Realiza un plan de reclutamiento correctamente [Descarga plantilla]

26 de enero, 2022

Cada vez que necesitemos contratar a nuevo personal, debemos definir un plan de reclutamiento. De lo contrario, nos encontraremos con problemas del tipo “falta personal en el proceso de producción”, “hay demasiada papelería que debe ser organizada” o “es urgente contratar a más gente para soportar la carga de trabajo”.

Y en el afán de resolver estos «bomberazos», los departamentos de recursos humanos pueden perder el enfoque de lo realmente importante y estratégico. De aquí surge la necesidad de contar con un plan de reclutamiento. Este plan debe ser una guía para que el proceso de reclutamiento y selección te aporte el talento humano que necesita tu organización

En este artículo te enseñaremos los 5 pasos para que puedas construir un plan de reclutamiento del personal asombroso, y podrás descargar nuestra plantilla gratuita que te facilitará el trabajo.

¿En qué consiste un plan de reclutamiento?

El plan de reclutamiento es una herramienta que te permite anticiparte a eventos futuros relacionados a la contratación del personal. Entre otras cosas. define elementos como:

• La futura carga de trabajo de la empresa.
• Los puestos futuros que se requerirán.
• La forma en la que se reclutarán candidatos.

No contar con uno de estos planes puede agarrarte por sorpresa, haciéndole perder tiempo y dinero a la empresa. Además, si no está bien diseñado, podemos cometer errores en el proceso de reclutamiento.

Ahora bien, ¿Cómo crear un plan de reclutamiento efectivo? Vamos a mostrarte los 5 pasos que debes tomar en cuenta.

La parte estratégica del plan de reclutamiento

Para empezar a diseñar tu plan de reclutamiento es necesario plantearse la estrategia que queremos seguir para esta actividad. Es decir, debemos definir la estructura que va a tener nuestra fuerza de trabajo para que podamos alcanzar los objetivos que se hayan planteado. Esta estrategia debe contar con:

• La definición de los puestos clave que se requiere cubrir o que comúnmente suelen solicitarse.
• Los objetivos de contratación que defina la organización.
• Una determinación de las futuras necesidades de personal de acuerdo a las cargas de trabajo que se puedan prever.
• Un plan de promoción interna, donde se identifiquen las posibles sucesiones de puesto y los talentos potenciales.
• Contar con planes de emergencia para afrontar posibles salidas de personal clave y así cubrir las necesidades principales.
• Para todo puesto, contar con un plan B en caso de que no se tengan cubiertas las posiciones.

La parte estratégica del plan de reclutamiento nos permitirá evitar los imprevistos. Esto ayudará al área de selección y reclutamiento a enfocarse de mejor manera en atraer al talento adecuado tanto para el corto como el largo plazo.

La sección operativa del plan de reclutamiento

Mientras que en la parte estratégica se define lo que se quiere lograr, en la sección operativa debemos definir cómo lo vamos a lograr. El objetivo de las actividades operativas será reclutar y seleccionar a los mejores candidatos para nuestra organización.

Todo inicia con la definición de la necesidad de personal de la empresa. En ocasiones éstas pueden ser inesperadas y si son continuas, quiere decir que algo en nuestro proceso o en nuestro plan no funciona.

La necesidad también debe ser evaluada en cuanto al tiempo que va a durar y el presupuesto con el que se cuenta para cubrirla.

Una vez detectada la necesidad, se debe revisar tanto el perfil como la definición del puesto. Si no se cuenta con ambas, habrá que diseñarlas.

La definición del puesto incluye todos los aspectos que va a desempeñar la persona que se piensa contratar. Debe contener las tareas que se desempeñan, las responsabilidades, y la ubicación que ocupa dentro de la estructura de la organización.

Por su parte, el perfil de puesto incluye las competencias, conocimientos y experiencia que debe tener la persona para que cubra la vacante.

