la empresa.

Por ello, también te sirven para gestionar de manera más transparente y eficiente a la organización. Para crear un plan de carrera necesitas:

Evaluar el talento del personal

Todo debe empezar identificando el punto de partida. Para ello necesitas evaluar los conocimientos y habilidades actuales de cada miembro de tu plantilla.

Esto lo puedes hacer integrando en cada expediente sus títulos y acreditaciones obtenidas más las pruebas o evaluaciones que internamente se requieran aplicar.

Determinar las competencias necesarias en cada puesto

Debes contar con un perfil por competencias para cada puesto de la organización. Por ejemplo, puedes determinar que un comercial requiere tener buenas habilidades de comunicación, ser empático y saber negociar acuerdos.

Identificar cuáles son las necesidades de formación de tus empleados

Una vez evaluadas a las personas y determinadas las competencias necesarias de cada puesto, se deben determinar las necesidades de formación del empleado que ayuden a cerrar la brecha.

Es recomendable validar dichas necesidades aplicando una encuesta de necesidades de capacitación entre los mismos colaboradores. Así, se sentirán integrados en el proceso.

Determinar cuáles son los objetivos del plan de carrera

En el plan de carrera no sólo debes de quedarte en las necesidades de formación para los puestos actuales. Con el organigrama a la mano puedes diseñar los vínculos entre los diferentes puestos.

Así, podrás crear un mapa de carrera que permita transparencia y donde se resuman las necesidades de cada puesto y el camino a seguir para llegar a ellos.

De esta manera, los miembros de la organización tendrán claro desde el inicio cuáles son sus posibilidades de crecimiento y qué pasos necesitan dar para ascender y alcanzar sus objetivos profesionales.

Planificar y diseñar la capacitación

En esta etapa debes determinar el tipo de formación que requiere cada colaborador para poder ascender en tu empresa. Un consejo muy útil es partir de la información que proporciona la aplicación de evaluaciones de desempeño.

Estas te ayudarán a comprender las capacidades y el potencial de cada trabajador. Con ello podrás diseñar tanto los programas como los detalles de los contenidos de cada curso.

Informar e involucrar a los empleados

Cuando tengas construidos estos mapas, deberás informar y hacer partícipes a los trabajadores de este proceso. Cada uno de ellos debe hacerse responsable de recorrer su propio plan de carrera para alcanzar las metas profesionales.

Crear formaciones personalizadas, útiles y de interés

Cada curso de capacitación debe contener los temas necesarios para cada puesto. No sirve que invites a personas de puestos que no necesitan los temas o bien, incluir temas que no son útiles para el desempeño de cada puesto.

Monitorear los resultados

Es básico como en toda gestión medir los avances del plan. Para ello, deberás establecer fechas límite para que se cumplan cada uno de los objetivos.

Contar con plazos de evaluación es indispensable para saber en qué punto del camino se encuentran y si es necesario aplicar acciones correctivas.

Gestionar la información de la capacitación en tu base de datos

Es también importante que cuentes con todas las evidencias del avance del plan de carrera en el mismo expediente de la persona y en una base de datos centralizada que permita obtener rápidamente la información pertinente para la adecuada toma de decisiones.

¿Cómo llevar el control de la formación del empleado?

Como lo hemos mencionado, llevar una correcta gestión de la capacitación es clave para que el plan de carrera de las personas funcione y se puedan alcanzar los objetivos que se vayan planteado. Para llevar dicha gestión, podemos valernos de diferentes métodos:

• Registro manual en hojas de papel: es el método tradicional de ir armando los expedientes de los trabajadores anexando hojas físicas con los comprobantes y acreditaciones de cada curso. El gran problema es el espacio que ocupan, además de prestarse a errores humanos como extravío de documentos.

• Registro con hojas de cálculo – Plantillas Excel: una manera más sistematizada es el uso de hojas de cálculo como Excel. Se empiezan a eliminar algunos errores, pero al momento del análisis de la información, se vuelve complejo el manejo de los datos.

• Software de gestión del talento humano: en la actualidad, se puede hacer uso de herramientas poderosas que automatizan mucho del proceso de gestión de documentos. Además, existen softwares integrales de recursos humanos que no sólo gestionan los documentos, sino que integran muchas otras actividades relacionadas con el área.

¿Qué beneficios  puede ofrecer un software de gestión documental?

Como para muchos otros procesos de tu organización, la información es uno de los activos más valiosos para las áreas de recursos humanos. Los responsables requieren de información oportuna para tomar decisiones.

Para hacer más eficiente la gestión documental se puede hacer uso de software especializado. Entre los beneficios de implementar un software de gestión documental están:

1. Centralizar toda la información de un proceso en un sólo lugar o base de datos.
2. Contar con flujos de trabajo automatizados.
3. Reducir al mínimo los espacios de almacenamiento.
4. Mejorar la seguridad de la información.
5. Facilidad en la recuperación y análisis de los datos.
6. Recuperar la información gracias a las copias de seguridad.

Sesame HR, el software de recursos humanos en una app

Se trata de un software que de manera integral aporta diversas soluciones para actividades de recursos humanos. De manera particular, este software puede ser muy útil para la gestión de la capacitación y formación del empleado en tu empresa.

Con Sesame HR podrás centralizar los expedientes de cada colaborador en una sola base de datos. Por ejemplo, esta función te permitirá filtrar la información para saber qué empleados requieren de un curso en específico. Además, minimizarás los errores en las fichas de los colaboradores y en la actualización de sus planes de carrera.

Dichas fichas personales las puedes relacionar con el organigrama diseñado dentro de la misma aplicación, lo que permite construir los planes de carrera de una manera visual muy efectiva.

La funcionalidad de gestión documental de Sesame HR te permitirá almacenar la información de todos los empleados, de manera que no sólo puedas cumplir con las obligaciones de ley en temas de capacitación, sino que también podrás clasificar y localizar las acreditaciones de una manera ágil.

La funcionalidad de encuestas te puede servir para aplicar cuestionarios que permitan validar las necesidades de capacitación detectadas o también para aplicar evaluaciones de desempeño que sirvan como base o como evaluación del progreso en el plan de carrera diseñado.

Como podrás notar, Sesame HR es un software que de manera integral puede ayudarte en la gestión de la formación de tus colaboradores. Si quieres conocer mayores detalles, puedes solicitar una demo gratuita y explorar por ti mismo todas sus bondades.