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PortugalGestión de tareas y proyectos
¿Qué es el tablero kanban y cómo aplicarlo en la estrategia de una empresa?
El Tablero Kanban permite asignar tareas de forma visual, así como ver qué falla en el flujo de trabajo. Pon solución a estos problemas.
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Alejandro Peña
HR Consultant
9 de junio, 2022
El tablero Kanban o gestor de tareas es una herramienta que permite detectar fallas en el flujo de trabajo del equipo. Posibilita detectar los problemas y encontrar alternativas rápidas para solucionarlos.
La clave de esta tabla se encuentra en la subdivisión del flujo de trabajo en tareas más pequeñas. Cada labor se agrega en columnas que reflejan los estados por los que tiene que pasar.
¿Qué estados refleja la tabla o tablero Kanban? En espera, por hacer, en proceso y finalizada. Estos son un ejemplo, pero pueden ser muchos más.
Todo depende de la tarea específica a realizar. Si una de las columnas se satura, significa que están llegando más rápido de lo que se puede procesar.
Por tanto, se debe evitar el cuello de botella.
Función principal del tablero Kanban
Aplicando el tablero Kanban se puede conocer el avance del proyecto. Además, identificar las tareas pendientes o atrasadas. Así como las que están esperando la finalización de otras.
Esto es posible gracias a la división en fases de todo el proceso. Recordemos que se les asigna uno de los siguientes estados. Veamos.
¿Cuáles son los elementos que posee un tablero Kanban?
Los elementos que contiene un tablero Kanban facilitan la interpretación del mismo. Por ello, es importante conocerlos y aplicarlos de forma correcta.
Veamos, a continuación, cuáles son los elementos más peculiares.
Tarjetas visuales
Cada tarea es una tarjeta y la columna donde está posicionada nos indica el estado de la misma.
De esta manera, podemos detectar quién está trabajando en ella, al momento y con una simple mirada. También podremos conocer el avance del proceso en general.
Estados
Cada tarjeta del tablero Kanban pasa por los diferentes estados, cumpliendo con el flujo de trabajo que le corresponde.
Las fases del flujo de trabajo que tiene que recorrer la actividad varían según la tarea a realizar.
Límites de tarjetas en cada fase
Las tarjetas pasan, desde el primer paso del flujo de trabajo hasta el último, indicando que fue finalizada. En algunas de las columnas o fases se puede otorgar un límite de tarjetas.
Cuando se llega al límite, quedan en evidencia los cuellos de botella. Estos ocurren de forma recurrente.
Punto de inicio
Al aprobar y priorizar las tareas a realizar se agregan en la primera columna.
De acuerdo al avance de dicha tarea, se pasa la tarjeta por cada una de las demás columnas. Así hasta llegar al punto de entrega.
Punto de entrega
El punto de entrega indica el último paso que debe recorrer la tarjeta en el tablero Kanban. Cuando la tarjeta llega al punto de entrega, la tarea está realizada.
Tipos de tableros Kanban
Según el soporte de aplicación existen dos tipos de tableros: el físico y el software.
El físico se utiliza en industrias o sitios que agregan las tarjetas en un panel de forma física. Este se traslada de columna cuando dicha fase está cumplida.
Por otro lado, un software de gestión de tareas es muy visual e intuitivo de administrar. Cuenta con diferentes colores y etiquetas para cada tarjeta. Esto permite obtener un análisis rápido y eficiente sobre el avance de cada tarea y del proyecto en general.
¿Cómo se aplica el tablero Kanban en una empresa?
Para aplicarlo de forma correcta, se deben tener varios aspectos en cuenta:
- Establecer un flujo de trabajo.
- Fijar un número de tareas para realizar.
- Definir la administración del flujo de trabajo.
- Instaurar códigos claros.
Veamos qué conlleva cada punto.
Determinar el flujo de trabajo más adecuado para la empresa
Para que el tablero sea visual debe cumplir ciertos requisitos. Uno de ellos es la subdivisión de las tareas en subtareas de manera constante.
Establecer una cantidad máxima de tareas por sector
Cada fase posee recursos limitados. Por lo tanto, es necesario asignar un límite de tareas a desempeñar en el mismo momento.
Esto se denomina Work in Process. Esto depende, de manera directa, de los recursos que posee el área o persona que la tiene que realizar.
Por tanto, antes de empezar con una nueva tarea es esencial terminar la que está en proceso. Por ello, asignar fechas límites de entrega en cada una de ellas es clave.
Administrar el flujo de trabajo
Una vez asignadas las tareas, en el tablero Kanban, se debe revisar su avance para detectar fallas y ponerles solución cuanto antes.
Por tanto, es clave realizar una autoevaluación de forma constante, para determinar los puntos a mejorar.
Códigos claros
Antes de entregar las tareas mediante el tablero Kanban, todos deben conocer los códigos que se respetarán. Esto permite entender la dinámica de esta herramienta.
Dicha tabla es una excelente herramienta para verificar el avance de los proyectos laborales.
Asimismo, permite analizar cada fase de cada tarea y detectar errores a tiempo. Y, por tanto, mejorar el rendimiento de todos los trabajadores.
¿Te sirvió esta información sobre el tablero Kanban? Tenemos más contenido útil para ti. Si deseas conocer más sobre software de gestión de tareas u otros temas, sigue en nuestro blog.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
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