5 pasos para crear un plan de reclutamiento

Determinar las necesidades de la empresa

Lo primero y más importante es determinar las necesidades de la empresa. Sin embargo, nos referimos más a las necesidades futuras. Por eso, hay que hacerse preguntas como:

• De aquí a 6 meses… ¿cuánta será la carga de trabajo?
• ¿La empresa se está expandiendo o tiene planes de expandirse?
• ¿Qué tanto aumentará la producción en “X” tiempo?

El objetivo es anticiparte a los días que vienen y estar preparado o preparada para ellos. Incluso, aunque ocurran eventos que desvíen las acciones de la empresa, contar con un plan de selección de personal te ayudará a responder de la mejor manera.

Definir el puesto

El siguiente paso es definir todos los puestos de trabajo que podrían ser requeridos. Desde el más pequeño hasta el más importante.

Es esencial que no solo nombres los puestos de trabajo, sino que también crees un perfil detallado para cada uno. Es importante describir el puesto de trabajo para conocer bien las necesidades imprescindibles.

Eso sí, cuando llegue la hora de contratar gente revisa si los perfiles no han cambiado o si debe hacerse alguna modificación.

Seleccionar la forma de reclutamiento y el presupuesto para todo el proceso

Después de que definas los puestos de trabajo, necesitas planificar todo el proceso anterior al reclutamiento.

Puede ser un canal interno buscando algún talento dentro del personal que ya labora en la organización. O puede ser externo buscando en el mercado laboral. Si la opción es la última, deberá definirse si lo hacemos con nuestros recursos o trabajamos a través de un externo.

Esto incluye:

• Los canales externos e internos a través de los cuales vas a publicar la vacante.
• La modalidad en la que se llevará a cabo el reclutamiento.
• El presupuesto estimado.

Establecer el proceso

Una vez has cumplido con lo anterior, debes detallar las etapas del proceso en tu plan de reclutamiento. ¿A través de cuántos filtros van a pasar los candidatos? ¿qué pruebas se les van a hacer? ¿cuánto tiempo tomará?

Es en esta etapa, donde tienes que regresar a los perfiles que definiste anteriormente para las vacantes y establecer las pruebas o entrevistas que debes realizar a los candidatos.

La contratación

Esta es la última etapa de tu plan de reclutamiento. Es donde finalmente se escoge al candidato que se quedará en la empresa. Para esta fase debes preguntarte:

• ¿Quién escogerá al candidato? ¿Será el departamento de recursos humanos, el CEO o un tercero quién elija al aspirante?
• ¿Cuáles serán los criterios para escoger al mejor candidato?

Si no se define bien esta etapa, pueden tomarse decisiones poco objetivas que al final dañen a la empresa en el largo plazo.

Debemos contar tanto con un proceso de selección, como con una metodología de evaluación de los candidatos. Esto nos ayudará a dar seguimiento a las personas que entren en el proceso, evaluarlos de manera imparcial y conocer áreas de mejora.

El proceso debe contar con la claridad de quién es el responsable que toma la decisión final. Es a esta persona a quien se le debe entregar la información de las evaluaciones de los candidatos para que pueda seleccionar al mejor candidato de acuerdo a los criterios definidos con anterioridad.

Descarga gratis nuestra plantilla de plan de reclutamiento

Para ayudarte en todo tu plan de reclutamiento, queremos compartir contigo este formato que te ayudará principalmente en la parte operativa de tu plan. Con una ejecución adecuada de tu plan, podrás detectar y seleccionar a los mejores candidatos para tu empresa.

Por eso, puedes descargar nuestra plantilla que te ayudará a acelerar la creación de tu plan y facilitarte las tareas.

Algo que hay que aclarar es que, cuando llegue la hora de aplicar el plan, todo el proceso de reclutamiento puede facilitarse con un software de recursos humanos.

Sesame HR es un software de recursos humanos que cuenta con varias funciones que te permitirán hacer tus procesos más sencillos. Tiene varias funciones entre las cuales se encuentra:

• Gestor documental.
• Gestor de tareas y proyectos.
• Control horario.
• Comunicación interna.

El plan de reclutamiento es crucial para el futuro de tu empresa, y deberías elaborarlo cuanto antes. De esta forma, puedes evitar cualquier problema. 

Plantilla excel de plan de reclutamiento

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